提高科技查新质量与效率的探索与实践研究

陈彦然　张丽英

关键词：科技查新；流程；标准化；质量；效率

摘要：文章分析了科技查新质量评价指标，并在对B大学科技查新工作站的调查与实践的基础上，从科技查新的流程标准化入手，对查新过程中出现的主要问题进行了探讨，在此基础上提出了提高科技查新质量与效率的对策和措施。

中图分类号：G252.62 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2018）04-0132-03

科技查新是指具有查新业务资质的科技查新工作站根据查新委托人提供的科学技术内容，按照《科技查新规范》（国科发计字2000544号）进行操作，并做出结论（查新报告）。科技查新贯穿于科研立项、项目研究、专利申请、成果鉴定及评奖等整个过程，旨在避免科研项目的重复立项和研究，既能节约科研成本，又能为成果、专利等的鉴定提供客观依据，进而促进科技立项、科研成果鉴定及管理的规范化和科学化。高校图书馆通过科技查新对其信息服务进行拓展，可提升图书馆在科研中的作用，强化其社会服务功能。

目前，国内学者对科技查新服务开展了一系列的研究。张立昆等针对如何有效评价并提升查新质量的问题，采用定性与定量相结合的研究方法，以文献质量维度、资质维度和价值维度结合霍尔三维结构模型，构建了科技查新质量三维评价体系；张新兴针对过去10年来教育部科技查新工作站在完善查新质量控制制度等方面开展了分析与研究；张国伟分析了当前图书馆服务职能的转变，指出了科技查新工作面临的一些问题，提出了做好图书馆科技查新工作的一些建议；周静等从分析高校科技查新工作站参与协同创新的必要性人手，针对查新工作的发展现状，构建了高校查新工作协同创新体系，并分析了其运行机制；郝慧等研究了查新效率和查新质量的关系，对在检索词的选择及检索策略的制订中经常遇到的查全率和检索结果为零的情况进行了分析。

高校及科研院所图书馆开展科技查新工作是其创新多元化服务体系的重要内容，是其为高校及科研院所教学科研服务、为企业服务的重要环节之一，更是其强化自身社会职能的最佳切入点。高校图书馆及科研院所图书馆要提高自身的地位与作用，应以科技查新为依托，延伸其社会服务职能。但是在新的环境与条件下，如何提高科技查新质量与效率，仍然是一个重要的课题。笔者以B大学图书馆科技查新工作站实践为例，对科技查新流程中遇到的问题进行了分析，提出了提高科技查新质量与效率的对策和措施。

1科技查新过程与质量评价的关键问题分析

1.1科技查新质量的评价指标体系

科技查新是集文献检索和情报调研于一体的情报研究工作。为保证科技查新工作的客觀、准确、公正和科学性，维护查新各方的合法权益，教育部制定了《科技查新规范》，并制作了统一的教育部科技查新模板，力求实现科技查新的标准化。

笔者结合多年来B大学科技查新活动的开展情况，总结了科技查新过程中查新质量的评价指标体系（见表1）。

表1的三项评价指标中，评价指标1为查新资源，取决于科技查新所在机构软硬件的拥有程度；评价指标3为查新报告的数量与质量，是查新工作最后结果的反映，而其中影响查新质量评价指标最为突出的因素是查新过程的标准化。

1.2科技查新各指标相关性分析

查新质量取决于多种因素，图1为科技查新质量各评价指标的相互关系示意图，其中：Q（Quality）为查新质量，P（Process）为查新过程，R（Resources）为查新资源。从图1可以看出，查新资源和查新过程越好，查新质量就越高，三者成正相关关系。

若将上述各指标相互关系以函数形式表示，得出以下公式：

公式中，Wij为权重，i为l，2，3三个评价指标量，j为对应的变量分量，Fij为质量评价指标变量，Q为质量，P为过程，R为资源。其中，各个评价指标与评价参数可以形成不同的维度，与对应的评价体系有密切关系。

1.3科技查新流程标准化

在查新资源固定的情况下，查新流程和模板的标准化对于查新质量和效率的提高，具有重要的作用（见图2）。

笔者将查新流程概括为：（1）委托：委托单位填写科技查新合同，提交委托申请。（2）受理：查新单位接受委托申请，形成查新合同。（3）检索：查新受理人详细分析查新项目的科学技术要点及与查新项目相关的资料，与查新委托人进行沟通，在了解查新要点与查新要求的基础上，制定客观、合理的具有可操作性的检索策略，进行检索，查找近似文献。（4）分析及报告初稿：查新受理人将检索到的文献分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点和查新要点进行综合分析比较，形成报告初稿。（5）形成报告终稿：初稿完成后，提交给审核员进行审核，经和用户进行三方确认后，形成最终的报告。（6）存档、备案：向查新委托人提交最终查新报告及其相关的材料附件，并将委托合同、查新报告及其附件存档、备案。

1.4科技查新模板的标准化

目前，教育部科技查新工作站使用的是由教育部科技发展中心在2013年制定的统一模板，在此基础上各科技查新工作站可以根据本单位受理查新报告的领域及方向，进一步制定相对固定的研究内容的模板，这既有利于用户依据模板填写科学技术要点及查新要点，也有利于查新人员按照标准格式检索、拟定报告，同时也方便审核人员对整个查新过程进行审核和监督。

2提高科技查新质量与效率的对策实践研究

在科技查新工作站基本条件（人员和资源）稳定的情况下，查新流程及查新模板的标准化是决定科技查新质量的关键因素。因而注重科技查新各环节的管理，对提高查新的质量与效率尤为重要。一般来讲，科技查新的用户主要分为高校和科研院所用户、企业及其他用户两类。

2.1高校和科研院所用户主要问题及对策

高校和科研院所是科研的主力军，也是科技查新的最大用户。其进行科技查新的目的主要是科技项目的立项、科技成果鉴定、专利申请及科技项目报奖等。因此，科研人员在填写科学技术要点和查新点时，有追求高大全的趋势，往往会走人“查新点越多越好”的误区；还有部分科研人员会自己编造一些词汇，同样会干扰同类文献的检索效果。

针对上述问题，B大学科技查新工作站采取了一系列对策与措施，主要有：（1）查新人员应和用户深度沟通，精简查新点，把不必要的部分删除，只保留精华部分。（2）对于大课题，查新人员采取拆分报告的方式，实行多人合作，提高查新效率。（3）提高国外文献词汇的准确度。查新人员应与科研人员认真沟通，尽量选取通用词汇，按照预检索一精炼词汇，再检索的方法，逐步缩小检索词的范围，力争实现文献检索的全面与准确。（4）加强科技查新过程中的专业沟通。①查新人员尽量多阅读一些与查新内容相关的资料，如综述性的文献及查新研究团队撰写的与查新内容相关的资料等。②认真听取用户对课题研究内容的介绍，并将自己捕捉到的课题关键点和难点及时地反馈给用户，以确保对课题的理解和用户要求相一致。③查新人员和用户的交流尽量贯穿于整个查新过程。（5）日常工作中，加强对科技查新流程各环节的管理力度，尽量实行标准化的格式和检索方式。（6）在查新高峰期，采取有效措施，以提高科技查新工作的质量和效率，具体包括：①查新预警：在科技查新工作高峰来临之前，查新人员在图书馆网页提前发出通知，告知查新用户提早准备相关材料，提前委托，合理安排，给科技查新工作站预留更多的时间去开展查新工作。②加强宣传：帮助科技人员和科研单位了解查新工作的要求和程序，加深其对查新工作过程的了解。③强化沟通：科技查新工作站和查新人员应与科技主管部门和各学院、研究所、国家重点实验室等保持联系，了解查新项目的学科范围、查新数量、查新目的、上报时间节点等，查新站应合理安排查新时间和顺序。④同时推进：查新人员采用多项目同时开展的方法，缩短单个报告的查新时间，提高查新效率。⑤人员调配：科技查新工作站应合理调配人员结构，构建以专职查新人员为主、兼职查新人员为辅的查新队伍结构，组成一支灵活机动的科技查新队伍，顺利度过查新的高峰期。⑥流程的标准化：依据教育部科技发展中心制定的查新模板，结合本校实际制定适合本校的查新模板，既保证了查新报告的质量，也节省了查新和审核人员的时间，提高了效率。

2.2企业及其他用户主要问题及对策

一般来讲，企业用户进行科技查新的目的主要有科技项目的立项、科技项目的验收鉴定及报奖、高新技术企业的申请及企业研发费用的扣除申请等。

企业及其他用户进行科技查新委托，经常面临的问题有：（1）把查新点理解为使用方法、应用范圍等，非创新的内容填写过多，某种程度上会干扰查新人员对于查新项目的技术要点及查新点的正确判断。（2）有的企业会将查新的工作交给行政人员，而行政人员往往对技术性问题不太了解，所提交的查新内容就可能偏离了要点，也会干扰查新人员对查新点的正确理解。因此，查新人员与熟悉项目内容的企业技术人员进行沟通是科技查新顺利进行的保障。

针对上述问题，B大学科技查新工作站采取的措施有：（1）针对不同类型的查新项目，提供不同类型的查新模板，引导委托人准确填写科学技术要点和查新点。当委托人不清楚如何确定查新点时，查新人员应尽可能为用户提出相应建议。（2）和企业技术人员良好沟通。企业技术人员多工作繁忙，查新人员应以良好的服务姿态，在对项目进行深入理解的基础上，简洁快速地和企业技术人员进行沟通，确保对项目的理解和用户要求相一致。

3结语

科技查新是一项严谨的科学活动，一定程度上决定着科研主管部门对科技立项、成果鉴定等进行有效的“把关”，其存在的价值是不言而喻的。因此，查新人员积极总结科技查新工作过程中的问题，寻找有效解决方案，有利于提高科技查新的质量和效率，拓展科技查新服务工作的深度和广度。笔者认为，科技查新工作站应建立科技查新、科技评估与竞争情报服务相结合的综合信息咨询服务体系，使科技查新工作真正能够为科研人员科研立项、成果评审、成果鉴定及评奖等工作提供帮助。

（编校：马怀云）