工程投标中商务标编制的几个关键问题

崔艳华

(中铁二十四局集团有限公司路桥分公司，上海 200071)

工程招标投标过程中的标书编制是一项既复杂又要求严谨、技术性很强的工作，同时又涉及几个领域和学科方面的知识，这就要求必须建立起一支强有力的、相对稳定的、专业配套人员精干的投标团队，以此提高投标的竞争力，为后续中标打下牢固的基础。一份完整的投标文件大体包括商务标文件、技术标文件和报价文件。商务标是投标单位为了响应招标单位、根据招标文件的要求而提供本单位的资质、资信、财务能力、施工业绩能力、人员素质能力、机械试验设备情况、企业信誉获奖等证明企业实力的综合性资料。商务标的编制虽然看似简单，但是涉及的面广，系统性强，错误及导致废标的环节很多，因此，一份合理准确的商务标文件的组织策划是确保投标书质量的重要组成部分，而一份精致充盈的投标书一定会给招标单位、评委们留下良好的印象，继而对投标结果产生积极的影响。

1 投标商务标资料的基本内容和编制方法

1.1 投标商务标资料的基本内容

投标商务标文件必须根据招标文件的要求进行编制，其中的内容包括了招标文件要求的相应范围，同时投标单位要根据企业自身的经验、综合实力，编制出有利于参与商务标评审的相关内容。投标商务标资料一般包括以下内容：

(1)投标函；(2)法定代表人身份证明、授权委托书；(3)投标保证金；(4)承诺书；(5)拟投入本工程的主要项目管理人员配备情况；(6)拟投入本工程的主要施工机械设备、实验仪器配置表；(7)企业近年财务报表；(8)企业近年已完工程及目前在建工程业绩；(9)企业资质、资信证明；(10)企业近年工程获奖业绩及获奖证书。

1.2 投标商务标资料的编制方法

(1)项目的招标一般分为资格预审和资格后审。如果是资格预审项目，首先要编制资格预审文件，当资格预审申请文件被审核通过后，则等待被招标单位邀请参加该项目的投标，此时就要确定本项目的商务、报价和施组的编制人员，合理安排编制任务，根据投标进度计划安排，在规定的节点内完成投标编制内容。在投标的后期阶段，商务、报价、施组三组投标人员要相互联系，步调一致，成为一个有机的整体，共同合成、检查、审核、定稿标书。

(2)在购买工程招标文件后，要及时组织投标文件编制的有关人员对招标文件进行仔细认真的评审，反复阅读招标文件，如果对某些地方有疑义的要在规定的答疑时间内告知招标代理单位或招标单位，以确保他们对投标单位提出的问题有效快速地作出答疑。商务标编制人员要熟知招标文件和答疑，根据招标文件和答疑的要求进行投标文件的编制，根据招标文件规定的内容、顺序、格式、字体以及废标条款、评标办法等关键项目进行编制，以免造成标书不满足要求而被视为废标。当然我们也不能编造一些超出招标文件要求的资料来弄虚作假，如果到时候提供不出来反而适得其反。因此我们在编制投标文件的时候一定要编制使业主相信的资质、业绩、人员和设备等，以及招标文件规定的相应的业绩证明材料和人员证书等。

(3)投标文件既要做到满足招标单位的要求，又要突出投标单位的自身特点，这就需要商务人员精心组织、认真编制，把有利于本单位得分的资料融会贯通到标书中去，不但要把标书制作得外观美观，而且内容也要丰富、具体，使评委会、业主一目了然，商务标文件编制的水平是企业实力的体现，在某种程度上也是企业文化水平、施工水平等的真实体现，所以，我们必须重视商务标文件的编制工作。

(4)商务标资料全部编制完成后，商务标编制人员要按照招标文件和答疑文件认真仔细的检查，然后再交由商务标负责人审核，会同施组、报价、预算人员、拟参加该项目的主要人员及技术负责人进行综合评审，讨论、校验、修改投标文件中的关键技术、经济指标等内容，检查对招标文件的响应性、准确性、完整性，使商务标资料更加准确合理。最后由主管经营开发的负责人最终审核，防止投标文件出现错误，审核完成后，在投标审核记录单上签字确认，完成审核流程，明确审核责任，以此提高投标人员工作效率和积极性，为提升中标可能性提供充分的保障和基础。

2 投标商务标资料编制的重要性

2.1 商务标资料是整个投标文件的重要组成部分

(1)在一个投标项目进行过程中，招标单位一般要求投标单位先进行资格预审，通过以后才能进行投标，所以资格预审很关键，它是投标的第一道关卡，要想顺利通过，就要求商务人员认真负责地编制资格预审文件，然后在招标文件规定的时间递交或者网上上传资格预审文件，让招标单位对投标单位进行资料审核，从而决定投标单位是否可以进入该项目的下一轮的投标。

(2)在评标过程中，招标人不仅对技术标进行评审，而且对商务标也要进行评审，商务标的分值在各个招标工程项目中所占的比例不等，但是商务评审的得分多少，直接影响投标文件的总得分，而且商务标资料中一个签字或者盖章的漏掉都将足以使投标文件作废，此时无论施组设计水平再高，报价再准确，那也于事无补，所以商务标资料是一个投标能否顺利完成(不管中标与否)的重要保障。

2.2 投标文件商务标资料是指导中标后的拟投入主要人员情况、设备情况、履约保证金的依据

投标文件商务资料作为投标文件的重要组成部分，在投标有效期内及中标后都具有法律效应，当经过中标公示，投标单位接到招标单位发出的中标通知书后，首先要将履约保证金(根据最新文件要求现在只提供一种履约保证金)及时交给招标单位，然后依据商务标资料中的合同范本和招标单位签订施工合同，并根据投标文件中的商务资料安排的人员、机械设备、试验检测仪器等建立项目部、办理各种施工手续，人员到岗等工作，因此商务资料同时又是指挥项目施工以及缴纳中标履约保证金的重要依据。

2.3 投标文件商务标资料是投标单位综合实力的反映

投标文件商务标资料是投标单位为了中标而根据招标文件的要求编制的，它既能反映投标单位的施工经验和人员素质，又反映了投标单位的财务能力和设备情况，商务标资料还涉及了施工组织的内容(比如项目管理组织机构图、机械设备表等)及报价内容(投标函、投标函附录等)，招标单位可以通过对商务标资料的审查对企业有一个全面的了解，从商务标资料中的资质、信誉、人员、财务、管理、设备、施工经验等来判断投标单位是否具备承揽该项目的实力，从而对投标单位的施工能力给出一个合理正确的评价。

3 投标商务标编制的主要注意事项

3.1 投标文件内容要符合招标文件和答疑要求

招标文件是投标单位编制投标文件和招标人进行投标文件评审的依据，招标文件中注明的对投标单位的各项要求都必须满足达到，尤其是最低资格要求、符合性审查的项目、废标条款项目，以免不能通过符合性审查而导致废标，同时必须认真仔细逐字逐句逐条的查看评分得分标准，以确保不漏项不缺项。

3.2 投标文件内容要连贯一致，保持整体性

在投标过程中，经常遇到同一个项目要同时编制多个标段，由于时间紧张，投标任务集中，这就要求商务人员保持充沛的体力，良好的情绪，清晰的头脑，每个标段的工程报价、工期、人员、设备等一定要保持一致，不能张冠李戴，造成不应有的错误。因此在编制过程中，需要注意的是：

(1)投标文件的包封(公路工程还有内包封和外包封)、封面、投标函、授权书、投标保证金、机械设备表等涉及到标段号的时候一定要对号入座。

(2)商务标资料中的工期、质量目标、投标函中的投标报价的内容必须分别与施工组织设计和报价人员沟通联系，确保一致，以防出错。

(3)投标文件中的组织机构框图要与施工组织设计中的管理机构框图保持一致，投标文件组织框图中的文字表述部分也要与施工组织设计中的管理机构组织框图一致。

3.3 认真查阅标书的书面质量、签字和盖章等问题

招标文件对文件格式部分要求十分严格，商务人员必须严格按照招标文件提供的格式去编制，而且绝对不能出现错字、漏字，所以商务人员在做目录、封面、投标函、法定代表人授权书、承诺书时，都要反复核对文字和格式部分是否和招标文件格式、投标文件内容一致，对招标文件要求的签字、盖章部分，商务人员最好罗列一份清单，绝对不能出现漏签字漏盖章的现象发生。

3.4 仔细研究招标文件的评分项目，必须满足打分要求

在资格预审或招标文件中如果有人员、业绩、获奖情况的打分细则，投标单位一定要认真研究，严格执行。就工程业绩而言，在尽量保证打满分的基础上再争取多加2～3个项目，以防万一。工程业绩证明材料必须满足招标文件要求，必要时可以编制商务标评分得分汇总表，以便评委查阅。

3.5 电子文件和书面文件要保持一致性

招标单位要求投标单位递交书面投标文件的同时一般也要提供投标文件的电子版，这时书面的文件和电子版的一定要一致，如果书面的有改动，最后一定要把修改后的最终版本拷贝到电子文件中去，如果招标文件要求把投标文件另存在光盘中的，那么刻录完成后必须用其他电脑再仔细检查一遍，防止投标文件没有刻录成功而废标。

3.6 高度重视网上招投标项目的跟踪、下载及上传

随着我国建筑市场的迅猛发展，各类招投标业务的日益增多，为了提高各招投标单位办事效率，各地招投标主管部门通过网上发布各类招标信息，比如江浙地区(苏州、无锡、南通、常州、南京等)好多招标工程不再采取单一的递交书面投标文件方式，而是通过网上购买和下载招标文件、图纸、补疑、发布最高限价等，按照招标文件要求使用相应的招投标软件制作工具完成投标文件的编制工作，然后在有效的时间内上传到招标文件规定的网站地址。其中，网上递交投标文件虽然不需要再提供纸质的投标文件，但是需要商务人员熟练操作电脑、投标制作软件、灵活运用并解决在使用过程中遇到的各种问题 ，同时还要在招标诚信库中备案满足投标所需要的企业资质、信誉、财务能力、人员、工程业绩等资料，以便参加网上投标的时候可以选择其作为投标文件的重要组成部分。因此，经营部门需要由商务人员或专人从事网上招投标诚信库(或备案系统)的资料入库和备案，定期了解招投标网站发布的信息或通知，以免发生重大事项的错漏或遗漏情况。

4 提高商务标资料编制质量的思考

4.1 提高商务人员的综合素质

商务标投标资料涵盖范围非常广，这就要求商务人员要有基本的财务、施工、人力资源、语言沟通等多方面的知识和交际能力，同时还要求商务人员能够熟练操作电脑，解决电脑中经常出现的问题，而且为了标书做得更加完美，还应该掌握基本的photoshop图片处理软件，并且有较强的语言组织能力、审美感，才能不断地提高商务标资料的编制质量。

4.2 建立系统、全面的商务资料库

为了提高商务标资料编制的效率和质量，商务人员应该在平时注意收集、积累各种商务资料(如企业资质资信资料、企业财务报表、企业人员的各种证书、已完和在建工程业绩、获奖证书等)，并且把这些资料分门别类的建立文件夹保存、备份，这样可以为方便快速的查阅和使用资料提供保障，同时也能够减少人力、缩短编标时间，提高编标效率，当然还要不断的更新相关资料，以便更好的服务于投标编标工作。

4.3 建立与市场相适应的强有力的经营机构

一个企业要想生存、可持续发展，就要有订单，有了订单就要有与之相配套的机构，经营部门是拿订单的部门，也就是企业的龙头，没有订单，企业就无“米”下锅，企业的生存发展也无从谈起，所以经营部门必须要有一个相对稳定的、健全充足的、强有力的经营投标机构，机构班子应包括主管领导(总经理)、经营开发分管领导、片区分管领导、经营计划部负责人、项目负责人、信息组、商务组、报价组、技术组、审查组、专家顾问组。投标工作本身就是一个企业综合实力的体现，企业的综合实力越强竞争力也将越强，所以，这不仅需要经营部门内部团结合作，还需要公司各个其他部门之间协同作战，精诚合作，这样才能使经营投标工作立于不败之地(图1)。

5 结束语

上述是施工企业参与工程投标过程中商务标文件编制内容、方法、重要性、注意事项等要点进行的梳理和分析。总而言之，一份标书不仅代表了所有编标人员的心血，同时也寄托着投标单位的一份希望，如果因为一个小的失误或者错误而失去参加评标或者中标的机会，那将十分可惜。所以，在编制投标文件时我们必须谨小慎微、一丝不苟，尽可能减少低级错误，提高编标质量，增加中标机会，同时经营开发部门必须要组建一支稳定、充足、精干的编标专业团队，精心组织，合理分工，拥有严谨敬业、团结协作的职业精神，认真负责的工作态度。这样才能编制出一份高质量、高水平、竞争力强的投标文件，为企业中标做好充分的保障。

图1 经营投标组织机构框图

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[7] 中华人民共和国国务院令第613号 中华人民共和国招标投标法实施条例[S].