基于档案规范化管理的几点思考

张微

摘 要：随着电子档案被添加到现代档案系统之中，档案管理工作的组织难度逐渐加大。在给档案管理工作提出的全新管理要求之中，规范化管理工作极为重要。通过应用规范化的管理方法可以使档案管理体系变得更为科学，管理档案材料的活动也可以更为顺畅。然而随着档案资源的内容逐渐复杂化，规范档案管理工作的开展难度也有所提升。本文根据对现代档案管理内容的了解，对规范化管理档案的实现方法进行研究。关键词：档案管理；管理方法；规范化管理随着信息技术逐渐渗入到档案管理系统之中，档案管理人员积极开展各种与信息化管理技术相关的学习活动，通过掌握新型管理技术来优化自己的日常的档案管理工作。然而处理使用先进手段完善档案管理系统之外，管理人员还要提升档案管理工作的规范化程度，使所有档案材料都可以在优质的管理工作的影响下发挥出其具有的多种价值。本文对档案管理工作规范化的相关内容进行探讨。1 提升档案管理工作规范化程度的意义在规范化现代档案材料管理系统时，可以进一步增加档案管理的方法，如果只使用单一化的管理方法，一些全新的档案管理需求就难以被充分满足，如电子化档案材料的特殊管理需要以及共享可用档案的等多种需求。而在规范化档案管理系统工作开展过程中，管理人员可以对错误的档案管理方法进行改进，同时也可以将全新的管理方法引入到管理系统之中，从管理档案的各个环节入手，使档案管理工作可以以更高的效率开展。在规范化档案系统的工作之中，改变不仅仅体现在管理方法这一个方面，也体现在管理人员身上，档案管理人员在投入到提升管理工作规范化程度时，还能改变自身的管理素质，借助培训、调研与管理实践等多种活动充分熟悉规范化的档案管理流程，优先选用规范化的档案管理方法，在改进档案管理系统的同时，也对自身的职责有了更加清晰地认知。档案管理是现代管理的重要组成部分，对组织的正常运行具有非常关键的影响。具体来讲档案主要包括两个方面的内容：一方面是和组织业务相关的信息记录；另一方面是和组织员工相关的人事变更信息记录。科学合理的档案管理可以有效规范档案管理工作，对档案管理的流程进行优化处理。信息数字化是时代发展的必然趋势，在数字化进程中我们已经引入了大量的办公型技术设备，在先进设备的辅助之下，档案规范化管理工作才能得以顺利开展。计算机档案管理是一种现代化的管理手段，是档案规范化管理的重要方式。档案管理具有一定的系统性，档案管理人员必须对相关档案开展一系列的工作，主要包括对档案资料进行有效的采集和整理。在此期问一定要保证档案中不能出现错误信息，同时保证档案信息的完整性。2 科学的管理对策规范化档案管理系统的活动刻不容缓，在了解了这项工作的价值之后，管理人员就能通过应用以下几种管理对策来革新档案管理工作的开展局面。2.1 增强规范化管理工作的宣传力度在提出规范化管理的工作理念之后，管理人员逐渐开展扩大规范化管理理念的宣传范围，将新型规范化管理要求添加到管理规范之中，使管理人员、普通员工以及上级领导均能都对规范化的档案管理留有一定的印象。管理部门的领导应当主动地应用规范化的档案管理方法，给其他工作人员进行是示范。将规范化管理档案工作的多种价值都添加到管理宣传内容之中。在宣传环节不断地对档案管理资源进行整合，以便于使后续的管理任务也能够更为井井有条地进行。2.2 完善管理制度实现规范化程度较高的档案管理工作的必要前提就是落实相应的管理制度，管理制度之中不仅仅需要涉及到管理工作开展方法方面的内容，同时还要包含规范管理人员的工作内容，使工作管理和人员管理两种活动可以同时开展，在制度中必须要体现出给管理人员的工作提出的规范性要求，将其职责进行划分，使领导者实现对管理人员的分级管理需求。管理人员在新型规范化档案管理制度的严格约束之下，也能够计划性地开展档案管理工作。实现多方位增强档案管理规范性的工作需求。2.3 加强对管理工作的监管力度在监管人员的协同帮助之下，管理人员的工作也不会频繁地出现错误，因此可以适时地增加监管工作的开展次数。档案规范化管理工作的顺利开展离不开监管工作的支持，管理人员需要加大对档案规范化管理的监管力度。首先，成立专门的监管小组。其次，对档案管理工作开展不定期的检查，及时发现工作中存在的问题，并及时解决问题。最后，明确档案管理人员的工作职责，对工作人员的工作成果进行不定期检查。2.4 引入先进的设备计算机和网络技术的出现和普及极大地促进了各行各业的发展，同时也是现代管理的主要工具。档案规范化管理工作的顺利开展离不开计算机和网络技术的大力支持。具体来讲，借助于计算机技术，档案管理人员可以实现对档案的分类管理。此外，通过构建档案共享平台实现对现有信息资源的共享和充分利用。还可以借助计算机技术开展对档案资料的采集工作，保证采集资料的全面性。2.5 大力培养档案管理人员现阶段，我国在档案规范化管理方面还存在一定的问题，出现问题的主要原因就是档案管理人员的工作技能和专业素质相对较低，同时对档案规范化管理工作不够重视，未能正确认识档案规范化管理的重要性。为了解决上述问题，笔者认为相关人员可以从两个角度开展工作：第一，进一步强化档案管理人员对档案规范化管理工作的了解，让档案管理人员正确看待和认识档案规范化管理工作，明确档案规范化管理的积极影响。第二，加强对档案管理人员的培训力度，聘请一些高水平的专业人员对员工进行培训，不断提升档案管理人员对档案规范化管理的理论认识，同时不断提升档案管理人员的工作技能。此外，领导阶层的人员还需要制定科学合理的奖罚制度，对表现相对较好的档案管理人员进行适当的奖励，这样可以有效提高工作人员的积极性和学习热情。3 结束语档案管理人员如果想要创设出更为科学的档案管理局面，就需要从技术与管理体系两份方面入手，全面展开改进档案管理工作。除了从制度、人员以及设备这几个角度来完善管理体系之外，管理人员还要始终坚持创新理念，创新管理方法以及管理模式，將创新改进活动与规范化改进活动结合开展，同时还要找出档案系统改建工作中的问题，通过解决出现频次比较高的问题来给出更令服务对象满意的档案管理服务。参考文献[1]董凤娟.关于加强档案管理规范化的几点思考[J].时代报告，2017（8）.[2]古雯雯.在新形势下对高职院校如何推进档案规范化管理的几点思考[J].经营管理者，2017（24）.[3]于金凤.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].小作家选刊，2017（23）.[4]李亭.对规范化管理慈善档案的几点思考[J].中外交流，2016（34）.