如何做好医院的档案管理工作

卢华

摘 要：医院档案管理工作是医院管理工作的重要内容之一，切实加强医院档案局管理工作工作，对提高医院档案管理专业技术人员的创新能力和专业技术水平，有着重要的意义。我国医院在档案管理现代化方面虽然取得了显著成绩，但也面临着许多急需解决的困难和问题。本文对此进行研究了分析，提出了加强医院档案管理工作的对策。

关键词：医院档案管理工作 问题 对策

一、加强医院档案管理的重要性

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是人类文明发展的重要见证，是社会的宝贵财富和人类重要的历史文化遗产。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。也是政治性、机要性和服务较强的工作。医院档案是广大职工长期开展医疗业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的材料。医院档案直接记录了医院的发展历程，不仅包括医院开展的各项医疗业务、科研教学、医技人员学历提升、职称晋升、进修学习等活动的信息和资料，还记载着全院员工的德、能、勤、绩的表现。它全面客观地反映了医院最基本的职能活动和真实情况，这些都对全面贯彻党的卫生工作方针，深化医院内部体制改革，优化卫生技术人才队伍，提高医院的医疗业务水平具有重要的参考价值。可见，档案管理是医院管理的一个重要组成部份。

胡锦涛同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平。” 随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，知识经济时代的到来，医院档案管理已成为医院建设工作中的重要内容。全面做好档案管理工作，不仅是新形势下医院发展的客观要求，而且是摆在医院档案管理员面前的一项重要任务，更是医院档案管理队伍自身建设的内在要求。

二、医院档案管理的现状

医院档案管理是整个医院发展过程中的重要组成部份，是医院全体员工劳动智慧和经验的结晶。是认识和把握医院发展客观规律的重要依据，是医院的宝贵财富。随着医疗业务的不断发展，医院档案管理工作也越来越受到重视与关注，医院档案管理工作取得了長足的发展。但由于种种原因，档案管理工作在医院人才队伍建设中的作用往往被忽视，没有得到应有的重视和加强。

三、医院档案管理工作中存在的问题

1、对医院档案管理工作的内涵和重要性认识不足。

目前一些医院领导对新形势下的档案工作缺乏足够的认识和了解。档案管理意识不强，认为医院的主要工作是医疗业务，因而忽视了档案管理工作，对医院档案管理投入的人力、财力、物力均不到位。部份医院档案部门的设施相对滞后，库房、办公、阅览室未实现分开，档案现代化及保护设备配置不全，严重影响了档案管理保护及服务工作的开展。同时由于档案部门待遇低，留不住人才，吸引不了人才，导致档案人员素质偏低。

2、馆藏档案门类不全 利用受到限制

目前不少医院馆馆藏档案门类不全，内容单一，主要以党政、病案、财会类档案居多，其他档案门类不全，数量有限，例如：照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是少得可怜，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

2、服务功能差，利用率低

档案的利用是为了更好地发挥档案的原始价值和社会价值，为经济、为社会服务。但现在不少档案人员满足于“你用我调”传统服务方式，同时由于互联网归档检索查阅等不太成熟，查阅资料手工检索繁琐，服务设施不完善，阅览环境杂乱等一系列问题，文件和文字信息不能做到交流和共享，医院档案管理不能很好地达到高效服务的目标的。

3、医院档案管理工作人员素质参差不齐

主要表现在以下两个方面

（1）档案人员结构不合理，自身技术落后

当前档案管理人员学历结构，职称结构不尽如人意，专职档案人员大多是半路出家，具备高级职称的人员非常少，大多数档案局人员缺乏专业知识的理论功底，更缺乏从事学术研究，史料研究的基本能力。另外，档案人员由于自身知识、技术和管理水平有限，也无法适应知识经济时代的档案管理，以致在档案管理过程中存在收集材料时玉石不分，材料残缺不全，收集和归档不及时，归档材料有头无尾，存在破损，字迹不清等现象。

（2）思想观念僵化 开拓创新意识不足 档案意识薄弱

长期以来，档案管理工作存在因循守旧，管理手段落后服务效率低下等问题。首先，医院档案部门仍未走封闭状态，工作方式基本上是接收移交的档案整理上架，存储入库、调卷等几步曲，提供利用的方式单一，一本案卷目录就是检索目录。其次，医院档案管理仍然采用传统的手工管理方式，谈不上真正的档案自动化管理。网络化建设更是不尽如人意，实用性较差。

四、加强医院档案管理工作的对策

1、加大宣传力度，强化档案意识

要认真学习《档案法》，努力改变医院档案管理工作存在的被动局面，首先，明确医院主要领导是档案管理的一级责任人，提高医院领导及档案管理部门领导对档案工作重要性的认识，医院领导应遵循科学发展观，不断转变观念，充分认识到加强档案管理的重要性，力求在政策、资金、人力、技术等方面给予重点扶持。为档案管理工作营造良好的发展环境。其次，利用一切可以利用的方法加强档案工作宣传力度，树立并强化广大员工的档案意识，广大员工是医院档案的直接形成者，如果能使他们关心参与档案管理工作，自觉的收集材料及时归档，并能促成医院档案工作的良性发展。

最后，要通过各种形式，加强对档案人员的思想教育，帮助他们确定正确的择业观，使他们热爱档案工作，立志献身于档案事业。

2、促进档案信息资源建设

建设数字化档案馆，要用现代信息处理技术档案馆中存储的档案包括纸质档案、照片底片档案、录音、录像（视频）等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即数字化档案馆馆藏建设。

3、改造管理手段 推进医院档案管理信息化建设

随着计算机技术，网络技术、多媒体技术及各种数据库的具体应用，医院档案管理的工作必须向信息化建设的方向大踏步迈进，改变传统落后的管理手段，充分利用网络、计算机等先进的载体，加快开展档案管理信息数字化的开发建设，规范化管理，向档案使用者提供准确、方便、快捷的服务。更好地为医院的各项工作提供档案信息服务。

4、加强档案管理队伍的建设，提高档案管理人员素质

医院档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员，时间和精力对人事档案进行归档，建档，对档案材料进行研究开发利用。应该挑选政治上可靠，保密意识高，工作责任心强，综合素质高的人员担任档案管理员，同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加档案管理工作，充分利用现代科学技术的理论，方法、手段来推进档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障。确保优秀的人才安心从事档案管理工作，要加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理人员参加各种专业技术培训和各种有关档案方面的学术交流活动。不断业务知识和技能。

参考文献

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