关于加强农业科技项目财会档案管理工作的分析和思考

谭丽明 谭泽林

摘 要：在全新的经济形势下，事业单位与科技体制改革正同步进行着，不管是国家的宏观战略上还是社会各界对科研项目经费的有效使用关注度越来越高，对各类科研项目的经费审计检查也愈加频繁。而这样的发展背景给会计档案管理工作提出了更高的要求，本文以农业科研单位的项目财务管理为例，对现存于农业科技项目财会管理中的问题进行探讨，并提出一些改善意见。

关键词：农业科技项目；财会；档案管理

农业科技项目的财会档案管理工作具有一定的特殊性，在这个新常态经济发展背景下，如何增强会计档案管理意识，进一步优化会计档案管理工作，提升管理水平成为了农业科研单位内部管理工作顺应时代发展的必然需要，同时也是当下农业科研单位会计档案管理工作面临的主要挑战。

1 现存于农业科技项目财会档案管理中的问题

1.1 财会档案管理工作基础较为薄弱

由于科研单位领导将更多的精力放在科研工作上，对财会档案管理工作的重视度不够，进而财会主管人员对档案的管理意识较为薄弱。部分农业科研单位领导对财会档案的要求不高，一般都只对会计原始凭证和会计进出账簿提出保存完整的要求，过于重视对会计资金的监管与核算，而对于会计档案管理是基本没有概念认识的。会计主管即工作人员缺乏会计档案管理意识，单方面的认为装订好会计凭证、会计账簿和会计报表并存放于档案柜就可以了，没有对其作出进一步的整理或者建档造册处理。

1.2 财务部门与档案部门工作衔接不好

尽管大部分农业科研单位都明确规定了财务部门和档案部门的职能职责，当具体到部门科室人员工作内容上就缺乏了会计档案的保管和整理，科室人员对会计档案没有日常性的收集整理意识，就现有的一些会计档案管理职责划分也比较粗略。在这样的职能划分现状中，财务部门与档案部门难以在工作上建立有效衔接，导致财务档案的分类、整理和分批销毁等管理工作比较混乱，一切工作都没有严格按照既定的程序和计划开展，尤其是档案的收集、分类、装订等工作，长此以往积累了大量无保存价值的会计资料，占据着库房资源和数据库空间[1]。

1.3 缺乏对财会档案管理的资金投入

资金的投入是档案事业发展的基础，随着信息技术的发展，会计电子信息的保存于管理需要进一步升级与现代电子信息技术保持在同一发展步伐。由于农业科研单位本身对会计档案管理的重视度不够，没有或者与发展需求不足的资金投入严重制约了会计档案现代化发展。就部分配备了先进会计档案管理设备的科研单位，也由于缺乏资金投入聘请不到专业新的操作人才，导致设备使用率地下甚至基本处于闲置状态。还有少部分科研单位为了降低科研成本用低价购买老式设备应用于电子档案管理，条件简陋的档案管理设备很容易造成大量的档案资料霉化。

1.4 财会档案管理人员综合素质不高

就目前从事农业科研项目财会档案管理人员的现状而言，一方面人员数量严重不足；另一方面现有的在职人员大多都没有接受过專业性的培训，在工作的表现为管理水平和管理素质都较低。由于财会档案的特殊性，对管理人员的业务要求比较高，需要其同时具备专业的档案管理实务操作知识、计算机操作和一些与会计专业相关的技能。档案管理部门不属于财政部门，因此在管理人员的招聘上基本没有会计技能方面的要求，另外有部分单位直接让内部出纳人员兼管财会档案管理工作，由于不是很了解会计档案的分类标准和管理规范很容造成会计信息泄露。

2 优化农业科技项目财会档案管理的措施

2.1 强化部门领导会计档案管理意识

通过加强部门领导会计档案管理意识来提高管理水平。会计档案管理工作从某种角度而言属于一种法律行为，是项目进行内部控制的重要内容。为了让单位领导和财会人员刷新对会计档案管理的认识，可以通过大力实行连带责任的责任制，将会计档案管理工作纳入考核单位领导和会计部门主管工作绩效的一个指标[2]。从而严格按照法律标准开展会计资料的分类、财会档案范围的确定、档案借阅程序的制定、档案目录的设计工作等，以此来提高财会档案管理工作的水平和质量。

2.2 强化档案部门与财务部门的协作与沟通

一方面要规范会计档案的移交环节。首先要保证移交手续现场有交接双方的监交人、报账员、会计人员和管理人员在场，在确保会计档案齐全、完整，卷宗整理符合规范要求，手续具备的条件下办理移交。另一方面，对于保存期已满的会计档案，要进行规范化的定期销毁，在销毁保存期满的财务档案之前，档案部门应提前知会财务部门，以便其开展档案鉴定工作。通常情况下，鉴定小组由档案部人员、财务部人员和有关领导组成，鉴定的主要目的就是确保被销毁档案已无保存价值。会计档案的销毁过程需要同时有档案和财务部门的人在场监销，完成销毁后在销毁清册上签字盖章。对于还具有保存价值的财会档案，比如一些处于未完成状态事项的原始财务凭证、职工工资册以及还未结算的债权债务，可根据实际情况重新立卷保存，同时做好保管清册。定期的开展规范性的会计档案鉴定销毁工作能为档案柜和数据库腾出存储空间，减少管理工作负荷。

2.3 加大对财务档案管理的资金投入力度

缺乏资金基础的农业科研事业单位的会计档案管理工作是难以获得进一步发展的，随着时代的发展，滞后的管理水平和方法会对农业科研项目绩效评估和项目审计等工作的顺利开展造成极大的制约作用[3]。做好财会档案管理工作的重要物质保障和前提条件就是过硬的档案管理硬件设施，因此，保证农业科研项目财会档案管理工作质量和水平就需要单位领导在思想上的高度重视，从而加大对会计档案管理的资金投入力度。具体来说需要专用于会计档案管理的计算机、光盘和硬盘等硬件设备、用于管理和分类的系统管理软件，更重要的是提升电子会计档案信息的安全性，从安装防毒杀毒软件开始要坚持对其进行及时的升级，随时保持最高的防毒杀毒性能。通过这些方式为会计档案管理工作的顺利开展打下坚实的物质基础。

2.4 提高会计档案管理人员的综合素质

随着市场经济的发展，农业单位的经济活动愈加纷繁复杂，无论哪个单位的经济业务都会受到相关法律规章的约束，而这就需要从事财会档案管理的工作人员在掌握档案管理业务知识、有关会计专业的信息以外还要了解相关法律条例，否则很容易让单位的财务档案管理工作踏入法律的“误区”。随着经济社会的高速发展，会计档案管理工作面临着新的挑战，同时也对档案从业人员的素质提出了更高的要求。这就要求会计档案管理人员不断加强业务学习，熟悉并能正确执行国家的财经法律、法规、规章制度和方针政策，熟练掌握木行业木单位经济业务管理的有关知识，只有这样才能不断提高自身的业务素质。档案管理人员综合素质高低在一定程度上影响着档案管理工作质量，因此加强档案管理人才队伍见着是做好档案管理工作的必要条件。

3 结语

总而言之，会计档案管理是一个具有长期性、保密性和艰巨性工作，其隶属于档案管理，但也是会计工作不可或缺的重要组成部分。农业科研项目的财会档案管理在这个大数据时代下需要拥有综合性的会计档案管理人才，同时具有会计知识、档案管理知识和计算机操作技术，除此以外还需要科研单位的重视，资金的投入以及部门之间的协作。

参考文献

[1]刘英， 柴树桔， 初文红，等. 农业科技档案管理工作存在的问题与建议[J]. 现代农业， 2016（11）：102-103.

[2]王茂波. 加强农业档案的收集与管理[J]. 环球市场， 2017（22）.

[3]程锡敏. 浅析加强农业科技档案科学管理的有效措施[J]. 农产品加工月刊， 2016（11）：54-56.