项目档案管理创新提高效率

□ 文/王翠萍

项目档案利用是指为企业需求者提供历年来公司装置从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产使用全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。很多企业建设单位项目负责人只注重工程进度和质量，而忽视了竣工文件形成过程的管理；各参建单位领导对档案归档意识不强，职责没有落实到位，现场收集的施工文件不齐全；各参建单位技术人员和资料员变动频繁，不能及时收集、整理和归档项目档案；各监理单位项目负责人对施工单位现场形成的施工文件监督、检查力度不够。导致了企业项目档案归档不完整、不齐全、数据不准确，导致项目档案的利用率下降。

全程管理采取的措施及对策

明确职责，形成网络。2015年之后，建设单位项目管理部门指定专人负责项目的全过程，负责确定建设项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件，并纳入岗位责任制中。监理单位指定专人负责项目文件的全过程，负责监督、检查施工文件及竣工图收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件，并组织归档。工程总承包单位指定专人负责项目，项目负责人审查、汇总各分包施工单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图。各参建单位领导确认具有责任心的专人负责项目，并指定经过培训的不流动的人员负责资料，负责编制、收集、整理施工文件、随机文件及竣工图。档案管理部门指定经过培训并且具有建设项目档案管理技术经验的专业人员负责项目档案的管理工作。建设单位财务管理部门在合同尾款支付流程中加入档案部门审核的环节，确认建设单位相关部门及档案管理部门对竣工文件审核的签字、盖章手续完备，才能办理财务结算手续，以确保竣工文件完整、准确、系统。

健全项目档案制度，全程控制管理。2015年之后公司档案中心先后出台了《建设项目竣工文件整理、归档规定》，《项目档案竣工验收文件的管理办法》，《项目档案前期文件归档要求》；2016年出台了《项目档案管理考核标准》。这些行动举措，使各参建单位和监理单位的职责划分清晰，归档范围明确。考核机制是提高档案归档质量的重要手段。制定行之有效的管理制度之后，公司的项目档案归档率提高，档案的利用率从2015年以来也有所提高。

加强项目档案的培训，提高档案队伍整体水平。公司项目档案要求执行中国石油天然气集团公司企业标准 Q/SY 1475—2012《炼油化工建设项目竣工验收管理规范》和Q/SY 1476—2012《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》。每年的四月份档案中心项目档案负责人组织建设单位项目负责人，总承包单位，各监理单位及各参建单位的技术人员和资料员对竣工文件的组卷、归档要求进行培训。对于项目达到1亿元以上的，在工程开工之前，工程管理部组织档案管理人员、项目负责人，监理单位和各参建单位技术员及资料员进行培训，对单位工程划分表及案卷表格使用进行了统一的要求，明确了竣工文件编制的要求和应注意的问题。

实施档案数字化，实现档案实体管理向电子文件管理的转变。项目档案依照集团公司要求，“十二五”期间要完成数字化率达到80%的目标任务。公司2015年项目档案63621件进行了数字化扫描。项目档案实现网上调阅，所有利用者在任何时间都可以上网利用档案的信息资源。档案服务潜力得到充分挖掘，服务功能得到充分彰显，服务手段更加先进，服务张力和效率得到有效发挥。在日常档案利用工作中已经显现出巨大优势，明显提高了查档的工作效率。

通过实施档案数字化项目，达到了固化档案信息，替代档案原件的利用，从而保护好档案原件，提高档案工作质量和工作效率，充分发挥档案的信息作用，并能够快速便捷地为单位科研、生产、经营、管理工作提供各类数字档案信息资源，极大的提高了档案的科学化管理水平。

2013年至2017年建设项目档案利用表

项目档案实施效果

项目通过验收，成绩可佳。项目档案自2015年以来，完善了各项管理制度，推进了档案数字化工作，加强了档案管理水平。实施项目档案全程控制管理之后，档案归档的质量大幅提高。2015年8月和2016年3月，公司二个1亿元以上的二类项目《完善稠油加工及配套项目》和《铁路专用线建设项目》顺利通过了股份公司档案专项验收。

提高了项目档案的利用率。2015年和2017年项目档案的利用人员比以往有所增加，档案的借阅数量也相应增加，档案的借阅频率大幅提高。

项目档案为公司发展建功立业

项目档案为公司装置改造提供有力依据。中国石油天然气集团公司要求各炼化企业出厂车用汽油全部达到国Ⅵ汽油国家标准。我公司根据中国石油质量升级会议精神，2015年3月委托华东设计院将30万吨/年催化重整装置改造为50万吨/年催化汽油选择性脱硫装置。档案中心充分利用库藏资料，为项目组人员和设计人员调阅项目档案1000余卷，电子文件2000多件。协助项目组确定新技术应用和工艺路线，充分利用装置现有条件，维持原主要工艺流程不改动，对装置现有设备在满足工艺要求的前提下尽可能地利用，减少了改动的工程量，节约了投资，使产品达到国家标准，创造了经济效益和社会效益。

项目档案是建设全过程活动的真实纪录，是国家的宝贵财富和不可再生的信息资源，也是国家财产管理的依据和凭证，它对指导现实和今后发展具有不可替代的作用，它也是工程建设成果的真实反映，因此，项目档案工作是一件功在当代，利在千秋的光荣任务。