简析档案信息化建设

叶玉琪

摘 要：随着社会的发展，档案管理模式法发生转变，本文从档案信息化建设思想意识、技术、组织管理及人员素质等方面的现状以及档案信息化建设的紧要性，根据信息化建设的主要内容，提出了档案信息化建设的基本措施，使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

关键词：档案；信息化；建设

一、档案信息化建设的涵义

档案信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、档案信息化建设的主要内容

2.1 档案信息化资源建设

档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。所以档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

2.2 标准规范建设

它主要是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则，包括对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。随着计算机多媒体技术、网络技术、电子出版物的迅速发展和广泛应用，图书馆网络化建设被逐渐提上议事日程。图书阅读过程，人性化设计，浏览简洁，阅读舒服，提供了书签功能，帮助读者记忆阅读页码。这些都需要档案管理部门统一制定并推广实施，以保证电子书、档案信息的统一规范和资源共享。

2.3 基础硬件设施及其应用系统建设

主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。主要特点是简便、灵活，便于各类人群使用。另一种是权限信息应用系统，它是保证信息安全的一个重要组成部分，其目标是向用户和应用系统提供权限管理服务，提供用户身份到授权的映射，提供与实际应用处理模式相应的、与具体应用系统相对分离的授权和访问控制机制，简化应用系统的开发与维护，提高系统整体保密性和安全性。

2.4 人才队伍建设

档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。根据档案工作的需要，必须对档案工作人员进行业务培训，优化档案工作人员的知识结构，培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要发展档案事业，就要求档案工作人员必须博学多才，特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握，同时还要大胆探索档案管理工作的自身特点和规律，找出一条快捷有效地为各项档案管理工作和全社会服务的新路子。这不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

三、档案信息化建设现存问题

3.1欠缺信息化的档案管理意识。

信息化的档案管理指的是通过数字形式来处理档案信息，同时在网络协助下对其进行集中化管理。现如今，网络技术和多媒体技术已经被广泛的应用在档案管理中，并朝着数字化的方向发展，但由于管理人员素质低下、档案管理标准不统一、管理观念落后等问题导致档案的信息化建设在发展过程中屡屡受挫。

3.2表层化的开发信息资源

在对档案信息资源予以开发时，仍旧将目光停留在数字化扫描和目录录入方面。假如信息化档案建设的目的只在于将传统保管形式转变为数字化保管形式，而不改变信息利用方式，那么信息化的档案建设也就没有什么实质性的意义了。

3.3开发标准不统一

要想使信息化的档案建设得到推广就必须对开发标准进行统一，如若开发标准不统一，那么数据间的互通和共享也就无法实现了。现如今，在开发信息资源时，由于缺乏统一标准使得系统不能连通。当然，此种现象的产生还与档案信息秘密性有关。

3.4安全保密意识弱

通過网络终端设备便能将存放在网络设备中的电子档案索取出来。一个终端上面的电子档案可以同时发给不同的网络终端，这便对一定时间段内需要限制使用或保密的安全问题造成了一定威胁。因而对其采取一定的保密举措也就显得意义重大了。但有的档案管理部门的安全管理制度不够完善，并且对档案秘密性欠缺认定范围。所以，在对档案进行信息资源开发时，档案管理部门欠缺安全保密的意识。

四、加强档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该由有关各部门和档案部门人员共同协商，分别从各自的管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。尤其在设计软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全档案管理责任制，电子文件签入、签出制度，安全日志制度，从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

五、结束语

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要多专业配合、多部门协作以及所有档案人员的积极参与及配合。档案系统的工作只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

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