人才服务机构档案管理信息化建设工作的探讨

吴杰

摘 要：当前我国人才服务机构隶属关系主要以两大类为主，即人力资源社会保障部门所属的人才服务机构，另一部分则为非人力资源社会保障部门的人才服务机构。在本质上，前一种人才服务机构具有行政职能，后一种不具备行政权力，需要通过相关审批后才能对人才供求信息进行搜索、整理和咨询。但无论是哪种人才服务机构，在当前人才服务机构档案管理工作中都加快与国际接轨的步伐。因此需要加快推动人才服务机构档案管理信息化建设，使其为社会和企事业单位提供更加优质的信息服务。

关键词：人才服务机构；档案管理；信息化建设；分析研究

一、人才服务机构档案管理信息化建设中存在的难点问题

（一）软件系统更新滞后

在当前人才服务机构档案信息化建设过程中，与档案信息化建设相匹配的硬件设施发展速度较快，能够有效的满足正确的需要，但对于软件系统的配套设施方面还存在较大的提升空间，其远远滞后于硬件设施系统的发展。特别是近年来人事档案呈几何倍数增长，人事档案管理系统没有及时升级，会导致档案信息无法及时更新，无法实现系统外的远程查询和受理等，从而影响人事档案服务的质量。

（二）信息的收集和保存成为信息化建设的难点

在当前档案信息收集和保存过程中，基于其自身的复杂性及载体的不稳定性，导致电子文件容易丢失及被篡改，同时电子文件内容与表达内容的数字代码、序列及存储载体之间的关系存在不固定性，电子文件的形成过于依赖其生成的技术环境。因此在当前人才服务机构档案信息化建设过程中，需要将电子文件的重审作为其核心内容，通过强化电子文件的管理，以此来推进档案信息化建设的进程。

（三）信息化程度不高制约了档案服务的水准

在当前高校不断扩招的新形势下，大部分高校毕业生的档案都是进入了人才服务机构，这部分档案托管人使用网络的频次较高，习惯利用网络来处理相关事宜。但基于档案信息化程度不高的情况，导致档案托管人需要频繁的往返于人才机构和居住地之间，这对人才服务机构的受理窗口带来了较大的压力，同时也增加档案托管人的办理成本。

（四）办理不便捷造成人事档案资源浪费

当前无论是高校毕业生还是流动人员，对于我国人事制度和人事档案工作缺乏必要的了解，同时档案办理程度和服务通道也存在一定的滞后性，这也导致当事人对个人档案重视度不够，人才服务机构每年都会有大量的“死档”和“无人档”出现。而且对于部分民营企业来讲，由于在实际工作中对于员工档案缺乏重视，对于员工的甄别和选用并没有通过档案这一便捷渠道，因此导致员工档案利用效率较低，造成档案资源浪费现象存在。

二、完善人才服务机构档案管理信息化建设的措施

（一）加大资金投入，开发出完善的人事档案管理系統

这些年来高校毕业生及流动人员数量呈逐年增加的态势，这也导致人才服务机构的档案数量成倍增加，在这种情况下，需要建立一套完善的人才档案管理系统。即需要将内部管理系统、远程使用和服务系统都囊括在内，通过导入档案原有基础数据，构建大型的人事档案信息数据库，实现查阅、调取的自动化，全面提高人事档案管理水平。同时利用远程管理系统来将存档案人员档案信息上传至网络服务后台，这样在网络服务界面凭证相关证件即可以实现实时查询，以此来提高档案服务的效率和质量，加快实现档案远程服务和资源共享。

（二）加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能

实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。档案管理人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升，需要加强对管理人员的培训力度，为档案管理人员创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，积极配合信息化建设步伐，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。

（三）运用现代技术，构建高质量的信息数据库

随着互联网技术的快速发展，我国人才服务机构的档案工作也充分的引入了现代信息管理技术，并充分的运用现代技术，与先进的管理方式相结合，以此来提高档案管理的效率。通过加强档案硬件和软件开发的投入，实现档案管理与行业需求之间有效联动，各行业能够针对自身的需求来快速的实现人才的检索。同时通过建设高质量的人事档案信息数据库，并以此为档案工作的载体，客户通过网络即能够获取到档案信息，从而全面提高人事档案服务的质量和效率。

（四）营造社会化环境，加快社会化公共服务进程

人才服务机构档案管理工作要结合企业需求，在提供快捷、方便、高效的同时，做好已有的基础业务，同时认真解决新的需求服务，基于档案管理为核心，提供菜单化的管理内容，针对不同类型的人才，提供不同的档案管理服务，结合人才的特性以及企业的需求，进行智能匹配，从而使得企业自身与人才服务机构全面对接。当前我国经济处于转型期，企事业单位对于人才的需求思路也发生了转变，更加需求多元化复合型的人才，因而对于现有的人才服务机构来讲，需要遵循我国人才培养政策，促使人才服务机构加强档案管理的针对性，更好地突出人才自身的优势与特点，实现个性化的档案管理。

（五）整合服务机构多资源

在当前信息朝代，获取信息资源的渠道更具多元化，各个服务机构以“人才”为核心，可有效利用网络开展一系列的资源大整合。大多数有档案托管工作职能的是政府所属人才服务机构，其人才服务业务范围十分广。人事档案管理系统开发建成后，应将与流动人员相关的信息全部打包录入系统，整合机构各业务领域信息，实现信息整合、资源共享。人才招聘可组织招聘企业在档案管理系统数据库中搜寻匹配人才，降低招聘成本，缩短招聘周期；人才培训可通过分析入库流动人员的信息，针对性开办培训业务，推出相关培训信息，提高业务效益，节约宣传成本。另一方面，档案管理服务部门也可以利用人才招聘、培训的相关资源，向企业推荐人事管理中的优秀人才，向流动人员推荐相关企业，促进人才就业、实现互利多赢。

三、结束语

人才档案是当前社会和经济发展过程中的最宝贵的资源，同时也是人才服务机构的重要支撑。特别是在当前社会经济水平快速提升过程中，对于人才档案管理工作也提出屯更高的要求，因此需要加快推动人才服务机构档案管理信息化建设的进程，充分的利用信息化技术来提高人才档案管理的水平，确保实现人才档案管理的高效率和高安全性。

参考文献

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