文书档案的电子化管理

张静

摘 要：随着科学技术的发展和世界进入互联网时代，文书档案的电子化管理已经势在必行。本文着重介绍和分析了文书档案的保存模式及发展趋势、运用办公自动化系统平台加强对文书档案的电子化管理和管理流程。

关键词：文书档案 电子化 管理 办公自动化

文书档案的电子化管理是办公自动化过程中的产物，随着科学技术的发展，档案信息载体也发生了巨大的变化。办公自动化乃至无纸办公的实现，使得电子文件数量与日俱增，传统的档案利用面临着新的挑战。只有改变档案利用方式，建立健全档案信息的电子化管理，才能使文书档案管理跟上时代发展的步伐，发挥其应有的功效。

1 目前文书档案的“双套制”保存模式及发展趋势

现阶段，全国的文书档案管理、利用都实行了“双套制”，即文件数据与文件实体同时并存。虽然，电子化文件暂不能完全取代纸质文件，纸质文件仍是档案管理的主体，但从长远来看，随着计算机技术的发展，数据存储技术的成熟，数据安全性问题得到逐步解决，电子化文件将成为文书档案的主体。

1.1 电子文档的定义

电子文件档案是以数码形式保存归档文件的方式。档案电子化管理的重要工作是将以纸质为载体的档案形式转换成以光盘或硬盘等数字化存储设备作为载体的档案形式。完成纸质档案电子化，需要设计以档案时间排序为总体框架的档案管理方式。（1）文件按发文字不同排序文号，使用的设计程序可以通过选项做到连续排列。（2）通过特定的技术方法把一件事中密不可分的、时间跨度大的文件依次连续排列。

1.2 电子文档与纸制文档的区别

由于纸质档案原件的特性是档案的内容附在其纸质形式上，内容和载体不可分割。所以，“原件”的概念和认定方式不适合于电子档案。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一个载体，无原件与复制件之分，且很难区分其信息内容更改的前后状况。数字签字的出现产生了数字签字的电子文件，这只能证明它不是伪造的、是不能更改的原始记录状态，但不能證明它是“原件”，因为数字签字的电子文件也是可以拷贝的，这就使得人们很难判断电子档案的原始性。因此，目前的文书档案管理大多采用双套制保存的方式。

2 运用OA办公自动化系统平台对本单位文书档案进行网络化管理

现在，很多单位都使用OA办公自动化系统。为更大范围、更加有效地发挥电子文档的作用，我们将充分利用OA办公自动化系统这个平台，使大家快捷地查询所需要的档案内容，逐步改变利用档案必须到档案室调阅档案实体的方式。这将有利于进一步丰富档案服务手段，促进档案利用，提高档案信息化管理水平。

2.1 整体设计

现在，很多单位运用的是OA办公自动化系统。结合档案管理工作的特性，我们拟在OA主页上设一个“档案”按钮，当大家点击这个按钮时就会出现档案页面，设（1）查档须知、（2）档案法规、（3）现行文件、（4）获奖名册、（5）历史照片、（6）大事记、（7）珍贵镜头、（8）档案征集等窗口，并建立关键词检索。通过这些功能，可以达到多人同时查询利用档案，有效地提高工作效率，提高档案信息的共享程度，达到了资源优化配置。

2.2 实施步骤

实现实体化档案向电子化档案过渡，设立电子化档案局域网查询窗口，需要系统程序的支持和相应的配套管理措施。如：规定数据库内电子档案的访问权限及应用软件模块的使用权限；运用可靠的信息安全技术，包括密码鉴别技术、

访问控制技术、防火墙技术、计算机网路病毒防治技术、计算机安全检测技术、信息安全管理措施等，用这些必要的运行条件来确保档案信息的安全。

2.3 安全措施

随着计算机网络的发展，病毒侵蚀，黑客攻击，网上窃听与篡改等时刻威胁着网络安全，如何维护网络的安全日显突出。尽管有防火墙、身份验证等有效的安全防范措施，却也难以完全阻挡网上非法侵袭行为。为此，国家保密局规定，带密级的文件不能上网。我们档案管理人员在实现实体化档案向电子化档案过渡时，在设立电子化档案网上查询时一定要注意文件的属性，带密级的文件还以现行的纸质形式传阅，但可以将文件的条目录入电子目录，这既能保证上网文件的安全，又能保证电子文档文件目录的完整性。

3 文书档案电子化管理流程

文书档案电子化管理是利用先进的科学技术，使文书档案管理人员与计算机办公设备构成服务目标的人机信息处理系统，由办公自动化产生的各类文书档案电子化文件，必须按照国务院公布的《公文处理细则》的要求进行规范化归档。

3.1 电子文档形成

文书档案电子化管理可在电子文档形成过程中，应用传统的方法起草、修改、审核、签发、打印、封发并形成各类电子文件。特别注意的是，文书档案电子化文件应按照行文的要求选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等背景材料，最好能在附件上记录下文稿的历次修改标记及领导人签发的记录，以备查询。

3.2 电子文档归档的原则

电子文件的管理应该坚持按时归档的原则，要求所形成的正式电子文件必须及时向档案室移交。移交可以采用邮件或拷贝的形式送达，并由档案管理人员设置文件夹对其进行分类管理。同时，也应将正式的纸质文件于规定的时间内向档案室移交，以便核对相关的电子文件，防止其发生错乱或被人为的删改现象，保证电子文件的真实性、完整性。档案室管理人员还应对所有归档的电子文件进行检测，确认无病毒感染后，再将其转录到存储器中，并编制文件索引以供调阅查询。

3.3 电子文件的备份

电子文件从归档之日起就应做好三备份，二份归档，一份对外提供利用。档案室管理人员应定期检查电子文件的保存情况，确保电子文件对外提供利用及存档双保险。

3.4 电子文件的安全管理

档管人员工作中应达到以下三个方面的要求：一是确保电子文件不被非法更改；二是电子文件格式能够被准确识读；三是承载信息的载体必须稳定。此外对密码的管理也应该做到多把钥匙开一把锁，即操作人员的相互制约。

由此可见，有效实现文书档案电子化管理，有效利用多媒体网络技术进行档案管理，既是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作的实体化管理向信息化管理发展的必然选择。我们应抓住机遇，努力应用现代化技术，使档案利用工作主动适应发展的需求，努力开创与时代发展需要相适应的档案工作的新路子。

参考文献

[1]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务，2014.03

[2]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风，2014.09