房地产企业文书档案管理的思考

摘 要：在档案管理体系中，最为重要的组成之一即是文书档案。它是对企业整个发展过程的记载，也是企业各类领导决策、研发、基本建设等方面的过程与成果的客观反映。房地产开发企业的档案管理更是房地产行业单位诸多管理工作中重要的组成部分。文书档案的管理工作是企业重要的基础类、服务型工作，是一个企业工作业绩和管理水平的历史记载，也是企业领导做出重大决策的依据。

关键词：房地产 档案管理 企业

文书档案工作的水平如何，不仅可以体现出企业的工作面貌和工作作风，而且还关系到工作效率是否良好以及工作质量的高低，甚至自身工作职能是否发挥到位。文书档案工作制度的建立健全，以及制度是否具有科学性，能有助于上下通达、相互协调，以及整个企业的和谐运转。因此，对文书档案管理工作的提起重视，规范企业文书管理制度，提高文书档案管理水平，对于企业的长足发展起着不可忽视的作用。

1 提高文书档案管理工作的重视度

1.1 在企业内部做好文书档案工作的宣传

我们企业的文书档案工作是参照《档案管理办法》执行，对于企业的《档案管理办法》，档案管理人员会根据实际的工作，适时进行修订，那么档案管理人员可通过培训及宣讲，向企业员工解读《档案管理办法》及实施细则，并通过办公网，将本办法普及，进一步让企业领导及员工提高对档案工作的重视和支持，

熟悉文书档案从收集、整理乃至归档过程，以便档案管理人员更好的开展档案工作。

1.2 变被动为主动，提高文书档案的利用效率和价值

档案利用工作的主动性不仅是一个企业发展的客观要求，而且是企业档案管理工作发展的必然趋势。随着社会经济体制改革的进一步深入和完善，企业工作节奏不断加快，企业管理者要面对很多重大问题需要决策，档案工作只有变被动为主动，才能配合上企业发展的脚步，保证工作顺利进行。那么，如何有效地提高档案利用的主动性，档案编研是行之有效的途径之一。针对问题选择主题，组织专题编研，是实现档案工作主动性的必要手段，既提高了档案利用的主动性，又提高了企业的经济效益。

1.3 对新知识、新理念不断学习

在信息技术飞速发展的今天，对档案工作提出了更高的要求，相关领导干部及档案管理人员应主动积极地学习档案管理的新技术，努力成为具有管理才能和技术先进的复合型人才。企业档案管理者可以充分利用档案管理软件进行档案的整理、归档及编目，节约人工劳动，提高工作效率。还可充分发挥计算机的数据处理功能，为档案的利用者提供更为方便快捷的检索服务。利用我们的办公网络还可以实现资料资源的共享，让档案的利用更为便捷，覆盖面更广。

2 加强企业文书资料的收集工作

2.1 扩大文书资料的收集范围

对于企业的档案管理工作者而言，要不断加强专业知识的积累储备，扩大文书资料的收集范围。特别是对于企业重点项目、重要会议、重大决定所产生的各类文件资料，更要加强收集整理的及时性、全面性。要突出企业和各部门的特点，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。当然，在收集档案资料的过程中，要注意增加收集的渠道，提高文件资料的鉴别能力，对有保存价值的资料要具备足够的洞察力。

在房地产企业中，凡属记载和反映公司的生产经营活动，具有保存价值的文字材料、图纸、照片、报表、录像、录音、磁盘、账薄、凭证等。按类别分为：文书档案、项目前期档案、工程档案、商品房销售合同档案、会计档案、人事档案和实物档案等。根据公司各部门的业务性质，其档案所属类别我们是这样划分的 党群部、监察审计部、工会、团委其文书档案属于第一类：党群类；总经办、人力资源部的文书档案属于第二类：行政管理类；综合部、经营部、证券部、成本部、财务部的文书档案属于第三类：生产经营类；拓展部、研发部、产品研究部、产品质量部、总工办、工程部、客服部的文书档案均属于第四类：生产技术类。

2.2 加强部门间的沟通协作

企业各部门及下属分公司是档案资料的主要来源，根据企业《档案管理规定》，每年年初，要对上年工作产生的文件资料进行归档。各部门及分公司项目部平时要特别注意对日常工作及项目进展过程中产生的资料进行收集。档案管理人员要想更好的指导各部门做好资料的收集工作，就要经常了解业务部门开展的新工作，加强联系交流。档案管理人员及各部门兼职档案员还要注意督促文件资料的日常收集工作，及时与部门或项目负责人沟通，强化文件资料收集的重要性。通过部门负责人的有效监管，兼职档案员各负其责，避免文件资料的遗失，保证档案收集渠道畅通。

3 建立健全规章制度

作为档案管理者，《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》等相关档案法律法规，是必须要认真学习档案管理依据。具体细化到实际的档案管理工作中，要建立有关档案保管、分类、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。还要规范档案管理职责。制定相应的档案人员岗位责任制度，要求档案管理人员认真做好档案的收集、整理、管理工作，做好档案借阅和利用情况的登记。

那么，作为一家房地产企业，公司结合自身情况，制定出一套符合公司整个运营模式的《档案管理办法》，以适应公司发展的需要。本办法坚持公司集中管理与部门、分公司、子公司管理相结合的原则。工程档案、人事档案实行一级管理，文书档案、会计档案、商品房销售合同等实行分级管理。各分公司、子公司按照有關规定应作为档案保存的文件资料，须移交给公司各专业对口的部室，由各部室按照归档要求进行整理后，移交档案室立卷归档。公司总经理办公室负责档案的统一管理，并建立档案室，设置专职档案管理人员。各部门、各分公司、子公司设兼职档案管理人员，并向公司档案室报送名单，由档案室存档备案。

4 加强文书档案的信息化建设

4.1 文书档案管理规范化

档案管理工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在实际工作中，为提高档案实体质量，把好文书档案的源头，在处理文书资料的同时，就要严格按照规范进行收集，比如：发文要有审批单，请示、批复要齐全，合同要保留原件，完整的文件资料不可缺页，需要按项目分类保存的要整理清楚，不可过于混乱等。

4.2 利用办公自动化提高档案管理水平

在现代化企业中，网上办公已经常态化，纸质文档存储的的同时，形成电子文件也是是今后的必然趋势。电子档案简化了档案实体的管理，提高了检索效率。纸质文件只要排列有序，就可以通过检索软件查找出它的位置，大大减少了纸质文件立卷时的排架、检查统计，乃至后续的手工检索。当然，电子文档对设备、系统的要求相对较高，这就需要企业管理者提高对档案管理的重视程度，在硬件上做相应的投入，以保证电子档案工作得以实施，从而提高档案管理的现代化水平。

房地产企业的开发项目具有规模大、工期长的特点，在建设开发过程中形成的各类材料非常多。与其业务往来以及所涉及的部门和单位环节众多，因此需要在档案管理的过程中做到规范化、标准化。

总之，文书档案管理工作作为一项服务性工作，必须适应企业日益发展的节奏，文书档案管理者必须从传统的管理模式和管理理念里跳跃出来，与时俱进，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代，为企业需要提供更为便捷有效的服务，进而提高企业整体经济效益，推动企业管理水平的提高。

参考文献

[1]陈晶.企业文书档案管理滞后性探讨[J].现代商贸工业，2015，36（04）：60-61.

[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J].办公室业务，2016（01）：107.

作者简介

刘磊，天津市房地产发展（集团）股份有限公司。