当前城建档案管理存在的问题与改革对策

摘 要：城建档案管理是档案管理一项重要工作，城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，自1980年全国科技档案工作会议之后，城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域，其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善，但随着城建事业的飞速发展，城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。本文结合现在城建档案管理情况，分析城建档案的重要性及发展前景。

关键词：档案收集；管理体制；数字化建设；资源共享；信息化操作；整理。

一、城建档案管理的社会功能

服务：城建档案管理的最终目的是提供利用，服务于城市建设。

保障：城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规，制定操作性强的规章制度，确保城建档案工作的顺利实施。

跟踪：对建设工程档案实行同步管理，是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求，主要是档案工作要与工程建设同步，它有着承上启下的作用。

监督：要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督，包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度，对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。

二、当前城建档案管理中存在的问题

（一）档案收集、处理不尽规范

檔案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少；实践中，城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收集起来，存在遗漏问题；二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少；三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。

（二）档案收集方式过于单一

档案利用率低，实践中，城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高，不到用时，绝不查阅，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，难以发挥档案的积极作用。主要反映在纸质档案收集比较多，特种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。

（三）档案收集内容不准确

有些已收集的城建档案，信息缺失严重、审批程序不合理等，有的材料混乱性东西多，缺乏关键理论。

（四）城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前，其硬件配置、网络组建仍然滞后。在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中，档案管理已经全部实现了信息化操作。但是，在城建档案管理领域，仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用，显然不能适应信息化快速发展的要求。

三、 为促进城建档案事业进一步健康发展，建议有关部门在以下几个方面加强城建档案工作

加强数字化建设 ，城建档案信息作为一个国家一座城市社会发展的重要战略资源，是再现历史书写未来的决策依据。城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合。为城建档案数字化建设提供了可能，加强城建档案数字化建设应着力抓好以下工作：

一是积极推进资源数字化建设。资源数字化建设是城建档案信息化建设的核心，主要包括两个方面的任务：第一是现有馆藏档案的数字化。

二是加强电子文件和电子档案的管理。电子文件的大量产生并由此带来的电子文件归档管理是数字化城建档案馆面对的重大课题。要突出电子文件的积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、检查和指导.以确保归档电子文件完整、真实、有效和安全，这是做好电子文件和电子档案管理的重要手段和基础工作。努力实现服务机制的创新。实现服务机制创新首先要提高对外服务的水平，扩大服务领域，提高城建档案馆的知名度，要使服务的方式由被动变主动，通过网络和利用者进行交流，及时了解城建档案信息的需求变化.有针对性地丰富馆藏、整合档案的信息资源，变被动、滞后的服务为主动超前的服务。要应用信息和网络技术变“死档案”为”活信息”，要紧密结合城市建设的发展，开发建设信息成果，利用多种形式，发挥城建档案在城市建设中的作用。

三是不断加快城建档案网站建设。网站建设是城建档案宣传工作的新途径.是提供档案信息利用服务的新手段。网站应具备档案查询、信息发布、网上办公等功能的高度互动。一方面，向社会广泛宣传域建档案工作的方针政策、法律法规介绍城建档案馆的工作职能提高城建档案馆的知名度。另一方面，通过网络宣传、利用馆藏、提高档案信息服务利用水平，为城建档案信息开发利用提供新的途径和手段。

四是突出人才队伍建设，人才建设是开展数字化城建档案馆建设的首要条件，为此需要努力培养一批既懂业务，又懂信息技术的“复合型”人才，要加大人才选拔和培养的力度，为数字化城建档案馆建设奠定人才基础。注重服务利用， 服务利用是城建档案收集保管的根本目的。城建档案的服务利用应遵循的原则，一是程序化准备原则城建档案信息资源开发应做好准备工作，它的首要任务是使信息资源有序化。二是扩大利用原则，就是使更多的城建档案信息为更多的档案利用者所利用。三是知识激活原则，就是将城建档案的信息经过消化、吸收和利用，而产生的新知识。也就是城建档案信息的编研成果，为利用者信息提供方便。

五是全面效益原则。当档案信息资源转化为知识资产后，必须考虑有偿使用这个问题，因为无偿使用不能体现将档案信息资源转化为知识资产过程中的劳动价值。实现域建档案信息资源的服务利用必须做好以下几方面的工作：一是以市场需求为导向，开发适合市场需求的城建档案信息产品，满足社会各方面的需要。二是紧跟时代节拍，加快域建档案信息消化、吸收和转化工作为利用者提供更多的信息“产品”满足不同利用者的需求。

作者简介

王文燕（1970年11月11日—），女，汉族，江苏泗阳人，大学本科学历。广州市越秀区任教师26年，工作任劳任怨，敢于探索创新，不断学习。于2017年4月调到佛山市城建档案馆，从此献身档案专业，探索档案历程。