计算机自动化和档案管理

松得日

摘要：现阶段，随着科技的快速发展，计算机技术已经广泛的应用于各行各业。当前，高校的档案管理作为高校管理工作的重要组成部分，促进档案管理工作的自动化管理具有重要意义。利用计算机技术管理高校档案，能够在很大程度上提高高校档案管理工作的工作效率以及工作质量。但是，在现阶段的高校档案管理工作中仍存在一系列的问题，例如：档案管理手段滞后、电子档案的管理意识不够等等，这在很大程度上影响着高校档案管理工作的有序进行。在这种情况下，我们就应积极的采取有效措施，不断完善计算机技术在高校档案管理中的应用，保障高校档案管理工作的稳定运行。

本文首先阐述了加强档案信息电子化管理的重要性；其次分析了计算机自动化下档案管理的現状；最后探讨了计算机自动化技术在高校档案管理中的应用。

关键词：计算机；自动化；高校档案管理；现状；应用

一、加强档案信息电子化管理的重要性

（一）利用计算机技术，提高档案工作效率，是档案工作自身发展的迫切需要

在以往传统的档案管理工作的过程当中，相关的档案管理工作人员，大多是采取手工管理、封闭管理的管理形式。这样的档案管理形式工作效率非常的低。而且，在管理的过程当中，需要频繁的接触一些纸质的材料、文件、资料等等，虽然在都是万分小心，但是总会有疏忽的时候，一个不留神，就极易导致纸质材料出现损坏。在这种情况下，以往传统的手工档案管理所存在的一系列问题逐渐展现出来，可以看出，这一管理模式已经逐渐无法满足时代以及高校档案管理工作发展所需。基于此，我们就应积极的拓展新型的高校档案管理工作模式，计算机技术的应用，能够在很大程度上提高高校档案管理工作效率以及工作质量，有效的保障高校档案管理工作的有序开展。

（二）档案的信息化建设是教育事业发展、加强高校的内涵建设和深化高校教学改革的要求

在高校日常的档案管理工作当中，所需要整理的材料、数据、图片等，都真实的记录着学校多年的发展历史，能够为后续工作的开展提供有效的历史资料。档案资料记录着高校的人才培养质量、教学水平的发展等各个方面的工作，可以说是高校总结经验、完善工作的重要依据，更是编研修史的最原始材料。现阶段，随着不断的发展，人们已经逐渐重视起高校档案管理工作的重要价值。在高校的发展建设等方面的工作当中，高校档案资料发挥着至关重要的作用。通过翻阅档案资料、能够在很大程度上帮助高校领导作出更加科学合理的决策与评判，而且还有助于教学的深化改革，及时的做出发展规划的调整以及更加合理的专业设置，从而为社会培养更多的优秀人才。

二、计算机自动化下档案管理的现状

（一）对档案管理工作不够重视

现阶段，在高校的档案管理工作当中，大多还是以纸质档案为主的，而且档案资料数量非常的大，这也就在很大程度上加大了档案管理工作的难度。再加上很多还有很多学校并不注重档案管理工作，缺乏有效的投入力度。在这种情况下，很多的档案管理工作人员在面对铺天盖地的档案资料的时候，往往无从下手，很多只是将档案资料简单的存放了起来，并没有进行相应的归类整理，这就在很大程度上加大了后续管理工作的难度，导致档案资源浪费现象非常的严重。

（二）档案管理手段滞后

当前，虽然很多的高校意识到了档案管理工作信息化的重要性，也逐渐开始使用计算机网络进行档案管理工作。但是，在实际的管理过程当中，仍存在着一系列的问题，例如：档案数据库大多是条目数据库，缺少相应的全文数据库以及多媒体数据库、而且关于录音、光盘方面的档案资料更是少之又少。这样一来，虽然利用了计算机网络技术，但是却没有将其作用价值最大化，也在很大程度上影响着后续各项工作的开展。

（三）档案管理人员素质不高

此外，案管理工作需要管理工作人员具备较强的专业能力。但是通过深入的调查分析我们发现，在很多高校的档案管理工作的过程当中，档案管理工作人员的专业素质及专业水平仍需要进一步的提高。其实，归根结底，这主要就是由于高校对于档案管理工作的不重视所导致的。档案管理工作人员并没有经过系统的、完整的档案管理工作训练，再加上对计算机技术缺乏完整的了解，使用起来更是非常的困难。在这种情况下，要想做好档案管理工作更是难上加难。由此我们可以看出，档案管理工作人员的专业水平及素质，在很大程度上影响着学校的档案管理工作的有效开展。

三、计算机自动化技术在高校档案管理中的应用

（一）树立现代化的档案管理观念

现阶段，虽然已经有很多的学校逐渐重视起计算机自动化技术对于档案管理工作的应用，但是，需要我们指出的是，仍存在一大部分的学校使用的仍然是以往传统的纸质档案管理模式。因此，在这种情况下，相关管理部门应积极的帮助各大高校树立现代化的档案管理观念，积极的加强对计算机自动化技术的应用普及，切实提高网络技术档案管理的责任意识，促使更多高校的档案管理工作朝着网络化、自动化的方向发展。

（二）建立完善的档案管理机制

其次，我们还应构建完善的档案管理机制，确保档案管理工作的顺利开展。学校的领导人员，应在现有制度的基础上，进一步加强对档案管理工作的科学化管理与规划，充分的调动相关管理工作人员的工作积极性。并且还要不断的完善规章制度，制定完善的工作考核机制，对于在档案管理工作中表现突出的工作人员积极的进行表扬奖励，从而使得工作人员更加积极的投入到档案管理工作当中，促使档案管理工作能够取得良好的效果。

（三）提高档案管理人员的素质能力

最后，需要我们指出的是，相关的档案管理工作人员的工作水平以及专业素质，在很大程度上决定着档案管理工作的质量。在这种情况下，我们应切实加强对档案管理人员的专业培训，提高他们对于档案管理工作认识，培训工作人员能够掌握使用计算机来进行档案管理工作的基本技能，并且还应增强他们的责任意识、树立正确的道德观念，从而建立一支高素质、高水平的档案管理队伍。进而在档案管理工作当中，各司其职，充分发挥出每一个人的才能，全身的投入到高校的档案管理工作当中，满足时代发展以及高校档案管理现代化发展所需，确保各大高校的档案管理工作的顺利进行。

四、结语

综上所述，随着科技的快速发展，利用计算机网络实现高校档案自动化管理工作具有重要意义。计算机自动化技术的应用，能够在很大程度上促进高校档案管理的工作效率以及工作质量。在这种情况下，我们在采取一系列有效措施，通过树立现代化的档案管理观念、建立完善的档案管理机制、提高档案管理人员的素质能力等方式，促进高校档案管理工作朝着自动化、信息化的方向发展，从而促进高校各项教育教学工作的持续、稳定发展。

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