事半功倍，PPT高效操作技巧荟萃

仲勇

在制作幻灯片时，我们经常会看到别人的PPT界面跟我们不一样，多了一些不常见的工具或功能，操作上也有所不同，我们要好几步才能完成的操作，他们只要一步就能搞定，真正是做到操作如风，用很少的时间完成大量的操作。是不是很羡慕呢？本文就为大家带来PowerPoint高效操作的各种技巧，相信这些技巧必将会让您事半功倍。

注：本文会用到三个PPT插件，下载地址如下：

OneKeyTools：http：//oktools.xyz

islide：https：//www.islide.cc/download

口袋动画：http：//www.papocket.com

一、精准选定和特殊选择

相信很多人都碰到过这种现象，PPT页面中的素材多了，想选中某个需要的素材，可素材被其它素材遮挡着，想要选中特别不方便，此时“选择窗格”就显示出它的作用了。

切换到“开始”选项卡，单击“选择选择窗格”显示所有内容窗格（图1），在这里罗列着当前页面中的所有素材，单击素材后的小眼睛标志，则可将该素材暂时隐藏起来，再次单击即可显示，这样就可以通过显示隐藏素材，方便我们进行选择。

除了PPT自带的选择功能外，我们还可以借助插件来实现特殊选择，比如，对于背景图片，可以將其固定住，这样在选择图片上面的素材时，就不会出现误选图片的现象，借助“口袋动画PA”就能将对象进行锁定。选中素材后，切换到“口袋动画PA”选项，单击“超级解锁→加锁选项”弹出对话框（图2），在这里可以设置锁定选项，如大小、移动、旋转等，单击“确定”完成设置，再选择“对象加锁”则可以将该素材按照设置进行锁定，以后在选择其它素材时，也就不会误操作选中该素材。

另外使用插件OneKey 8则可以实现各种特殊选择，比如，要选中当前页面中的图形，则可以先选中其中的一个图形，然后切换到OneKey8选项，单击“特殊选中”可以看到各种选择命令，按尺寸、按类型、按颜色等（图3），这里还有反选对象、隔选对象、随机选择等命令，可以满足我们多样化的选择需求。

二、自动保存和撤销次数

养成随时保存文件的习惯是必须的，可有时难免会忘记，PPT中可以设置自动保存，单击“文件→选项”弹出对话框，单击“保存”，然后将“保存自动恢复信息时间间隔”设置为1分钟（图4），单击“确定”按钮，以后PPT就会自动保存文件，1分钟保存1次，相当方便。

撤消是我们制作PPT时常用的操作，默认情况下，PPT连续撤消次数可以到20步，切换到“高级”选项，可以修改“最多可取消操作数”的数值，最高能修改成150（图5），这样可以连续撤消150步，够强大了吧。

三、快速打开和固定文件

默认情况下，PPT文件打开列表中的文件数量很少，在“高级”选项中，修改“快速访问此数量的最近的演示文稿”，以及“显示此数量的最近的演示文稿”的数值（图6），就可以增加文件列表中的文件数量，便于快速打开文件。

对于常打开的文档，我们还可以将其固定在文件列表的顶端，在文件列表中右击文件选择“固定至列表”（图7），这样该文件就会显示在最上端的“已固定”一栏中。

四、两把刷子和整体浏览

PPT的两把刷子是非常实用的，一把是格式刷，一把是动画刷（图8），“格式刷”位于“开始选项卡”中，选中文字、图形或图片，单击格式刷，然后在其他同类型的素材上单击，即可应用格式，如果是双击格式刷，则可以将格式应用多个素材上。而“动画刷”位于“动画”选项卡中，选中添加动画的素材切换到“动画”选项卡，单击“动画刷”按钮，再单击要添加动画的素材，这样动画效果就被复制到当前素材上，相当快捷。

当PPT中的幻灯片页面多了以后，如果想把握好整体风格，最好能对整个文稿进行浏览，切换到“视图”选项卡，单击“幻灯片浏览”按钮（图9）即可整体浏览把握全部幻灯片。修改显示比例可调整浏览窗口中幻灯片的尺寸，这样就能从全局角度统一演示文稿风格。

五、辅助设计和多种排列

在对页面中的素材进行排版时，我们常常需要启用网格或辅助线来帮助我们排版。切换到“视图”选项卡，勾选“网格线”显示网格（图10），在排列素材时，就可以定位在同一行的网格中，单击“网格设置”按钮可修改网格及参考线的设置；勾选“参考线设置”下的两个选项，这样移动素材时，智能参考线会自动寻找画面中的中心点、中心线、物体边界，沿着这些可吸附位置会出现临时参考线，沿参考线松开鼠标后，素材就自动对齐了，非常方便。

参考线可以左右移动，如果要删除参考线则拖到页面外即可。现在很多设计中，常常会用到黄金参考线，手动添加是很难的，我们可以借助插件Onekey8来完成，切换到Onekey8选项卡，单击“分割线”即可看到多种分割线（图11），选择即添加到页面中，不需要时再选择“去分割线”就能全部清除，非常方便。

在对物体进行精确定位时，“排列”选项组发挥着很大的作用，均匀分布，上下左右对齐、分解组合……这些小技巧都是快速排版的利器，可以让我们的设计事半功倍。比如，我们要让4幅图片以靠上对齐并且均匀分布，则选中图片后切换到“开始”选项卡，单击“排列→对齐所选对象”，再分别选择“顶端对齐和横向分布”即可（图12）；而如果要与幻灯片的上边缘对齐，则选择“对齐幻灯片”，这样所有的对齐分布操作都会以幻灯片的边缘为准；而下面的正方形和虚线，选中后通过底端对齐和左右居中，再选择“组合”就可以合二为一。

PPT自带的排列还是比较单一，特别是不能排列成圆形，矩形等，而使用iSlide则可以按设置自动复制并将对象进行排列，切换到islide选项，单击“设计排版→矩形布局”弹出对话框，设置横向和纵向数量、间距、角度等（图13），此时就可以看到排列好的素材。

六、协同工作及实时求助

同一个PPT如果是分工到多人，同时进行修改，就可以使用PPT的协同工作功能，让多人可以同时编辑同一个PPT。用自己的Office账号（在微软官方注册即可）登录PPT，打开演示文稿后，单击在功能区右上方的“共享”按钮，将文档保存在的Onedrive中，然后就可以邀请其他用户，也就是输入对方的Office账号（图14），接受邀请后他们就可以进入编辑状态，当某个用户编辑某个页面时，该页面旁会出现一个标记，显示哪位用户正在使用哪张幻灯片。

在制作过程中，如果遇到操作上的问题，如，找不到某個操作在哪里？我们该怎么进行求助？第一选择是在PPT中进行搜索寻找答案。在右上角的搜索框中输入操作关键字（图15），如声音，此时就会列出所有与声音相关的操作，单击选择后就可以执行相关的操作。

七、快捷工具栏及功能区

默认情况下，在PPT的左上角有个快捷访问工具栏，可以将常用的工具按钮添加到这里，从而提高工作效率。单击左上角的“自定义快速访问工具栏”按钮（图16），在这里可以将常用工具按钮命令添加到快速工具栏。如果不需要某个操作工具，单击取消选择即可。单击“自定义快速访问工具栏”按钮选择“在功能区下方显示”，则可将快速访问工具栏放到功能区下方，这样使用可能会更加方便些。

单击“自定义快速访问工具栏”按钮选择“其它命令”弹出对话框（图17），在左侧窗口中选择“所有命令”，然后从命令列表中选择需要的命令，单击“添加”按钮即可添加到快速工具栏中；对于不需要的命令按钮，选中后单击“删除”即可。

从Office2007之后，PPT取消了原有的菜单，所有的命令都在功能区显示，只要切换选项卡，就会显示出相应的命令，简洁明了。默认情况下，并不是所有的命令都显示在功能区，我们可以根据需要增加自己常用的按钮，这样使用时会更加便捷。选择“文件→选项”弹出对话框（图18），切换到“自定义功能区”，选择“不在功能区中的命令”，可显示出功能区中没有的命令，在右侧的列表选择某个选项卡，右击选择“添加新组”会增加一个新组，选中增加的新组单击“重命名”按钮弹出对话框，可以修改名称；再在左侧列表中选择需要的命令，单击“添加”按钮就可以增加到功能区中。

对于自己的个性化功能区或快速访问工具栏，我们还可以保存起来，这样即使重装系统或Office，也能继续使用。分别选择“快速访问工具栏”和“自定义功能区”选项，单击“自定义”下的“导入/导出”按钮，选择“导出所有自定义设置”（图19），这样就能将个性化的PPT功能界面设置文件保存起来，以后需要使用时再选择“导入自定义文件”，即可将当前PPT恢复到自己常用的功能界面。