事业单位档案管理信息化建设的研究

李丹

摘 要：本文从事业单位档案管理事业发展需求出发，根据现代档案管理事业的信息化发展趋势，探讨事业单位档案管理信息化建设的基本策略，找出事业单位档案管理信息化建设的重点，解决档案管理信息化中的实际问题。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

事业单位档案管理的信息化建设已成为主流趋势，加强信息化的档案管理工作，必须从软硬件设施上、组织制度上、人员调配上给予充分的保证。

1 事业单位档案管理信息化优点

1.1 实现档案信息的有效保存

事业单位档案管理使用信息化的方式方法，可以提高档案数据信息的保存年限，解决制纸档案保证年限较短，档案数据信息易遭到破坏的实际问题。当前纸制档案管理方式不仅占用着大量物理空间，而且档案数据保存年限不足，档案资料存储容量有限。使用信息化的方式可以提高档案保存的年限，解决档案管理中的实际问题，全面提高档案管理工作有效性。首先，档案信息化的方式可以扩充档案数据信息的存储容量，有效的适应了自动化办公产生的大量数据信息，提高了档案信息管理容量。其次，使用信息化的方式可以解决以往档案数据存储容量不足问题，特别是在云数据存储的支撑下，全面提高了档案数据保存规模，达到了大规模保存原始数据信息目标。第三，使用信息化的存储方式可以保存各类数据、图片、视频、文字和音频等类型的档案，从而突破了档案管理的界限，全面提高了档案保存的永久性与广泛性。

1.2 提高了档案管理工作效率

在信息化的档案管理模式，档案管理工作不再是繁琐工作，只需要档案管理操作人员按照标准化的模式进行操作，不仅有效的简化了档案管理的复杂程序，而且减轻了档案管理人员的压力，实现了档案数据的低成本管理目标。首先，在信息化操作方式影响下，档案数据信息基本上按照固定的格式进行录入，档案管理人员只需要按照相关的规格进行简便智能的操作，有效可以全面提高档案管理工作的效率同时保证档案数据的质量。其次，使用信息化的档案管理方式，可以减少档案管理工作时间，提代档案操作的效率，实现档案数据资源在网络空间的有效传递，全面减轻了档案管理人员翻阅纸制档案工作的麻烦，同时也智能化的满足了档案使用人员的需求，可以实现档案数据的智能检索功能。第三，使用信息化的管理工作，可以降低档案管理工作的成本，档案管理工作主要借助机器进行，人工干扰因此得以有效的降低，从而全面提高档案管理工作效率，达到有效进行档案管理纠错的目标。

2 信息化档案管理工作的问题

2.1 信息化建设不足

当前事业单位信息化建设水平还有待提高，除少数科研型的事业单位建立起较为完善的信息化工作体系外，大量公益服务性的事业单位的信息化管理体制没能有效的建立，而且档案管理的信息化水平尤其处在落后阶段。首先，档案管理信息化还缺少必要的硬件，没能根据时代发展要求逐步的更新相关设施设备。其次，档案管理工作制度与工作规划没能把信息化纳入其中，没能根据事业单位档案管理发展需要进行信息化管理的开发，档案管理制度不注重信息化方式，没能在制度上、标准上、操作规范上引进信息化内容。第三，事业单位档案管理工作没能围绕着信息化需求建立完善的工作体系，相关业务部门没能配合档案部门开展具体信息化管理工作，因此影响了档案管理的信息化水平。

2.2 档案管理人员素质的问题

档案管理人员的素质水平直接决定事业单位档案管理工作的信息化建设水平，有些单位缺乏具体的信息化档案管理操作人员，档案管理操作的信息技术水平不足，因此影响了档案管理工作效率，不能全面解决档案管理的实际问题。首先，缺乏专业的信息化档案管理工作人员，档案管理人员不能把信息技术与事业单位业务工作有效的结合起来，没能提高档案管理工作的效率。其次，档案管理工作人员的信息化程度不足，档案管理人员的信息水平较低，现有档案管理人员不能进行有效的信息化操作，没能根据实际工作需求使用科学的信息化管理方式。第三，档案管理人员的绩效考核没能把信息化内容充分的纳入期中，绩效考核不注重考查档案管理人员在信息化创新方式的绩效水平。第四，事业单位在档案管理人员培训方面不注重进行信息化知识的培训，没能形成完善信息化培训机制，不能有效培训档案管理人员信息技术能力。

2.3 信息化建设工作效率不足

当前在具体落实信息化档案管理工作制度方面还存在问题，事业单位档案信息化建设还要提高速度。首先，事业单位档案管理的信息化软件建设水平不足，缺乏完善的信息技术软件，档案管理还没有开发出有针对性的信息技术软件，没能针对事业单位服务公益事业的需求进行具体的软件开发，不能提高信息服务的针对性。其次，事业单位档案的共享服务不足。没能有效的应对智能化检索，大数据使用的实际需求实现对现有数据资源的有效开发，不能定期向社会公布相关国家公共事业的数据信息，不满足社会对公益事业单位档案数据信息的需求。第三，事业单位档案数据的安全性不足，特别是在网络安全环境日趋复杂的当下，事业单位档案数据的安全性不足，不能有效保证数据信息的安全传递与运行，事业单位档案服务系统的系统漏洞与安全隐患较大。

3 档案管理信息化管理建设策略

3.1 制定具体档案事业规划

为了促进事业單位档案管理信息化事业的快速发展，应当制定档案管理信息化发展的规划，着力加强档案管理信息化事业的建设速度与质量。首先，明确当前事业单位档案管理信息化建设的情况，根据事业单位的发展总体规划，合理具体的制定事业单位档案管理建设工作的规划，形成明确的具体管理目标，着力解决档案管理工作中的实际问题。其次，加强事业单位档案管理工作制度，完善事业单位档案管理的信息化建设标准，着力提高事业单位档案管理工作的标准化与规范化水平，引导相关人员向着专业信息化方向发展。第三，形成完善信息化档案管理建设体系，实现档案管理系统与办公自动化系统有效对接，加强对相关数据信息的收集，从而全面提高事业单位档案信息化建设水平。

3.2 提高档案管理人员素质

提高档案管理人员的信息化素质，应当着力加强事业单位全员的信息化培训意识，注重提高档案管理人员的信息技术水平，实现档案数据信息管理的全员参与，解决档案管理的实际问题，提高档案数据信息管理有效性。首先，提高档案管理专业人员技能，加强对专职档案管理人员信息技术的全面培训，使专职档案管理人员掌握档案信息系统开发与管理的基本技能和专业知识。其次，全面提高兼职人员使用信息渠道进行档案制作、上传、维护的基本能力，注重提高档案管理兼职人员的信息安全意识，养成兼职人员的标准化信息系统的操作意识。第三，提高档案管理人员培训的针对性，根据档案管理人员的实际兴趣需要和事业单位档案管理建设策略的需求，加强具体专业人员的针对性培训。

3.3 着力做好基础性工作

当前事业单位档案管理工作还处于初级阶段，我国各类事业单位的档案管理的信息化建设虽然已经取得一定成绩，但是基层事业单位档案管理信息化建设还要从扎实做好基础工作着眼。

4 结论

加强事业单位档案管理的信息化建设，必须形成完善的信息化管理运行机制，发挥出具体人员的管理作用，以信息技术为基本支撑，着力解决档案管理工作中的数据、操作、维护等实际问题，形成完善的工作体系。

参考文献

[l]杜娟.浅析事业单位的人事档案管理[J].中外企业家.2012（14）：81.

[2]韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考[J].机械管理开发.2010（5）：130-131.