浅谈如何有效做好机关档案管理工作

王媛

摘 要：随着信息化时代的到来，机关档案管理工作引入信息化手段，进一步增强了机关档案数据化、信息化管理水平。但实际机关档案管理工作中依旧存在问题，这些问题的存在制约着机关档案管理工作的高效进行。本文从机关档案管理工作的重要性出发，对机关档案管理工作中存在的问题进行阐述，并且提出有效做好机关档案管理工作的措施。

关键词：机关；档案；管理工作

现如今，档案管理在机关的众多管理内容中并不起眼，但是它起到的作用却至关重要。档案管理不仅需要兢兢业业、勤勤恳恳的职业态度，还需要求真务实、与时俱进的工作精神。在当前机关的档案管理中，仅仅依靠传统的档案管理方法是难以应对未来日益增长的档案信息需求和服务功能需求。对此，作为新时期的档案管理工作者，我们必须直面档案管理中常见的问题，认真分析其存在原因并寻找改进措施，最终实现档案管理规范化、精细化和信息化的长远改革发展目标。

1机关档案管理工作的重要性

做好机关档案的管理工作是非常重要的。第一，做好机关档案工作能够使国家、不同地区在经济建设等各方面的情况被人们更好的了解，能够对社会大众有更好的服务。第二，做好机关档案工作对我国的文化建设有积极的影响。从某一个角度来说，一个国家，不同地区的不同发展阶段需要档案来记录，档案有利于保障对应文化的传承与发展，一个城市要想软硬件设施都同时具备，档案是基础，档案对一个城市的文化特色有充分的展现。第三，我国档案事业的发展要求要做好机关档案工作，只有做好机关档案工作，不断优化档案工作，丰富各种形式的档案资源，才能使档案自身具备的功能得到更好的发挥，促进相关领域工作顺利的开展。

2机关档案管理工作中存在的问题

2.1对档案管理重视程度不够

虽然目前机关对档案管理的功能和作用有着明确的要求，但是在日常工作中，对档案管理工作的重视程度还有明显的不足。首先表现在档案管理工作的地位上，当前一般的档案管理并不是一个独立的工作职能部门。这种管理方式虽然降低了管理的成本，但是也在一定程度上提升了档案管理的工作质量检查的难度。第二，重视程度不够还体现在对档案管理未来作用的认识程度不够。档案管理不仅是保存和记录过往记录，更重要的可以结合信息技术与大数据技术来分析机关过往的发展数据情况，为未来的发展方向制定方案。

2.2机关档案管理工作与社会发展的要求不同步

随着我国对机关档案管理工作的重视，机关档案管理工作做得越来越好，而且还利用了先进的技术对这些档案进行高效安全管理。但是在实际中，我国机关档案管理依旧存在很多问题，无法与现代社会发展的要求相同步。主要就是因为目前很多机关档案管理部门没有利用先进的技术和先进的管理方案对这些档案进行管理，导致这些机关档案的安全无法得到保证。与此同时，很多机关档案管理部门没有严格遵守档案管理规章制度，对档案进行随意管理，导致现代版的机关档案管理工作无法与时俱进，不能够充分发挥好机关档案应有的作用。

2.3档案管理专项人才储备不够

对于档案管理的专项人才储备不够是档案管理工作遇到技术性瓶颈的主要原因。档案管理有一套严格的存档、保管、检索的技术流程。对档案的信息有着严格的要求。因此必须具备完整的档案管理技术的专业人才才能在复杂的档案管理工作中实现工作效率和质量的突破。当前档案管理工作的专业人才储备明显不够，现有的管理人员数量往往较少，工作量较大，有的甚至是兼职管理，每天在完成自己本职工作后才能顾及到档案资料的留存与管理。这种情况对于档案的长期保留有着一定的负面作用，不利于档案资料留存的长期性和延续性，并且难以划分具体的档案管理岗位责任，继任者对于档案资料的掌握程度有偏失，导致档案资料难以发挥其真正作用。

3有效做好机关档案管理工作的措施

3.1提升对档案管理的重视程度

在管理上，通过报告和提交建议规划可行性报告等形式，提高档案管理的改革方向以及综合服务使用范围，扭转管理层的思想提高其重视程度。重新定性信息化档案管理，实现与现有信息化改革的对接。同时制定严密的组织服务流程和组织结构体系。将根据实际条件分配档案管理部门的工作职能和责任，完善部门的规章制度以及奖惩机制。在服务上，转变以往被动服务的工作状态，提高服务意识，配合中心工作，提供各种辅助性数据信息，为领导决策部署提供依据。通过踏实规范的工作，提升档案管理在机关工作中的实际地位，提高领导对档案管理工作的重視程度。

3.2加强机关各项档案管理工作

机关档案管理工作是一项政策性比较强的工作，也是专业技能要求比较高的一项工作，如果能够采取有效的措施对机关档案进行良好的管理，那么这些档案的使用时间就会变得更久。因此，机关档案管理部门需要结合档案管理现状制定出一系列有利于档案管理的方案，及时发现档案管理工作中存在的一些问题，并且高效地对这些问题进行解决，这样就可以保证机关各项档案管理工作做得更加到位。除此之外，机关档案管理工作人员从事对机关档案的收集、加工和整理，应争取尽最大努力保证这些机关档案的质量。

3.3提高档案管理工作人员的业务素质和专业水平

当前档案管理工作质量水平参差不齐，抛开硬件设备因素，最主要的在于档案管理人员的业务水平不够，规范化管理程度较低。比如在档案资料的编整阶段，经常会出现档案资料不全就上盒、上架的情况。对此，应当定期组织档案管理人员进行学习与培训。在业务上做到归档及时、材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。在学习上做到与专业档案管理知识相对接，提高理论水平。举办工作讨论会，针对工作中遇到的实际问题进行总结分析，寻找解决措施；针对工作完成情况，调整工作节奏和工作进度，以此提高档案管理工作人员的业务素质和专业水平。

4 结语

总而言之，档案管理工作在信息化飞速发展的今天有着不同的意义。档案管理有着严格的操作规范和流程。但是由于工作量大、信息内容多、管理期限长等原因，档案管理在实际工作中难免出现各种问题。对此，必须从源头上加强对工作的要求，完善组织管理机制，规范档案操作流程，提升信息化建设速度，从而实现档案管理工作质量的进一步飞跃。

参考文献

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