企业档案管理创新与服务模式研究

刘发勇

【摘要】随着现代企业管理理念和制度的不断发展进步，档案管理和服务，作为企业管理工作的重要组成部分，在信息资源方面，对企业的可持续发展起着越来越大的作用。本文分析了当前企业档案工作中存在的不足，对企业档案管理创新与服务模式进行了思考探讨。

【关键词】企业档案；管理；服务

随着现代企业管理理念和制度的不断发展进步，档案管理和服务，作为企业管理工作的重要组成部分，在信息资源方面，对企业的可持续发展起着越来越大的作用。因此，档案工作日益被广大企业所重视，档案管理和服务水平得到不断提高。

一、当前企业档案工作中存在的不足

（一）对企业档案工作的意义存在认識上的欠缺

企业档案是企业所有经营活动最原始的记录，是管理者进行决策的重要参考依据，也是企业历史的真实记载。但当前相当一部分企业对企业档案工作的意义认识不足，只重视生产经营等能直接带来经济效益的工作，而忽视档案的无形价值和长远价值，简单的将档案工作等同于后勤杂务，造成了档案工作的全面滞后。

（二）企业档案管理制度落后

企业档案管理制度落后主要表现在档案管理和档案服务的水平严重滞后于企业发展的需要。一方面，部分企业只只重视对档案的整理保管工作，对于查阅档案、提供信息服务的意识不足，往往使档案束之高阁，没有发挥出其应有的价值作用。另一方面，个别企业的档案管理制度存在较大漏洞，管理上比较混乱，对于档案服务随意性较强，丢失档案现象严重。

（三）档案工作的人力支持和技术支持不足

一是由于部分企业对档案工作不够重视，没有设置专职档案管理岗位，而且很多兼职档案管理人员也不具有相应的业务能力，他们仅仅把档案工作当做额外的工作负担，不会做，也不想做，档案工作形同虚设，使企业档案工作长期处于停滞状态。二是由于企业对档案工作的投入不足，档案工作的技术和设备落后。尤其是在互联网时代，信息技术正在被各个领域广泛采用，但是在档案工作当面，很多企业依然沿用传统的人工方式进行，效率低，质量差，成本高，直接制约了档案工作水平的提升。

二、企业档案管理创新与服务模式提升策略

（一）提高对企业档案管理和服务工作的认识水平

在企业内部，从管理层到一线工作人员，都要充分认识到档案管理和服务的重要意义。不应将档案管理视作是一项简单的整理和保存资料工作，而应将档案管理作为企业文化建设、企业历史传承和企业信息资产工作的重要组成部分，不断提高重视程度。同时，还要着力于提升档案服务的水平，积极研究档案服务的新途径、新模式，真正让档案信息流动起来，不但为管理层提供可靠的决策依据，也为企业各部门之间进行协调合作，提供信息支持，使其发挥出在企业发展中的积极作用。

（二）提高企业档案管理制度的建设水平

企业档案管理制度的建设水平是企业档案管理工作质量的基础保障。做好企业档案管理工作，就要摆脱传统工作观念的制约，根据时代发展和企业发展的需求，与时俱进，因地制宜，积极加强企业档案管理制度的建设。首先，企业档案管理制度要具有科学性。在企业档案管理制度建设中，要引入现代企业管理理念，将企业档案管理与企业提高经济效益和社会效益紧密结合，与企业文化建设和企业历史传承紧密结合，确保企业档案管理质量。其次。企业档案管理制度要有针对性。各个企业的具体情况不同，企业档案管理制度建设也要体现出适应自身情况的针对性。如在岗位设置、人员配备、整理存放、查阅交流等方面，一定要结合本企业实际，关注可操作性，使企业档案管理工作更加高效，更加稳定。再次，企业档案管理制度建设要有创新思维。任何制度都不是一成不变的，企业在发展，各项制度建设也要随之不断发展完善，企业档案管理制度建设也不例外。企业档案管理制度建设要根据企业发展需要，及时的、灵活的进行创新调整修正，如管理技术的更新、管理内容的增减、管理方式的调整等等，使得企业档案管理工作保持活力，向精细化、多元化和科技化方向发展。

（三）提高企业档案管理和服务的技术水平

对企业档案管理和服务工作实施信息化升级改造，已经成为大势所趋。因此企业要加大投入，积极进行信息化基础实施建设，依托互联网和局域网，建立起企业内部的档案管理和服务的数据平台，加快对传统纸质档案的数字化转化和存储进程，不但使档案保存更加安全可靠，而且也提高检索查询的便捷性。

针对这一工作的需要，还要加强对企业档案工作人员素质的提升。一方面要积极引进档案专业人才充实到档案管理队伍中来，提升队伍的整体素质，另一方面也要加强对现有队伍的培训工作，以业务能力和责任意识为培训重点，打造出一支能力过硬、态度端正的档案管理队伍，为提升档案工作水平夯实人力资源基础。

（四）提高企业档案服务模式创新水平

要将档案管理工作发挥出实效，不但要管好档案，更要用好档案，这就必须不断提高企业档案服务模式的创新水平。除传统的查阅档案、为企业管理者提供信息外，现代企业档案服务模式，还可以在以下几个方面加以扩充完善。一是主动报道，将档案进行汇总整理，以信息报道的形式，及时主动的发布，提高档案的利用率。二是建立档案信息查阅平台，为企业内部提供随时随地的档案服务。三是提供配套服务，如档案的复印、外文资料的翻译、外界信息的搜集等等，提高档案服务的全面性和层次性。

参考文献

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[2]车琳.档案服务的目标定位与创新[J].信阳农业高等专科学校学报，2006（03）.