大数据时代的企业档案信息化建设的“华丽转身”

齐雪

无论是我国还是全球其他发达国家，随着其社会的发展与进步，在经济水平逐渐提高的同时，信息时代已经到来，使传统的档案管理办法已经被信息时代新兴方法所取代。在信息技术不断发展进步的同时，档案管理的基礎设施也越来越齐全，我国企业档案信息化建设也取得了卓越成就。可以存储档案的网站越来越多，使传统的手工管理逐渐走向电子信息化管理模式。

一、档案信息化建设存在的问题

（一） 重开发轻利用

一些企业的档案馆比较重视资源数量，没有经过任何调研就进行数字化开发。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪费。另一方面过多的数据，使计算机储存的压力变大，增加了计算机等基础设施的承受负担。除此之外，有些档案馆对系统的选择标准不严格，对档案信息的整合与管理存在一定程度的影响，也在某些方面降低了档案的利用率。

（二）资金投入有限

要想将档案信息化管理，就需要完善档案室的基础设施，还需要具备一定条件的通信网络配置，储存配置一定要具备安全性高，稳定性强的特点。在这些前提下，才能达到档案的安全性，以达到信息共享、快速存储转移的目的。比如要购买高配置的服务器、高速扫描仪、缩微影像等数字化设备。这些资产的价格比较贵，需要投入大量的资金，然而普通企业单位档案信息化建设资金有限，很难满足这些要求。

（三）档案信息化建设者素质偏低

档案管理者虽然经历过系统的培训，掌握了一定的电子化管理知识，但是管理者还是缺乏专业且系统的训练，在技能方面特别欠缺，更严重的甚至不会使用电脑操作进行操作。这个问题严重影响且滞后了信息时代档案电子化管理的进步。现在的大多数企业之中，档案保管员对档案管理不够重视，档案重要性的意识和档案保管如何保护人事隐私，没有通过培训养成专业技能，管理人员的法律意识缺失，没有定期专业培训，水平达不到标准，目前的管理人员依旧用普通管理方法整理档案，这使得企业档案信息化管理的效率大打折扣。如果保持这种现状的话，是对企业人力资源的一种浪费，对迎接未来数字化的准备不充分。

二、大数据时代档案信息化建设应对措施

（一）提高信息化建设意识

档案信息化管理的作用可以归纳为三点，第一，最大限度的利用计算机，使其充分发挥重要作用。计算机对大家来讲并不陌生，但是现在大多数档案室对计算机的使用，仅停留在表面，用计算机进行简单的打字、记录储存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪费，使支出成本变大，计算机也没有很好的被利用。第二，使文献信息再次被使用时，加工其内容的时间变短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：选题--选材--加工--出版。这样的工作方式耗费时间比较多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是通过档案信息电子化管理后，作者直接利用计算机就可以机读相关文献，利用计算机功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文献。第三，一次投入，反复使用。手工抄写的出版信息需要较多的经费，利用档案电子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。所以一定要积极找寻加快档案信息化建设的有利措施。 建设信息化的档案管理室需要投入大量的资金，相关部门及政府工作人员没有相应的意识，对档案信息化建设不理解，认为建设是没有必要的。所以，一定要增大宣传力度，使档案信息化管理深入人心，从而提高公众对信息化档案电子管理的认识。在思想上和大家起到共鸣，从而档案信息化建设才能够被支持。

（二）加大资金投入

有了资金投入，才会完善档案室的基础设施，才能够满足信息时代档案电子化管理的需求。首先，我国企业的财务部门应该做好充足的预算，政府也应该对此进行资金投入，表示支持。其次，还可以动用社会力量，动员群众。在网络方面，可以和大企业进行合作，利用自己的便利条件，和企业做等价兑换，或者是再补充一定的资金。总之，要利用一切可以利用的资源，使资金更加充足。

（三）推广规范化管理软件

随着计算机信息化难度加大，对于档案管理者的要求也越来越严格，需要素质高且专业技能强的管理人员。要做到可以根据需求者的要求，快速提供准确的档案信息。所以一定要加大对档案人才队伍的培训力度，多学习、多接触计算机，从而使档案管理人员的专业能力得到有效提高。也能在一定程度上加快档案管理信息化的转型。

三、结语

综上所述，在信息化时代将档案信息进行电子化管理，可能成为未来的档案管理的新趋势。我们一定要紧跟时代的步伐，对于可能存在的问题，一定要避免或者及时解决。加强新技术的学习与利用，从自我做起，大家一起提高档案信息化管理水平，促进企业信息化建设步伐的加快。（作者单位为中国石化青岛炼油化工有限责任公司 ）