浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择

摘要：本文首先分析了提高机关事业单位档案管理科学化水平的重要性，接着从提高档案管理的重视度、加大档案管理的投入、积极树立“大档案观”以及提高档案管理信息化安全等方面提出了提高档案管理科学化水平的路径选择。

关键词：档案管理 科学化 路径

作为机关事业单位基础管理的一部分，档案管理逐步被提上日程，运用有效手段实现档案价值不只是为了发展事业单位的档案建设要求，也是适应国家文化建设方针的要求。随着我国机关事业单位改革步伐的加快，对档案管理的要求也越来越高。要提高档案管理科学化水平，连接结构化与非结构化信息，对提高机关事业单位档案管理成效起到了很好的作用。

1 提高机关事业单位档案管理科学化水平的重要性

档案信息管理是机关事业单位管理工作的重要组成部分，主要是日常工作中形成的技术数据、影像资料、财务基础建设等各个科室部门的数据资料管理。随着信息技术的发展，机关事业单位档案管理不但要注重信息资源的共享，还要注重其合理利用。在档案管理过程中，提高机关事业单位档案管理科学化水平，运用现代信息系统能够实现实体档案向数字化存储的转变，实现了管理方式的规范化发展，提高了机关事业单位档案管理的工作效率。在新时期，要明确机关事业单位档案的特点，认清档案管理工作的重要性，提出有针对性的措施来规范档案管理工作，为事业单位的持续发展提供智力支撑。

2 提高档案管理科学化水平的路径

2.1提高档案管理的重视度

作为机关事业单位档案管理部门，要充分认识到新时期进行档案管理工作的重要性，对单位档案进行科学有效的管理与规划，对档案信息管理进行一个整体的布局，结合档案部门内部管理与外部需求，改变传统的信息割据局面，实现档案管理各个模块之间的信息资源共享，这样才能提高档案信息的准确率。因此，档案管理部门对档案管理过程中的办公状况进行认真的分析，积极优化其中的关键流程，做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。通过建立一支高素质、业务精良的工作团队，在工作中树立信息化系统理念，提高档案管理的有效性。

2.2加大档案管理的投入

要提高机关事业单位档案的管理成效，就要加大相关投入力度。其中，物质的投入是重要的前提和基础。要有专业的摄像机、计算机以及打印机、扫描仪等，这些现代化的管理设备是必备的设施。当然还有灭火器、去湿器、湿度测试仪器、消毒杀虫设备等。我们以照片档案为例，照片档案保存的要求要比纸质档案的要求更高，这是由照片档案的载体所决定的。在保存照片档案的时候，要注意防火、防水和防潮，还要防日光以及紫外线等，档案室的温度要严格控制在25摄氏度以下，湿度大约控制在百分之三十到百分之五十之间。对于那些照片档案比较多的单位要配置相应温恒湿柜，因为如果把档案照片跟其他档案混合放在一起，没有达到相应的温度和湿度要求，就可能会使一些照片变黄或者褪色，出现一些难以弥补的损失。

2.3积极树立“大档案”观

机关事业单位在进行档案管理的时候，要打破传统档案管理模式的束缚，不能只把档案的范围限定在知识层面，要对单位社会实践活动进行完整的记录。要制定措施明确部分隐性档案，突出其显性化特征，结合具体实践进行具体问题具体分析，树立“大档案观”，这是提高档案存储成效的举措。总之，机关事业单位档案管理要跟市场环境因素等有效的结合在一起，重视外部环境因素，切实认识到档案管理不只是数据与信息的收集和整理，还要进行动态化的知识管理，这样才能提高档案科学化管理的效率，转变传统狭隘的思想观念，结合事业单位实际与知识管理内容来扩展档案管理的外延，进而提高档案管理有效性。

2.4提高档案管理信息化的安全性

首先，在档案管理过程中，要对程序的操作控制进行强化，这样才能提高电子档案信息的准确性，尽可能的减少信息差错的出现。管理人员要结合档案管理工作实际，要求专业人员在系统设计的时候制定相应的操作规范，包括档案管理系统操作的步骤与指令。其次，要提高档案管理中系统的安全性，要设定相应的管理人员操作权限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期采用相应的软件来清理系统垃圾，为系统提供良好的运行环境，避免未授权人员进入档案管理系统造成不良后果。再次，重视计算机机操作与管理，制定相应的管理制度，要求档案管理人员严格按制度规范进行档案信息的录入和整理，制定数据的备份方案等。

2.5提高档案管理员的综合素质

要提高档案管理科学化水平，需要档案管理员具备专业化的知识与技能。作为档案管理人员，首先要能够做到干一行、爱一行，重视档案管理细节，具备全身心服务档案管理的理念，爱岗敬业，切实增强档案管理的事业心与责任感，保管好、使用好档案资料。其次是机关事业单位要要注重档案管理人员的培训工作。比如，专业基础培训。对于新入职的职工在上岗之前就要开展培训，具体内容包括档案管理岗位的工作职責，具体工作流程，操作方式等。掌握各个门类档案和各种载体档案的管理方法、各个工作环节之间的联系，提高培训的针对性和实效性。此外，档案管理人员还要熟悉国家关于档案管理方面的法律法规，开展信息化技能培训。比如，让工作人员明确电子档案的归档要求和步骤，并对档案价值进行专业评估，对档案归档范围进行明确，归档的是那些具有存档价值的档案，删改没有存档价值的档案，这样才能更好的识别电子文件。最后，档案管理单位还要制定严格的培训绩效评估方案，在课程培训结束之后，按照计划进行抽检，鼓励档案部门全员参与培训，使学习培训常态化、制度化。

3 结论

综上所述，新时期，机关事业单位要转变思想认识，提高档案管理的重视度，加大档案管理的投入，积极树立“大档案观”，提高档案管理信息化的安全性，提高档案管理人员的综合素质，进而为机关事业单位档案管理工作持续健康发展打下坚实基础。

参考文献

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[2]王海龙.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2016（08）.

[3] 陈媚. 当前教育信息化条件下的高校教学档案管理探讨[J]. 档案与建设， 2016（12）.

作者简介

刘挺（1969-12-12），性别：男，籍贯：四川省乐至县，工作单位：乐至县公路工程质量监督站，学历：大专，职称：助理馆员，研究方向：事业单位档案管理方面