事业单位档案管理工作的改革与创新

【摘要】随着我国科技的快速发展，人们的安全意识逐渐增强，各项工作的改革在不断深入。在这种背景下，对事业单位工作提出了更高要求，档案管理工作是发展改革过程中的重点。由于我国对事业单位档案管理工作重视度不足，导致档案管理工作处于初级阶段，许多单位才刚刚开始实行对档案的管理，很难跟上社会发展的步伐。所以，对事业单位档案管理工作进行改革与创新势在必行。本文针对当前我国事业单位档案管理的现状，结合档案管理工作人员的工作职责，对新形势下事业单位档案管理工作的创新与改革途径给出合理化建议。

【关键词】事业单位；档案管理；改革创新

【中图分类号】G271 【文献标识码】A

引言

我国自《全国档案信息化建设实施纲要》頒布并实施以来，事业单位的档案管理工作在不断地进行创新与改革。我国的档案管理从建国初期的手工纸质档案管理到办公自动化、无纸化办公，得到了突飞猛进的发展。现今，随着互联网技术的快速发展，事业单位档案管理也进入到了信息化管理时代，呈现电子文件规范式管理。该管理模式简单方便，占用空间小。随着档案管理工作的改革，正在逐步构建事业单位档案管理的自动化、网络化管理体系，促使档案管理工作向科技化、现代化的管理方向迈进。

一、事业单位档案管理现状分析

（一）管理人员对档案管理工作认识不深

目前，许多事业单位领导还没有充分认识到档案管理工作的重要性，不能领悟到做好档案管理工作对单位发展所起到的作用，有些领导甚至取消了档案管理部门。在这种环境下，档案管理工作人员对自己的工作思想态度不能合理规范，从整体上出现管理意识与保密意识淡薄的现象，对工作开始怠慢，导致事业单位内部档案管理非常混乱，甚至部分档案会丢失、收集文件不完整等。这在一定程度上严重影响单位内部各个部门的工作，对事业单位的发展造成一定阻碍。

（二）档案管理专业人才匮乏

任何一个行业的发展都离不开人才，尤其是优秀的专业人才更是不可缺少的。档案管理是一项专业性强、严谨性高的工作，对专业管理人才的素质提出了更高要求，档案管理工作者的业务水平直接决定档案管理的工作质量与效率。许多新入职的档案管理人员还没有熟悉环境就开始着手工作，很少有单位的档案管理人员是专业的科班出身，所以，许多工作人员进入档案室之前甚至对档案管理是零基础。这样一来严重打击了工作人员的积极性，导致人员流动频繁，如果交接工作不到位，会给接下来的档案管理带来很大麻烦。

（三）基础环节工作薄弱

针对档案管理工作来讲，一般划分出八个环节：档案收集、检定、整理、保管、检索、编研、利用以及统计。这八个环节主要是针对社会的需求与实际的工作要求制定的。目前出现一些基础工作薄弱的现象，例如，材料收集不全面、档案检定不到位等，这些情况都会加大档案管理工作的压力，同时也增加了工作人员的工作量，使得档案管理矛盾越来越突出。所以，事业单位档案管理一定要从基础做起，认真处理每个环节的工作要点，为后续的工作带来便捷。

（四）对档案的利用程度不够

事业单位档案的收集与管理只是一种手段，对信息资源的有效利用才是最终目的。由于档案管理人员的认识不足，单纯地认为，只要档案不被遗失，妥善保管就可以了，导致对档案的利用程度不高。其实，档案对单位内部决策起到一定的指导作用，领导可以根据单位过去的发展进行分析与总结，最终得出建设性意见。综合来看，档案资源的开发与利用具有非常重要的现实意义。

二、档案管理员的主要职责

作为一名优秀的档案管理者，一定要履行好以下职责。

认真贯彻党和国家关于档案工作的法律法规，制定合理的档案工作计划，及时进行工作总结。

根据《档案管理工作规范条例》，对相关的档案材料进行收集、编制、管理等。对调动的档案要及时登记，确保档案的齐全与完整。

积极开展档案管理宣传工作，提高干部职工的档案意识，对保管期已满的档案进行汇报处理。

加强档案管理保密观念，做好文件、资料的保密、保管工作。

严格管理档案库环境，禁止存放易燃物品，做好通风、降湿、防盗等工作。

三、事业单位档案管理工作创新与改革原则

（一）规范性原则

在新时期下，事业单位的档案管理必须坚持规范性的原则，确保档案在管理过程中的准确性、使用过程操作流程的规范性。

（二）灵活性原则

事业单位档案管理工作在保证规范性的前提下，需要针对新问题、新情况进行具体分析，进一步提高档案管理工作的灵活性，使事业单位的档案管理工作能够满足新形势下社会发展的需求。

（三）服务性原则

事业单位档案管理工作的创新与改革，一定要提高管理人员的服务意识，树立积极创新、主动热情的工作理念，尽量满足员工、企业、社会以及个人的需求。

（四）科技性原则

随着计算机先进技术的发展，事业单位档案管理要本着科技性的原则进行改革，彻底打破传统的管理理念与方式，运用现代化的先进技术进行档案收集与管理，加强事业单位档案管理的科技化与信息化建设。

四、事业单位档案管理工作改革与创新途径

（一）加强信息化管理手段

随着计算机网络技术的发展，在事业单位档案管理中，要合理运用信息化的管理手段，实现信息化管理。首先需要制定合理的档案信息化管理规划，结合事业单位发展的具体情况以及档案管理的根本要求，从宏观的角度对档案管理进行分析，分阶段、分步骤对相应的方案进行实施；其次，建立人事档案信息网站，以主页的形式向公司员工开放，单位员工可以通过主页对档案的信息进行查询，有效提高档案管理效率，充分实现事业单位档案管理的资源共享与传播；最后，通过电子文档的形式对管理前端进行控制，对电子档案进行存储、保管及共享。

（二）不断完善档案管理机制

社会新形势的发展给事业单位档案管理工作带来很大冲击，很容易使档案管理工作出现流程混乱、权责不明、结构松散等情况。为了对档案管理工作进行创新与改革，事业单位需要不断完善档案管理机制。关于事业单位档案管理的机制制定，一定要能够维护事业单位的稳定发展与广大员工的切身利益。相关制度的落实要全面贯彻科学发展观，转变传统的管理观念，具备灵活的管理特点。在日常工作中，可以根据单位的发展对管理机制进行不断完善。另外，事业单位管理制度的完善涵盖单位的每个环节，便于调动档案管理人员的积极性。最后，档案管理制度的制定要加强信息安全的运用，电子档案的安全包括系统安全、信息安全以及管理安全等。在以上三种条件的基础上，积极推动档案的利用，可以通过展览、出版期刊等方式挖掘档案资源服务的具体需求。

（三）提高档案管理人员思想认识，增加硬件设施的投入

目前，事业单位中的档案管理人员很少能够及时更新观念，领悟到档案信息化管理的重要性。所以，为了做好档案管理的改革与创新，必须正确树立起新时期信息化档案管理的思想意识，认清当前社会及企业的发展形势，抛弃传统的服务理念与被动的服务意识。事业单位要加强对档案管理部门的重视，对档案数字化、信息化管理要有正确认识，加大档案管理硬件设施的投入，及时淘汰陈旧的办公设备，为档案管理工作人员提供必备的工作保障，避免在工作中浪费时间与精力。档案管理人员一定要认真对待自己的本职工作，尽到自身的工作职责。

（四）提高档案管理人员素质

事业单位中，档案管理人员是档案管理改革与创新的主体，所以，事業单位要全面提高档案管理人员素质，进一步强化服务水平，通过对管理人员的思想教育与培训，使每位档案管理者树立起正确的核心价值观，热爱自己的本职工作，真正学习办公室基本操作技能，熟练掌握现代化档案信息存储工具，及时认清档案管理信息化的新形势，适应当前的管理模式。以积极的态度对待每天的日常工作。事业单位要重视档案管理人员的引进，优化档案管理队伍的结构，进而提高档案管理效率。定期举办岗内培训与外出学习考察，重视经验交流，实现经验与资源共享。通过先进的技术与理念武装档案管理人员的头脑，从而促进档案管理工作的改革与创新。

五、结束语

在信息时代快速发展的背景下，做好事业单位档案管理工作的改革与创新势在必行。该过程需要建立健全相关的管理制度，不断提高管理技术，加强工作人员的素质及意识培养，注重档案管理的安全性，在改革的过程中不断探寻信息化、规范化的档案管理新途径，进一步创新事业单位档案管理服务工作。

参考文献：

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作者简介：魏艳明（1964-），女，满族，河北省承德市，馆员，人力资源部主任，大专，档案管理。