论信息技术在学校档案管理中的应用

李静

摘 要：在学校档案管理中，研究信息技术的应用具有重要的现实意义。传统的学校档案管理方式存在诸多不足之处，而现代化的学校档案管理系统凭借其诸多优点，在当前的学校档案管理之中得到广泛的使用。所以，本文希望通过学校档案管理中信息技术的应用，能够实现学校档案数据库的建设，能够进一步实现办公自动化建设，让学校的档案管理满足时代发展的需求。

关键词：学校；档案管理；信息技术

随着科学技术的不断发展，社会的每一项工作都迈入信息化发展之路。在学校档案管理中，计算机技术的应用逐渐取代大量繁琐的人工档案管理。实现信息化的学校档案管理，就能够进一步简化工作步骤，节约大量的人力与物力，让档案管理工作变得更加的明了，同时也可以确保档案的质量。所以，研究信息技术在学校档案管理之中的应用具有重要的意义与价值。

一、学校档案管理的弊端

（一）查找效率低

就相关调查来看，大部分学校的档案都是纸质版，但是时间的推移会增加档案资料的积存，这样的模式下，如果需要搜索某一份具体的档案，就会浪费大量的时间去查找。

（二）档案管理意识淡薄，缺乏关注

大部分学校对于教学成绩的关注度较高，但是却容易忽视教学事务管理。学校档案管理直接管理师生的所有信息资料，同时也是学校发展历史的记录，直接影响学校的发展，所以，需要引起足够的重视[1]。

（三）工作人员专业素质与道德素质偏低

目前，大部分學校档案管理人员都是通过简单的方式直接招聘到学校的，没有进行正式的选拔与考察，所以，档案管理人员的专业素质以及道德素质无法达到档案管理的要求，很多工作人员缺少正确的职业道德。职业道德能够促使工作人员爱岗敬业，而学校档案管理本身就是一件很严肃的工作，这就需要工作人员拥有职业操守，确保信息资源不会出现外协与流失的问题。

（四）档案保密性不高

目前，档案管理都是利用人工管理的方式进行，但是如果接触档案的人员较多，就很容易出现信息泄露的问题，使得档案信息安全埋下巨大的隐患。

（五）容易丢失

首先，纸质的材料卷宗体积较大，这样很容易出现丢失现象。其次，纸质档案管理繁琐，可能会出现受潮、腐烂等问题，所以，传统的档案保管难度较高，一旦保管不善，就很容易出现档案被破坏的问题。

二、学校档案管理中信息技术应用的优势

科学技术的进步，让信息技术逐渐应用到学校档案管理之中。而信息技术的应用，可以满足学校档案的高效管理与智能化管理，能够解决档案管理面临的问题，而应用方面的优势主要体现在：

第一，在信息技术应用之后，就可以形成现代化的学校档案管理系统，在这一个管理系统中，存在多样化的档案管理软件，并且也具有强大的功能。在落实学校管理工作中，就可以利用多种管理软件，进一步提升工作效率以及问题的解决速度，并且还可以降低错误出现的几率，有利于数据的修改[2]。

第二，就智能化的档案管理而言，选择具有高水平的人员担任管理者，才能满足信息技术的应用要求。作为档案的管理人员，不但需要具备较高的专业水平，同时也需要具备一定的职业道德，这样才可以解决管理水平低、素质差的问题。

第三，实现信息资源的共享。信息化技术的应用，可以帮助学校减少日常档案管理的压力，这样不仅可以提升档案管理的效率，同时也可以及时的补充与调整档案信息，为学校各项工作的顺利开展提供帮助。数据库资料和网络技术的有效结合，就可以满足信息自动检索的需求，提升学校档案资源的利用效率，同时也可以实现学校档案资源的共享要求。

三、学校档案管理中信息技术应用的有效途径

在当前学校的档案管理之中，信息技术的应用主要体现在管理理念、信息化系统、管理安全性、收录与整理、信息处理平台建设等多个方面。

（一）转变档案管理理念

合理的应用信息技术可以改变学校档案管理的方式，进一步提升学校档案管理的效率。为了能够将学校档案的作用发挥出来，在档案管理中，档案管理人员就应该转变自身的管理观念，能够与时代的背景相互的结合起来，在强调管理效率的同时，还能够注重安全管理，进一步强化安全管理意识与信息化的管理意识，进而树立出现代化的管理观念，促进档案管理工作的规范化发展需求。

（二）建立信息化管理系统

一直以来，学校的档案就是学校发展最好的见证，在开展教学研究、提升教学质量以及教职工评比等诸多环节都发挥了重要作用。信息技术的应用能够克服传统档案管理存在的弊端，可以提升档案的实际管理效率，确保档案本身的完整性。所以，在学校档案管理之中，注重信息技术的合理使用，进一步加大信息技术方面的投入，就可以建立出统一的信息化管理系统。在录入档案信息的时候，要懂得将传统的手工方式摒弃，增大信息化技术的使用；针对已经录入的档案信息，可以通过信息技术的使用进行再一次的分类与整理，并且可以按照日期、年份、类别等参数进行合理的存储，这样也有利于档案信息的查阅和调用。

（三）加强档案管理安全性

在学校档案管理之中囊括了诸多信息内容，这样就使得档案信息的安全性显得格外重要。信息技术在档案管理之中的应用，其快捷性和高效性尤为突出，但是在实际的管理之中难免会存在管理方面的漏洞，这就需要进一步加强档案管理系统的安全保护，避免出现档案信息的丢失与损坏等问题。在实际的档案管理工作之中，要做好充分的准备，并且合理的应用计算机加密技术与云存储技术，这样就能够保护好档案信息的完整性以及安全性。

（四）优化档案信息的收录以及整理工作

在实施档案信息管理工作中，要注重档案管理的整体性以及可持续性，管理人员哎归档纸质档案的时候，应该在网络拟定、审查等工作实施条件下，保证档案资料本身的完整性，并且也可以满足信息录入的完整性要求。只有满足这一类基础措施的需求，才可以提升档案信息的管理水平[3]。

（五）构建云计算信息处理平台

云技术本身是一种具备大量并且可扩充的，同时又能够联系到IT的技术，通过网络技术并且利用服务的形式提供给用户，云技术可以进一步划分为云计算和云服务两个部分。云计算偏向于IT方面，主要是利用自动化技术和虚拟技术，创造近似算计运算资源。但是云服务就可以利用虚拟的方式，直接将信息技术之中的存储、运算以及宽带，利用服务的方式，通过网络直接传递给用户。基于云计算区域范围信息资源共享的云服务管理，围绕基础设施以及平台来进行建设，就可以最大限度的规范信息资源的建设，通过各个平台交互使用，也可以满足资源最大程度的共享需求。基于学校档案管理工作的重点，就可以在学校的公共云之中上传重要的档案以及保密级别较高的档案，这样也有利于档案的长时间存放。

四、结语

总而言之，在当前这一个科学技术飞速发展的时代下，学校档案管理工作需要不断的创新，打破现阶段的传统管理模式，实现管理模式的现代化转变，再配合上信息技术的使用，就能够满足时代的发展需求，推动学校的可持续发展。

参考文献

[1]彭艳.学校档案管理中信息技术的有效性分析[J].人力资源管理，2014（07）：281.

[2]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育，2014（06）：84-85.

[3]李丽.信息技术在学校档案管理中的有效运用[J].佳木斯教育学院学报，2012（01）：318+331.