如何利用数据透视表进行数据分析

熊文敏

伴随着计算机技术的不断发展，应用软件功能逐渐增强，office软件在各领域的应用也不断深入。近几年，企业规模越来越大，社会对企业的各项工作提出了更高的要求，尤其是对企业各种数据的计算和分析。用Excel来编制表格，计算并汇总数据已经成为很多企业办公人员必备能力。

一、引言

Excel作为office办公软件的重要组成部分，可以进行各种数据处理，尤其是数据分析功能，这个功能可以大幅提高数据分析的有效性，提高工作效率，在工作中发挥着举足轻重的作用。

二、数据透视表概述

EXCEL中最有创造性、技术性和强大分析能力的工具，便是数据透视表。它可以对大量数据进行合并汇总，能对明细数据进行有效全面分析，可以通过转换数据的行和列来查看源数据的不同汇总情况，同时可以通过不同的页面来筛选数据，根据数据分析的需要显示区域中的明细数据，并伴随源数据的更新而自动更新数据处理结果。使用数据透视表可以深入析数值数据，并且可以回答一些预计不到的数据问题。

三、数据透视表在会计工作中的应用

（一）数据透视表的数据源

如果要创建數据透视表，数据源必须是规则的数据，表格的首行为字段的形成，不能为空，数据源中不要出现空白的单元格且不要合并单元格，每个字段中的数据类型保持一致性，要想数据透视表使用时快捷方便，就要先保证数据的规则性，尤其是在数据量比较大的时候，数据透视表的优势更容易被突显。数据源的引入可以是外部数据，也可以是当前数据，可以来自EXCEL，也可以来自ACCESS数据等或者纯文本文件。

（二）如何创建数据透视表

首先从工作表的插入菜单选择“数据透视表”，分成四个区域：1、筛选器：添加字段到筛选器中可以使该字段包含在数据透视表的筛选区域中，以便对其独特的数据项进行筛选。2、列标签：添加你所需要的信息字段到列标签区域可以在数据透视表顶部显示该字段的独特的值。3、行标签：添加你所需要的信息字段到行标签区域可以在数据透视表左边的整个区域显示来自该字段的独特值。4、值字段：添加你所需要的信息到值区域，可以使该字段包含在数据透视表的数值区域中，并使用该字段中的值进行指定的计算，如：求和、计数、平均值等。

四、数据透视表的具体操作

在会计的日常工作中，经常会遇到表1中相关数据的统计汇总，如果手动汇总，订单较多的情况下，耗时费力，并且容易出错。所以需要用到“数据透视表”功能来解决这个问题。

在EXCEL工作表中，选择并单击菜单中的“数据透视表”，系统出现“创建数据透视表”对话框，选择区域和放置位置即可。在字段设置中选择所需要的信息分别放置到数据透视表的四个区域：例如：统计汇总销售人员林丹的订单金额数，具体步骤如下，创建空白数据透视表后，将字段列表中的销售人员与订单金额勾选到数据透视表对应区域。勾选后，销售人员会自动排列到行字段，订单金额自动排列到值字段，汇总方式为求和。在销售人员右侧小三角箭头标签内取消全选，只选择林丹，则显示出最终结果。

五、结束语

作为快速汇总，对大量数据进行分析的交互式工具，数据透视表不用编程，不用函数，简单方便，易学易用，动态数据源和数据透视表或图，让数据更加灵动、直观。总之，利用数据透视表可以进行卓有成效的数据管理及分析，满足管理需求。（作者单位为湖南信息学院管理学院）