档案信息化建设与档案管理探讨

刘睿

摘 要：伴随社会进步及经济发展，信息化建设进程不断加快，促使各个事业单位以响应国家政策号召为前提条件扩大信息化建设力度，尤其是档案信息化建设工作，得到越来越多研究人员的关注及重视。如何切实解决档案信息化建设现存问题，是相关部门在实际工作过程中所面临的主要挑战。本文以信息化建设为切入点分析档案信息化建设现存问题，就提出具体的档案管理措施进行深入探究，旨在为相关工作人员积累更多建设性经验提高管理有效性。

关键词：档案信息化建设；档案管理；实践措施

自进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，我国档案管理工作已取得一定进步及发展，社会对于档案管理工作提出全新的要求及标准。为了顺应时代发展潮流满足日趋严格的档案管理工作要求，档案管理工作重心逐步向分析档案信息化建设现存问题及提出具体管理措施转变。同时，档案信息化建设不止能大大提高档案利用率扩大其利用范围，以养老保险、婚姻状况及住房公积金为例，与城市居民个人档案信息间存在着密切联系，而实行信息化管理后能有效打破原有资源网络限制，为城市居民提供更为便利快捷的检索服务[1]。由于信息化建设范围较为广泛，涉及信息数据库、信息网络及资源开发等方面内容。鉴于此，本文针对档案信息化建设及档案管理的研究具有重要意义。

1 档案信息化建设现存问题

1.1制度问题

从目前我国国情角度来看，大部分事业单位及企业单位尚未建立完善的管理制度且制度存在着一定的不足及弊端，档案信息化建设工作无法得到事业单位及企业单位的重视及关注，并且管理制度不完善问题无法彻底解决得到令人满意的结果。由此可见，切实解决事业单位及企业单位管理制度弊端问题是加快档案信息化建设进程的主要方法[2]。同时，如何做好基层单位档案管理工作对相关单位未来规划产生有利影响，是相关单位在发展进程中所面临的主要挑战。此外，事业单位及企业单位各个部门与档案部门间存在着密切联系，而完善档案管理工作制度能充分发挥自身带头作用推动其他部门制度趋向健全。

1.2素质问题

俗语有云“人乃治国根本”，简而言之人才是保证信息化建设工作顺利开展的核心要素，是加快信息化建设进程的关键环节。在社会主义市场经济蓬勃发展的大背景下，我国各个领域面临着不同程度的挑战及机遇，档案管理工作也不无例外，而档案信息化建设对档案管理人员综合素質及职业道德的要求更为严格[3]。然而，从现阶段我国档案管理水平来看，传统档案管理模式无法满足新形势下档案管理工作需求，部分档案管理人员受自身综合素质水平参差不齐的限制仅仅掌握纸质档案管理流程，管理理念落后、管理方法单一及管理效率低下等问题亟待解决，无法快速掌握电子档案开发、利用及保存等操作方法。

1.3资金问题

我国档案信息化建设进程相对曲折深受技术人员素质水平及计算机软硬件设施条件等因素的制约，客观上影响档案管理工作效率。从现阶段我国档案信息化建设进程角度来看，部分资金投入于课题研究领域且对于档案信息化建设投入比例较低投入力度较弱，一旦电子产品更新换代速度过快则造成部分事业单位及企业单位基础设施过于落后[4]。同时，部分事业单位及企业单位领导阶层素质参差不齐思想观念较为陈旧落后，错误认为信息化建设不需要扩大资金投入将所有资金投入于信息技术研发领域不愿意接受全新的信息技术及信息维护技术。此外，基础设施后期维护及长期保养需要消耗大量资金，客观阻碍其建设进程。

2 档案信息化建设管理措施

2.1重视硬件配置

档案信息化建设管理过程无法脱离硬件设备的支持，对于保证档案信息化管理正常运行具有不可比拟的积极租用。从设备角度来看，局域网、计算机及管理软件等硬件设备均是档案信息化管理工作不可或缺的主要组成部分[5]。为了推动档案管理工作后期有序运行，必须做好相应的前期准备工作。因此在实际管理的过程中，相关单位遵循实事求是的工作原则积极转变传统工作理念，做好计算机推广工作提前备好数量充足的计算机提高档案信息化管理效率，重视局域网保护工作充分发挥局域网自身传递作用，并且从根源上认识到数据库资源共享与局域网间存在着密切联系，摆脱信息传递过程中不规范现象。

2.2增强管理水平

目前高新技术应用一定程度上推动了电子档案管理发展进程，换而言之引进计算机网络对于推动社会经济发展作用深远，客观上要求相关技术人员开发计算机相关管理系统时灵活应用网络技术。在档案管理信息化建设进程中，产品转型升级必须与信息化产业实际情况相匹配，确保档案信息实现网络平台实时搜索，为用户提供网络平台查询自身所需数据信息等便利服务满足更多用户实际使用需求，以达到促进社会进步及经济发展的目标。同时，档案信息化建设对于我国信息化产业全面发展意义非凡。受信息化产业蓬勃发展的影响，档案资源已成为全新可利用资源及潜在资源财富。

同时，即便档案管理对社会利益及经济利益不存在直接性影响，但是档案管理兼具社会价值及文化价值，最终产生社会效益及经济效益。由于电子档案逐步成为档案管理的主流方向，客观上要求相关单位加大对于电子档案管理的重视程度灵活应用相应的电子档案管理软件实现最佳管理效果。无论是传统纸质档案管理或电子档案管理，管理人员必须灵活应用现代化管理手段提高档案管理效率及水平构建合理的管理制度保证管理效果。此外，为了提高档案管理综合水平，研究人员熟练应用相关档案管理系统及管理软件充分发挥其自身作用，以相关技术规范为标准约束自身操作行为。

2.3树立服务意识

档案管理以更好的服务于广大群众为最终目标，客观上要求相关管理人员以社会大众为立足点不断拓宽自身思路摆脱传统档案管理模式积极与现代先进文化理念相结合弥补传统“轻利用、重保管”模式的不足做好档案管理工作。同时，档案管理人员不断学习档案管理方法以全面掌握档案管理专业基础理论知识及实践技能要点为前提条件，灵活应用各种技术手段提高档案管理工作效率，不断提高档案管理人员综合素质水平及技能水平，进一步培养高素质高水平的复合型档案管理人才提高其档案利用效率，为加快档案信息化建设进程奠定夯实基础。

总而言之，档案管理人员不断学习全新的计算机档案管理知识掌握新型档案管理设备的操作方法及操作要点，选择与目前档案管理模式相符合的档案管理软件。

3 结语

通过本文探究，认识到为了贯彻落实国家政策积极响应其政策号召，各个行政事业单位加大对于信息化建设的重视程度予以人力、物力及财力等层面支持，以档案信息化建设为例得到越来越多人员的关注及重视。伴随档案信息化建设问题日趋凸显，普遍存在于各个事业单位管理机制之中，而如何切实解决档案信息化建设现存问题，成为各个单位所面临的主要挑战。因此，相关管理人员积极转变传统工作理念立足于档案信息化建设现存问题，制定行之有效的积极方案及信息化管理制度，确保档案信息化管理机制处于长效状态，为城市居民提供更为快捷高效的档案检索服务。

参考文献

[1]石磊.新形势下档案管理信息化建设的对策探讨[J].中国管理信息化，2017（24）：175-176.

[2]李娟.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].城建档案，2017（11）：24-25.

[3]李沂滨.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].中国管理信息化，2017（22）：177-178.

[4]吴晓梅.新媒体环境下党校档案信息化管理方法探讨[J].办公室业务，2017（21）：50.

[5]周圣婷.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科学，2017（11）：20-21.