事业单位档案管理信息化建设存在的问题与策略研究

李丹

摘 要：档案管理是事业单位日常工作的重要组成部分，档案管理的效果与质量将直接影响到事业单位的健康与发展。近年来经济与技术的发展使人们进入了信息时代，为了适应社会发展趋势，提高自身的竞争力，事业单位应当对档案信息管理工作予以重视，并加快信息化改革与建设。文中将对事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题展开探究，并提出有效的解决策略。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题；策略

信息化建设是事业单位档案管理工作不可逆转的重要趋势，传统纸质档案管理工作已经无法适应当前社会发展的趋势，且纸质档案容易出现丢失、泄露、损坏等问题，这严重影响了事业单位的健康发展。信息化建设可以提高档案的存储效率与利用效率，避免档案出现损毁、丢失等严重问题。虽然很多事业单位开展了档案管理信息化建设工作，但是由于缺少建设经验，信息化建设面临较多的问题与困难，对此展开探讨有着重要的意义。

1 事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题

1.1 部分单位对档案管理信息化建设的重视程度不足

很多单位都没有意识到档案管理对于单位发展的重要意义，认为档案管理的优劣并不会对单位造成影响。在这种错误认识的影响下，很多事业单位并没有积极开展信息化建设工作，相关的资金投入、物力投入以及人力投入都明显不足。管理者往往认为，信息化建设会增加事业单位的成本，而其收益甚微，因此不愿意增加资金等方面的投入，这严重阻碍了档案管理信息化建设的步伐。

1.2 档案信息资源的开发不够深入

信息资源开发的质量将直接影响到档案信息的完整性，并影响着档案信息管理的实际质量。但是由于缺少科学的管理与规划，档案信息资源开发工作存在较多的问题，首先，资源的收集不够全面，在将信息录入到数据库的过程中，工作人员仅以原有的纸质档案为依据，而没有展开实地调查，而部分纸质档案已经缺损或其内容已经陈旧，这些档案已经没有录入价值，有价值的资料却没有录入到数据库中。其次，重复加工的问题较为严重，数据库的内容需要进行必要的整合与规划，但是部分工作人员认为将数据录入就算是完成的信息化建设，而没有对数据进行必要的处理与分析。资料不全以及重复加工问题都会影响档案信息资源的有效利用。

1.3 工作人员的专业素质不足

为了满足信息化发展的需要，事业单位必须加强对工作人员专业素养的关注。但是当前很多工作人员并不具备较强的专业素质，这严重影响了信息化建设的质量与效率。一方面，老员工对计算机技术、数字化技术的认识不足，操作能力较差，无法利用信息技术展开高质量的档案管理工作；另一方面，年轻员工虽然具备一定的计算机以及信息技术操作能力，但是他们的工作经验不足，在实际工作中常常遇到问题与阻碍。

1.4 档案检索效率相对较低

档案检索效率低下也是当前信息化建设中存在的主要问题。由于档案资料均被存储到数据库当中，因此在调取资料的过程中需要用到检索工具，当前常用的检索方法主要有两个，即计算机检索与手工检索。由于各部门工作人员并没有接受过系统的计算机技能培训，他们对相关软件的了解不足，在检索的过程中多依赖于手工检索，这种检索方法的效率较低，严重影响档案资料的使用效率。

2 事业单位档案管理信息化建设的有效策略

2.1 提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度

管理人员的重视程度将直接影响到档案管理信息化建设的质量，在工作中，管理者应当对事业单位建设与发展的内外部环境进行充分的分析，认识到信息化建设是社会发展不可逆转的重要趋势，并加强对檔案管理工作的重视。管理者要认识到档案信息资源是单位开展活动、制定决策的重要依据，其虽然不能直接影响到事业单位的收益，但是与事业单位的各项活动息息相关。管理者要增加资金、设备以及人员等方面的投入，为档案管理信息化水平的提升奠定良好的基础。

2.2 积极建设信息化推广平台

事业单位应当积极建设信息化推广平台，引导各部门积极参与到档案管理信息化建设工作中来，加强各部门之间的协调沟通，保证档案信息资料收集的完整性，减少信息化建设阻力。在平台上，工作人员应当详细写明档案管理系统的使用方法以及应用优势，让其他部门的工作人员可以掌握档案管理信息系统的使用方法，最终提高档案资源的有效利用率。在平台建设方面事业单位要积极学习国内外的先进经验，提高自身的建设水平。

2.3 加强对工作人员的培训与管理

首先，在引进人才时，管理者应当加强对人才责任意识、计算机操作能力、档案管理能力等方面的考察，保证其能力符合单位的实际需要；其次，单位要定期组织员工参与培训，保证其能力与素养可以与时俱进；再次，单位可以采取老带新的模式，让老员工可以带领新员工进行实践，使其可以了解档案管理的实质，增加新员工的工作经验，同时新员工也可以帮助老员工掌握计算机操作技术；最后，各单位应当定期对员工能力与素养进行考察，考察合格的员工方可参与信息化建设工作。

2.4 积极引进先进的设备与技术手段

设备与技术是档案管理信息化建设不可忽视的物质基础，事业单位应当积极引进计算机设备、电子存储设备以及管理软件，并定期对设备、软件进行检修、维护与升级，保证信息化建设水平可以不断提升。在管理的过程中，档案存储形式应当不断得到丰富与优化，如可以将纸质档案转化为文本、图片、视频以及音频等形式，提高档案管理的多样性与有效性。

3 结语

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，为了推动企业的发展，档案管理工作应当开展必要的创新与改革，使其信息化水平可以得到有效提升。当前档案管理信息化建设工作存在管理者重视度不足、资源开发不够深入、员工素质较低、检索率较低等问题。为了改善现状，各单位应当加强对相关工作的重视，建设信息化推广平台，加强对员工培养的关注，并引进先进的设备与技术手段。

参考文献

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