基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径

王旭阳

摘 要：对于事业单位而言档案管理工作是一项具有重要意义的工作，人员档案、技术档案、行政档案不同的档案都有着其不同的重要作用。在过往我国的档案介质一直采用的是较为传统的纸质档案，纸质档案在保存以及使用的过程中存在着诸多不便，例如保存条件要求过高、使用时建档、归档较为繁琐等问题，使得基层事业单位的档案管理工作效率低下并且档案的质量也较差。在这样的情况下对基层事业单位的档案管理进行现代化改革已经成为了一项迫在眉睫的任务，不过对于档案现代化管理工作起步较晚的我国而言，基层事业单位实现档案管理现代化还有这一定的难度。本文将对基层事业单位档案管理的现状进行分析并且对基层事业单位档案现代化管理的工作要求进行阐述，并提出实现基层事业单位档案现代化管理的有效途径。

关键词：基层 事业单位 档案管理 现代化 有效途径

我国自古以来就有进行档案记录的习惯，在新中国建立之后国家领导人对于档案工作也相当重视，建立了一套在当时较为有效的档案管理制度，但是随着时代的变迁以及现代化科学技术的进步，原本的档案管理模式已经无法适应我国目前对档案资料的需求，因此对档案管理模式进行改变从而彻底进入现代化档案管理时代已经成为了我国档案管理工作的一项重要任务。近些年我国对现代化档案管的推广工作极为重视，并且也制定了相关的制度但是对于数量众多且习惯了传统纸质档案时代管理方式的基层事业单位，这种现代化档案管理制度的出现无疑成为了一种挑战。 今天笔者就来和大家谈一谈基层事业单位实现档案管理现代化有效途径的相关话题。

1 目前基层事业单位档案管理工作的现状

我国目前基层事业单位的档案介质有很大一部分还是纸质档案，这使得其在对档案进行保管以及应用方面存在着诸多的不便以及限制，例如纸质档案难以长期储存需要较为苛刻的储存条件且容易被损坏，并且需要占据较大的面积进行存储工作，并且在档案建立、档案应用以及档案归档、档案分类等诸多方面都较为复杂困难，使得档案管理人员的工作量较为巨大。不仅如此，我国大部分基层事业单位的档案管理人员对于现代化档案管理较为陌生，并且不具备相关的专业知识。从制度层面来看基层事业单位档案管理工作中存在着档案序号不全、标题欠缺以及组卷差异等诸多问题，这些问题的出现都是由于其档案管理制度的缺失而引起的，也是由于其始终采用传统的档案管理方式而造成的。其次，由于缺乏现代化的档案管理手段造成大部分基层事业单位的档案资料检索还沿用着人工检索的方式，这种检索方式错误率较高并且当量地浪费人力影响档案检索的效率。除此之外，对于基层事业单位来说，文件档案管理是对其未来改革与发展起到重要作用的工作，能够帮助基层事业单位回顾历史，规划未来，有利于事业单位相关工作的开展。无论从经济角度讲，还是从社会角度讲，文件档案管理工作都能够为基层事业单位带来一定程度的提升。但我国大部分基层事业单位缺乏有效的档案利用方式，造成几乎全部的档案资料只能被束之高阁，不能被有效地利用，从而使得档案资料失去了其存在的主要意义。

2 基层事业单位现代化档案管理的要求

现代化档案管理主要是指对传统的档案管理方式进行改进和更新，使得基层事业单位的档案管理工作能够做到与时俱进，从而可以使用目前社会对于档案的需求。对于目前的现代化档案管理而言其对于基层事业单位现代化档案管理的要求主要有三个方面的内容。下面我们来详细介绍

2.1 实现无纸化档案管理工作

就传统而言档案管理工作所采用的档案资料载体都是纸张，但是纸张无论从档案保管的角度来讲还是档案的利用效率角度而言都是存在着较为明显的弊端的，在这样的情况下随着科技的发展将纸质档案转换为电子档案则成为了档案发展的必然，这种转换就是无纸化档案管理的首要要求，即摒弃原本的纸质档案管理模式而是采用更加便于保存以及应用的电子档案管理模式，通过档案载体的变化而提高档案的管理效率以及降低档案的保存难度。

2.2 提高档案的使用效率

无纸化电子档案档案管理模式除了能够降低保存难度以外其最大的作用就是提高档案的使用效率。基层事业单位中的文件档案管理能够记录历史进程与社会发展，是一种不可再生的资源获取方法，档案管理的市场化发展能够激发社会对文件档案的保护意识，有利于将文件档案的作用充分发挥出来。

2.3 加强管理的数字化

随着现代科学技术的发展尤其是计算机技术的发展，许多原本档案管理过程中难以解决的问题都得以妥善的解决，因此想要进行现代化档案管理建设就必须加强管理当中的计算机技术应用即加强管理的数字化，例如采用微缩技术能够节省基层事业单位档案管理的成本并且大幅提高档案储存的效率，并且延长档案的保存周期。

3 基层事业单位现代化档案管理的有效途径

3.1 构建完善的档案检索体系

对于现代化档案管理工作而言想要提高档案的管理效率第一步就必须构建完善的档案检索体系，只有检索体系实现了电子化才能够发挥出现代化档案管理模式的真正优势。对于档案检索体系而言目录是档案检索过程中最重要的组成部分，如今的目录分类已经有了专业的目录标准化分类软件，只需要基层事业单位的档案管理人员通过计算机软件对档案索检索的目录进行编制就能够在以后的電子档案管理过程中实现自动汇总功能可以在很大程度上节省档案检索所需要花费的时间。

3.2 对档案库房进行现代化管理

档案库房作为存储各类档案的重地可以说对档案工作而言是极为重要的，因此在档案管理现代化建设当中对于档案库房进行现代化管理也是必不可少的，随着监控以及网络技术的发展集成事业单位的档案管理人员可以通过网络技术，能够实现对文件档案库房的实时监控，营造更适合档案存放的环境，对文件档案房中的温度与湿度进行严格控制，还能够有效防火防盗，实现对库房的标准化、现代化管理。

3.3 强化档案工作的辅助工作

在基层事业单位中，档案工作的流程比较繁琐，在管理过程中，会产生一些再生的档案信息，提升了文件档案的管理难度。如果对这些再生的档案信息不进行处理则必然会使得档案管理的工作量剧增给档案管理人员带来极大的工作眼里，因此，运用现代化手段强化文件档案的辅助工作是非常重要的，不仅能够让相关人员的执行更加方便，还能够保证文件档案信息的实时性。

3.4 加强对基层事业单位档案管理人员的现代化档案管理技术培训

由于基层事业单位的档案管理人员一般都年龄偏大并且对现代化档案管理所知甚少，因此为了能够让现代化档案管理模式真正植根于基层事业单位就必须对基层事业单位的档案管理人员进行专业培训，培训的内容主要是对其计算机的应用能力和档案管理软件的应用能力的培训，使得基层事业单位的档案管理人员能够在日常的档案管理工作中熟练使用计算机和相关软件，为基层事业单位的现代化档案管理模式的推广奠定坚实基础。

4 结束语

基层事业单位的档案管理现代化建设可以在最大程度上提高档案管理的效率以及应用频次，使得档案资料不再被束之高阁而无法发挥其应有作用。因此，基层事业单位应当对现代化档案管理引起重视，从而促进基层事业单位的档案管理现代化建设工作。

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