浅议人事档案管理利用及信息化建设

宁功伟 武有文 钟青贵 宁功伟

摘 要：社会经济的和谐发展离不开事业单位的支撑，档案管理则是提供公共服务的主要载体，是管理者任用人才的主要依据。但是随着互联网技术的发展，档案工作也发生了改变，传统的档案管理体制和运行机制已无法适应现代管理体制，如何完善事业单位档案管理机制，加强档案工作保障水平是各事业单位研究的重点。

关键词：新时期；事业单位；档案管理；信息化建设

人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表，是个人经历、思想演变、家庭与社会关系的反映；历年的鉴定，记载着个人不同时期的表现和组织的评价；是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证；政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料，是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术，不断提高档案管理工作效率，提升档案管理水平。

1 新时期优化事业单位档案管理的重要性

新时期事业单位进行档案管理实际上就是人力资源管理，因此档案是对单位单位职工相关信息的收集与整理工作，记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况，在我国的事业单位中个人档案是职工任免的主要依据。因此，人事档案是十分重要的资料，与每位职工息息相关。因为很长时间内，事业单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，因此很多单位都不够重视部分单位内部的档案管理工作，导致档案管理体系不够完善，相关制度也不够规范，使得单位人力资源优势没有得到充分的发挥，造成资源浪费。

2 新形势下档案工作存在的主要问题

2.1 不够重视档案管理工作

人事档案工作是一项默默无闻的工作，整日里面對的是档案柜和一本本的人事档案，不像其他工作那样有色彩、有味道，怎么努力都没有明显的成绩。正是这样的静默，使得社会及相当一部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，且都存在一些误区。在人们的心里，档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，能应付外调、查档就可以，就是好档案员。所以这是一项最容易被忽视的工作，提到日程上来的机会几乎没有。各单位的的档案管理工作，基本上是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的局面。人员素质不高，工作积极性不高，被动应付，便是档案管理工作的的真实写照。

2.2 档案管理制度不完善

许多事业单位对于日常人事、业务、资产等档案信息管理仍采取单一的登记造册的形式，难以形成标准化、制度化、程序化的管理体制，同时缺乏统一的管理机制和科学合理的监督机制，借调手续不完善等情况。一是当领导想要查找相关人员的档案信息时，查找难度大，效率低；二是借调管理不严谨，容易造成档案信息的泄露、遗失等情况，导致档案的保密性下降。

2.3 人事档案信息化、现代化水平不高

在信息技术飞速发展的今天，快捷的微机技术还没有被一些单位采用。很多人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的电子化管理在一些单位还只是一句口号。一些单位虽然配备了微机，但是也仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索。微机成了工作人员的工具，而不是档案管理的机器。根本不能实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时代发展对档案工作管理的要求。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。

3 新时期提高事业单位档案管理工作的主要途径

3.1 健全档案管理制度

人事档案管理是单位管理工作的重要组成部分，首先领导要对人事档案管理工作给予一定的重视，做到对档案工作及时检查、督促、指导，使档案管理工作真正起到服务于单位整体管理的作用，并能同步于人事制度的改革。结合档案工作实际，建立健全档案管理的各种规章制度，干部档案工作人员职责、干部档案查借阅制度、干部档案保管保密制度、档案材料的收集制度等。把档案的管理工作责任落实到人，奖惩分明，确保档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。

3.2 加快档案现代化建设

档案现代化建设，包括管理设备上的现代化以及管理技术与思想的现代化，要不断贯彻档案标准化、信息化的管理理念，不断提升管理质量。在实际工作中，熟练地运用信息化技术进行档案管理，不断开发与利用档案资源，实现档案的优化配置。除此之外，要善于总结和发现档案管理中存在的问题，及时进行处理和完善，这样才能更好地完成档案管理工作。同时加上档案管理现代化设备建设，包括硬件系统建设和软件系统建设。硬件包括：办公设施与办公设备，尤其是必须有计算机和网络，如果能够研制和开发适合本单位实际情况的软件系统，档案管理工作将更上一层楼。

3.3 加上档案管理人员队伍建设

档案管理人员是接触档案最多的人，其综合素质的高低直接影响到档案管理质量的优劣，因此必须加强档案管理人员队伍建设。首先，随着科技的进步，档案管理工作已经逐步实现自动化管理，因此在人才招聘的时候，设置专业要求，同时还要具备基本的计算机操作技能，有能够胜任自动化管理的基础，其次，对新进的员工进行岗前培训，对原有工作人员也要定期进行专业技能培训，及时更新管理人员知识系统和相关技能，这样才能适应新形势下档案管理工作的变化。最后，加上档案管理人员职责道德培训。因为档案信息记录着其发展过程中非常重要的事项，对于单位过个人都是非常重要的，而且涉及个人隐私信息，甚至是单位重要的商业机密，因此档案管理工作具有较强的保密性质，如果档案管理人员职责道德意识不强，容易泄露档案信息，给职工及单位造成损失，影响单位的发展。

3.4 提高人事档案利用水平

事业单位的人事档案作用尚未充分发挥出来，首先是在干部的考核、提拔和任用上，没能发挥出人事档案的考核作用。人事档案管理的收集整理、鉴别、保管，都是为了组织部门用人、选人、调人、奖惩做材料证明，档案信息的搜集和整理，都是要服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据。其次是其社会服务功能需进一步加强，人事档案作为人员各段时期信息的原始存储器，具有很强的权威性。但长久以来，事业单位人事档案管理重保密、轻利用的现象依然存在，人们感觉人事档案很神秘，削弱了其利用和服务功能。所以，要进一步改善和开发人事档案的利用价值，变被动服务为主动服务，变简单的基本情况查询为人事信息的全面查询，充分发挥人事档案的作用。

3.5 实现档案信息资源共享

随着信息化时代的到来，资源共享成为发展社会的趋势。因此，事业单位要积极建立规范标准的信息系统，实现公共资源的共享，提供可检索的基础数据，让单位职工能够及时查询到工作中需要的资源。其次，要加强网络信息技术的构建，只有畅通的网络环境，才能更好地实现档案信息资源共享。最后，要加强信息安全系统设置，防止档案信息外泄。

参考文献

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