医院文书档案管理中存在的问题及对策研究

廖琴

摘 要：医院文书档案是医院档案中的重要组成部分，其管理的主要内容是为医院领导决策科学化和医院现代化建设提供重要的依据。因此，要对医院文书档案管理中存在的问题进行分析，进而为更好的完善医院文书档案管理系统提供科学有效地策略。本文先阐述医院文书档案管理的一些特点，对其存在的问题进行分析，给出完善医院文书档案管理的优化策略，为提升医院文书档案管理质量打下坚实的基础。

关键词：医院；文书；档案管理；

1引言

医院文书档案是体现医院行政管理及其党务活动的档案，保存了医院创建伊始所进行的多种管理活动，比如说，医院日常业务管理、人员分配管理、财务政权管理、党务群众管理。文书档案一般是由处理之后的有深远意义及其价值的文书转换成的，其主要包括本单位形成的会议纪录、纪要，制定的各类规章制度、工作计划及总结，拟定的红头文件，签订的各类合同及协议，人事任免，表彰，上级部门下达的需要本单位遵照执行的相关材料等文件、资料。文书档案管理的多项工作可以全面表现医院历史的工作业绩和管理能力，也是医院主要基础工作，是医院管理者做出重大决定的关键依据。在信息化技术被广泛应用的今天，医院文书档案工作的核心作用尤为重要，但是有些医院的文书档案管理工作仍旧不够细致和深入，在这种情况下，需要对医院文书档案管理中存在的问题进行分析，总结问题的根源，为医疗领域的建设提供科学的依据。

2文书档案管理的特点

从不同方面阐述文书档案管理特点：

①重要性

医院文书档案详细记载医院从创建伊始不同时期的关键活动和事件，及其工作流程，不单纯是记录了医院本身的创建发展过程，还表述了医院多种活动的深度和广度，并映射了医院的管理能力，能够推进医院建设进程，为医院全面开展多种活动提供有效地依据。

②安全性

文书档案管理的重工之重是要保障存储档案的安全性和私密性，防止文书有泄露或者丢失的现象，这就要求档案人员对其电子文档进行定期加密，不定期的变换密码，并且要确保所存资料的初始性。

③标准性

所谓医院文书档案管理的标准性，是要借鉴立卷原则的思想，在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，将具有参考保存价值的文档作为核心归档内容，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，保持文件之间的历史联系，区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。文件之间的联系主要表现在文件的来源、内容、时间和形式等方面。各种文件的保存价值因在本机关工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有区别，须将永久、长期、短期保存的文件分别立卷。

3医院文书档案管理中存在的问题及对策的研究

3.1医院文书档案管理存在的问题

为了更好地提升医院建设质量，从如下的几个方面来阐述文书档案管理存在的问题：

①对文书档案管理重视程度不够

很长一个时期，医院的建设思想受到医院要医疗服务为主的传统思想所束缚，没有将注意力放在文书档案管理中，在很大程度上存有“重业务、轻档案”的思想，更有甚者会认为文书档案管理工作没有存在的意义。致使文书档案工作容易被忽略，其资源严重匮乏，文书档案的利用率下滑。

②档案管理人员意识淡薄

在进行医院人才培养的过程中，都将重点放在对医院技术人员的培养中，对医院文书档案管理人员的教育淡薄。文书档案管理人员管理水平都会停留在一定的经验上，其思想和观念都跟不上发展的时代，档案管理人员大多都是从各相关职能部门岗位中调配而来的，缺乏一定的专业知识，不能很好的胜任其档案工作。具不完全统计，在全国部分医院的档案人员都缺乏对档案管理工作的专业学习，致使医院的文书档案管理工作落后，无为法适应现代化发展需求。

3.2医院文书档案管理工作的优化策略

根据综上所述医院文书档案管理中所存在的问题，从如下的几个方面制定医院文书档案管理工作的优化策略：

①增强专业学习

要想建立全面的医院文书档案管理系统，需要促使相关管理人员系统的学习档案管理相关知识，增强从业人员的档案管理意识，特别是医院领导的档案意识。要将着重点放在对文书档案管理的宣传上，促使医院各层领导干部及其职工对其文书档案管理有深刻的认识。医院领导如果明白文书档案管理的关键性，就会更好地将关注点放在对医院的文书档案管理中，并且将文书档案管理当做其医院发展的核心内容，给文书档案管理人员创造较多的培训机会，提升文书档案管理人员的素质和职业水平，以便更好地推动医院建设发展的进程。

②建立全面的规章制度

在技术全面发展的现今，档案管理的技术方法在不断的变化，所以，医院要创建与其相互应的档案管理制度，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。一个全面的文书档案管理制度是提升其管理质量的关键，所以医院要结合自身文书档案工作的实际情况，依据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》相关的法律法规，建立有效地管理制度，在此基础上还要制定文书档案管理人员的保密制度、岗位责任制、文书档案保管制度、文书档案查阅、借阅等相关制度，促使其有据可循。

③提升文书档案管理信息化和现代化建设进程

将网络技术和计算机信息技术有效的相融合，引入到对档案信息资源的调配和管理活动中，将其管理方向推向信息化和网络化。先要加大对各类纸质档案数据和信息数据的建档工作，统一数字档案的格式，规范其数据的安全性和长期性，为提升档案信息资源的利用率创造有力的条件。其次是在档案资料的采集、整理和记录的过程中将其管理向着计算机管理的方向迈进，提升智能化管理水平，最主要的是要提升医院信息化平台的建设进程，将多类档案信息归入其中，建设医院信息库，进行档案信息管理的网上数据传输，提升档案信息化效率，为医院不同的部门创造优良的服务。

4结束语

从上述分析中不难看出，医院的文书档案管理工作具有繁琐性和复杂性，具有持续性，建立全面、科学的文书档案管理系统是推进医院建设进程的一个重要前提條件。要分析医院档案管理中存在的弊端，就要深刻学习，在此基础上建立其相应的规章制度，建设不同类型档案室的多种基础设施，以此为依据着力于档案管理的本职工作，扩展视野，将新技术引入到文书档案管理的工作中，逐步实现文书档案管理的统一标准化，踏实稳固的提升文档案管理工作的效率，为医院各个科室和部门做好优质的服务，为医院建设发展提供科学有力的信息，促使医院档案管理工作更好的服务于医疗事业。

参考文献

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