网络环境下档案管理的创新探索

徐靓　张媛

摘 要：传统的档案管理对象以纸质化档案为主，管理人员数量较少，管理技术也比较单一化，与此相关的管理制度还不够完善，因而在网络化时代到来之后，这些管理模式的弊端逐渐体现。本文基于网络档案管理的必要性，分析了目前管理模式中存在的缺陷，并且从利用信息技术角度出发分析了档案管理创新的办法。

关键词：网络时代；档案管理；创新

在信息化时代中，任何工作的开展都需要依靠数据，因而档案的重要性逐渐凸显，对档案的利用和开发力度也在加大。传统的档案管理模式比较适用于纸质化档案管理，而针对许多的电子档案，这种管理模式的弊端逐渐凸显。如何抓住信息化时代这个契机，充分利用现代化的技术手段改进传统管理模式的弊端，创新档案管理工作成为了许多行业的新课题。

一、网络环境中创新档案管理的必要性

（一）保护信息安全

档案管理目的是通过收集、整理各方面的信息资料，形成相应的档案文件，为决策者的决策行为提供重要参考。随着社会活动日益丰富，在各种活动中所形成的档案资料越来越多，同时也越来越复杂。在网络化环境中如果保管不慎，很可能为不法分子留下可乘之机，造成资料泄露，因而有必要创新管理的方式。通过制度完善、技术改进、人员配置等诸多方式，改变以往的管理模式。

（二）顺应社会发展

随着计算机技术的发展，信息技术在各个行业中都得到了广泛的运用，利用网络资源建立电子档案，为需求者提供线上服务已经成为了创新管理的发展趋势。这种管理模式实现了管理者与用户之间的实时沟通，在第一时间满足用户的需求。这种管理方式

二、档案管理现状分析

（一）缺乏系统档案资源开发模式

在互联网背景下，不再只有纸质档案一种档案保存形式，网络档案的数量逐渐兴起。网络档案指的是在网络化运作的过程中形成的各种数据资料，其零散地分布在网站的各个部分。可以说许多企业或者机关单位在纸质化档案管理方面已取得显著成果，但是在网络档案管理上还有所欠缺，主要表现在缺乏科学的管理和利用体系。无论是企业还是机关部门都搭建了自己的网络平台，并且将其作为档案管理的重要阵地。虽然有很多的档案数据，但是这些数据比较零散，并没有做好分门别类，这也造成在利用档案的时候无从下手，许多的档案资料白白浪费。

（二）管理内容还需进一步的完善

虽然很多单位将自己的档案资料发布在网络平台上，但是从栏目和内容来看，很多设置还是有不合理之处，内容不丰富是首要问题。有些档案栏目虽然有响亮的名号，但是栏目里却没有实在的内容，纯粹发挥着摆设的作用。有的栏目虽然有内容，但是迟迟没有更新，无法做到与时俱进。在实践中暴露出的一个显著的问题：纸质资料与网络档案资源不匹配。管理者在接收到纸质材料之后，并没有及时将该资料记录到网络档案平台之中，久而久之积累的越来越多，无法短时间内更新完毕。

三、基于网络化背景创新档案管理模式

（一）认识网络之于档案管理的重要性

从现有的档案管理模式上来看，首要任务是加强领导层以及直接负责人员对于档案管理的高度重视。一是认识到档案管理工作是单位工作的重要组成，记录着单位发展的点滴，同时也会单位的创新改革提供重要依据；二是应接受單位员工对档案管理工作的监督，及时听取员工对管理创新的意见；三是积极响应时代的号召，运用信息化技术增强档案管理的实效性，这样不仅可以提升管理的质量，还可以实现信息的共享，帮助更多用户解决实际问题。档案管理工作是双向性工作，管理者既需要从社会各方面收集资源，同时也需要向社会传递信息资源，加大信息传输力度。

（二）整合各方资源提高档案管理品质

基于信息化发展的大背景，机关或者企业的档案管理不能仅局限于对纸质化档案的管理，应将眼光投入到网络化管理当中。增强网络档案管理力度，使档案管理走上规范化、现代化的道路，除了前期需要加大对网络平台、技术人员等硬件、软件方面的投入，更重要的是明确网络档案管理的长期规划，以及每个管理阶段的小目标，整合现有的档案资料，逐渐完善档案管理的体系。以大型企业的网络档案管理为例，因为企业每日运作量比较大，产生的各种数据资料比较多，因而有必要建立专门的档案平台，并且设置专门的档案管理部门，由专人负责档案的管理工作，使平台中的数据资料实时更新，并且不断丰富，实现企业管理与档案资源的有效对接。如果该企业是小型企业，或者是某个机关部门，信息量比较分散，且信息更新的速度会比较慢，此时可以借助档案专栏的方式，有一到两位专门人员负责专栏的更新，保证档案资料的与时俱进。

（三）规范管理方式以发挥档案的价值

真正发挥网络的窗口性作用，为用户提供良好的服务体验，为单位的内部管理工作提供重要支撑，应规范档案管理工作，加强制度方面的建设。首先应建立规范化的管理运作机制，采用领导分管与主要责任制度，将管理工作的责任落实到个人，在信息的收集、整理、归档等工作上做好层层把关，提高信息采集的效率和质量，并且有助于信息的定期维护工作，具有较强的执行性。其次要面向基层，立足于基层对档案的需求选择相应的档案内容，确保档案价值得以体现。比如在内网系统中，可以设定学习园地专栏，里面发布的是国家最新的法律政策或者制度规定等资料，帮助员工及时了解国家的大政方针。搭建动态化的档案管理平台，上级做出的指示或者文件指令能够立刻传递到基层，实现信息资源的双向流通。其次要充分利用网络档案平台提高工作的效率。比如可以是视频的方式记录每次会议，并且上传到网络平台上由员工自助调阅，了解会议的内容，而不用特地节约会议记录，省去了许多不必要的程序，并且实现了档案资料的分享。

四、结束语

网络时代的到来意味着我们的工作思想、工作方式都应当做出相应的调整，充分利用网络带来的优势，立足于单位发展的实际创新传统的档案管理模式，在沿用优秀管理经验的基础上，能够将信息化管理技术与理念融合其中，通过网络平台的构建有效管理档案，充分发挥档案资源的重要价值。做好以上几点，相信我国的档案管理又将迎来新的发展机遇。

参考文献

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[2].进举.浅谈档案管理在企业发展中的重要作用[J].今日财富，2010（5）.

[3].周涛.浅谈网络环境下如何做好档案管理工作与创新服务[J].劳动保障世界，2013（10）