浅谈档案管理存在的问题及对策

【摘 要】档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。

【关键词】档案管理；问题；对策

档案管理是各单位、企业必不可少且举足轻重的一项工作，由于其具有政策性、机密性、专业性强等特点，因此各行各业相关部门都必须充分认识到档案管理的重要性。档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好、用好档案，不管是单位还是企业，都有着至关重要的作用。

在一个整体里面，档案管理无疑是这个整体能协调、有序、高效运行的有效保证。

一、档案管理工作存在的普遍问题

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分管理层对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是常规的业务登记、保管的事务性工作，不算特别重要的工作。只要做好本职，资料不丢失，不造假，能应付查档就行。轻视档案工作的思想所反映的是某些人对档案管理工作缺乏正确的认识和了解，这种玩忽职守的思想是绝对达不到档案管理工作的的严谨要求的。

2、檔案管理制度不健全。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，经常发生有借不还的情况，时间一长档案资料已经无从追收；更有甚者，直接在借阅的档案资料上做手脚，在不知会的情况下，私自涂改原始文字或数据去方便自己，这样严重破坏了档案的真实性，是非常恶劣，不可取的行为。

3、管理人员业务素质不高、力量薄弱。不少单位或企业的人员的业务素质参差不齐，高低比较悬殊。有些人员根本没有经过专业的档案知识培训，只是随着工作时间积累，慢慢形成一种自己独有、毫无章法的管理方法。由始至终，这类人员对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档等业务没有正确认识，专业意识缺乏。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放进档案盒就了事，没有打印目录造册，更谈不上规范的整理归档，严重影响了档案管理质量。最终没法保证归档的材料完整性和有效性。

4、档案室硬件设施欠佳，环境条件差。个别单位或企业没有设置专门的档案室，这是对档案管理工作的不重视。不少单位或者企业存在档案资料多，但档案室狭窄、阴暗潮湿、“六防”设备不配套，极易造成档案材料霉变、虫蛀，严重影响档案的完整。有的管档单位甚者连基本的切刀、档案夹等，都没有购置齐备，这样如何能做好档案管理工作？

二、改善档案管理工作中存在的普通问题的对策

1、由上而下重视档案管理工作重要性。无论是领导层，或者是普通工作人员，都必须清醒认识档案管理是单位、企业里不可或缺的主要经脉组成部分，所以任何人都先要在思想上重视档案管理工作，同时管理工作上要保持严谨、一丝不苟的态度，不能说一套做一套，只有思想和行动保持一致，档案管理工作的开展才能持久有序、高效运作。

2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。制度的建立必须符合单位特点和档案管理实际，迎合档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，能最大限度地发挥制度的指导和规范效能。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。两者互为作用，却又必须各尽其责。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，坚决做到赏罚分明，充分体现制度的权威性。

3、不断提高工作人员业务素质，为做好档案工作打下坚实基础。“打铁还需自身硬”，档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，一定要注重自身专业水平的提高，除了参加单位或企业定期或不定期开展的培训外，更要坚持自学、与同行交流等方式，通过各种学习，积累更多的专业知识和工作经验，同时勇于积极探索新的管理模式，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才，以更好地适应信息万变的现代社会发展需求。

4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国内内，使用计算机辅助管理档案的已经越来越普及。实现各类档案的计算机辅助管理在短时期内将会全面实现。

5、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

三、结束语

不管是过去还是现在，档案管理工作与时代发展要求始终是密不可分的。真正从事档案管理工作的人员，不但要从观念上与时代发展接轨，而且要采取更科学、更高效的措施和手段，积极探索创新现代化的档案管理模式，真真正正把档案管理工作做好做实。

作者简介：张钢（1978.11-），男，籍贯：广东省云浮市人，民族：汉族，学历：本科，职业：文件档案管理等业务，单位：肇庆市人力资源和社会保障局，单位所在地：广东省肇庆市。

参考文献：

[1]李多，市场经济下的信用档案及其管理和利用[D]，安徽大学；2005年。

[2]林言明，档案管理及开发利用，承德学院学报.2006.12。