浅谈档案数字化建设的价值与问题

李建梅

摘 要：进入本世纪以来，互联网技术的成熟以及电子计算机的普及给各行各业都带来了巨大的变革。尤其是在当今的信息时代，数据信息呈现出指数爆炸的增长趋势，传统的纸质档案管理模式已经难以适应社会的需求。档案数字化建设就是以虚拟的数据库搭配高效的上传下载网络，不仅实现了对大规模档案的分析处理，同时也能更方便的给用户提供查询。基于此，笔者在文章中首先阐述了数字化建设的意义；然后分析了档案数字化需要注意的若干问题，并提出了行之有效的实施策略，以供参考。

关键词：档案管理；数字化建设；价值；问题；策略

在传统的档案管理工作中，对档案管理、纸张、管理人员等办公资源有着较大的依赖。这不仅需要我们在前期基础设施上花费大量的资金，同时后期的运行维护也会给单位造成一定的负担。除此之外，传统纸质化档案管理的工作效率也饱受诟病，数据的查询调用服务也满足不了用户的需要。由此可见，积极地应用新技术来提高档案管理的水平，同时丰富档案管理的职能已经是大势所趋。

一、档案数字化建设的意义

（一）确保信息安全

档案具有历史性、知识性、政治性以及价值性等特点，部分档案管理工作更是关乎到国计民生，因此档案信息的安全问题也一直受到学界和业界的高度重视。在当代社会中，信息既是用户的消费品也是生产资料之一，其巨大的价值对档案管理工作提出了越来越高的要求。传统的纸质化档案管理模式中工作流程比较繁琐，管理人员由于疏忽或者恶意泄露，都可能造成安全问题。在后期档案使用的过程中，频繁地调用纸质档案也会使其逐渐受损，遗失破坏的现象也就在所难免。档案信息化建设则是在纸质档案的基础上进行扫描储存，重要的纸质文档则可以密封，不再使用。这样一来就大大的减少了自然环境的侵害和人为的损坏，提高了信息安全系数。

（二）改善查询服务

随着信息档案数据的与日俱增，纸质化管理模式会占用大量的资源，同时在查阅利用的过程中也受到诸多的阻碍。虽然，在档案管理工作中会按照内容的不同而进行分类，以给后期的管理查询减轻负担。实际上堆积如山的档案以及长篇累牍的文本令用户不堪重负，档案管理给利用者提供的指导作用就十分有限。而档案数字化建设则能有效的改善这一问题，以更加高效快捷的服务，充分挖掘数据信息的价值。在数字化档案的基础上，用户可以通过客户端直接进行关键字词的检索，数据库就能将相关的档案调出。这种服务模式改變了以往提前预约和定时归还的现象，让用户能够随时随地的享受到信息带来的便利。

（三）提高工作效率

档案数字化建设还有利于提高工作效率，对单位控制成本和精简人员有着非常重要的意义。档案数据对经济效益和社会效益起着积极地指导作用，然而在各单位档案管理工作相对独立，其它部门想要获取数据就十分困难。究其原因，还是各部门之间沟通渠道不畅，难以实现档案信息的共享。同时在传统的纸质化档案管理中，档案的收集、整理、归档、利用以及后期运维都需要大量的管理人员来落实，繁琐的工序使档案管理工作效率普遍不高。而在档案数字化建设中，利用专门的设备就能够将信息扫描收录，给档案管理工作带来了极大的便利。此外，专业技术人员还可以通过对终端的分类来实现档案的编目，只需要前期的技术搭建此后的档案都能有序的进行收集。可以说数字化建设使档案管理工作更加智能化，消除了部分冗余的工序使档案管理更加高效。

二、档案数字化建设的问题

（一）信息保密风险

实际上档案数字化建设也面临着一些新的问题，在解决了以往由于自然侵蚀和人为疏忽造成的安全问题后，网络漏洞的危险又开始凸显出来。档案数字化建设往往会依赖于局域网和以太网进行数据的传输，这样一来就给别有用心的人可乘之机。由于档案数据具有较大的价值性，档案数据库往往就成了黑客的攻击目标，从而造成信息泄露的问题。尤其是在部分档案中涉及到人们的个人信息和商业机密，在泄露之后不仅会造成巨大的经济损失，严重的更会危及到社会稳定。除此之外，数字化档案还具有高密度和易复制的特点，这虽然给管理工作带来了好处，但也滋生出一些漏洞。在数字化档案的传输过程中，一些细微的操作都可能会造成信息的泄密，而大规模的数据库很容易就被复制盗用。

（二）信息失真风险

档案数据的第一生命就是真实性，只有准确可靠的数据才能真正的给档案利用者提供帮助。而档案数字化建设在我国起步较晚，相关的理论和实践方法仍有待完善，这就使档案数字化的过程中容易出现纰漏。比如在使用扫描仪器进行数据的录入时，部分性能较差的设备就存在数据不足和失真的现象，给档案管理工作造成了严重的阻碍。而且数字化档案在后期使用过程中仍能进行修改，一方面虽然能不断地丰富和完善相关的资料，另一方面也由于其易改性而造成了大量数据的变动，使档案失实。一般来说，档案管理人员的计算机应用水平都比较低，相关的软件操作也不熟练。在管理过程中一些错误的操作就可能影响到数据的真实性，使档案的权威性与公信力受损。

（三）信息价值缺失

档案管理经过多年来的发展，业务范围和职能也发生了较大的转变，使数据的附加价值进一步提高。尤其是随着大数据和云计算技术的出现，档案管理工作不单单是对数据的简单收录，更重要的是对数据的分析以及对未来趋势的预测。这都必须基于系统完善的数据库之上，而当前的数字化档案管理工作中存在着较大的随意性，使数据呈现出碎片化、无序化的问题，其价值也就大打折扣。部分工作人员在收集数据的过程中对相关的背景了解不够，后期就难以对数据进行分析处理，其内在的联系也就难以被揭示。而部分档案管理部门对数据分析技术不重视，大多利用数据库进行阶段性总结与反思，使档案高瞻远瞩的先进性没能有效地发挥。总而言之，目前我国的数字化档案应用技术还十分薄弱，档案的价值仍有待开发。

三、档案数字化建设的策略

档案管理人员是管理工作的中心，其业务能力和专业技能直接影响到数字化建设的水平。因此，在数字化建设过程中首先就要提高档案管理人员的素质，打造一支专业的人才队伍。笔者建议，档案管理部门可以定期对档案管理人员进行培训，以档案管理专业知识和信息技术基础进行教育，给他们的工作打下坚实的基础。同时针对目前在职人员缺乏再教育的问题，单位也必须让职工不断地提升自我，以内部健全的奖惩机制来促进管理人员的学习进步。

档案数字化还需要信息技术的支撑，需要单位与时俱进地提高自身数字化水平。首先档案管理部门可以聘用专门的信息技术人才来搭建数据库，并完善档案管理的数据传输系统。在此基础上让档案的搜集录入有条不紊的进行，保障档案数据的规模和真实性。其次，要善于挖掘数据的价值，真正的给档案利用者提供指导。最后值得一提的是，档案数字化建设还必须要提高风险监控技术，给档案管理提供一个安全的环境。档案管理部门可以通过软件和硬件两方面入手，通过采购和引进新技术新设备，来提高档案管理系统的安全性能。笔者建议，档案管理部门与专业的正规的数据公司进行合作，借助大数据公司专业的技术与庞大的信息系统来进行管理。同时也能广泛地从互联网数据公司中吸取经验，来完善自身体制建设和数字化建设基础。

综上所述，档案数字化建设能够改变以往落后的工作方式，并且能深入的挖掘数据价值。但在档案管理中仍需要注意信息安全问题和技术应用问题，在发展的过程中不断地提高档案管理人员的职业素养以及数字化建设水平。以此来促进我国档案管理事业的进步，以档案信息来指导实践并迅速与国际档案管理接轨。

参考文献

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