基础建设与开发利用同步开展

胡成钢 于冉冉 陈庆菊

学校档案是学校内部各种活动的真实记录，在学校工作中起着承前启后的作用。是学校整个教育管理的重要组成部分，是学校各项事业持续发展的重要依据。加强学校档案管理，对于推进依法治校，规范学校的内部管理，包括校园管理、教学管理、干部人事管理、后勤基础建设管理和实施素质教育，推进学校改革，促进学校发展有着重要的意義。增强服务意识，丰富档案工作内涵，实施档案管理规范化、科学化，更是实现教育现代化工程的必然趋势，是实施“科教兴国”战略的迫切需要。

1 提高档案管理水平，保持档案工作与学校整体事业协调发展

近年来学校按照《档案法》和《实施办法》的要求，坚持将档案工作与其他工作一起安排部署，明确档案管理的目标，形成了纵向到底横向到边的管理体系，确保了档案工作与学校事业的协调发展。

一是规范内部管理，强化基础设施建设。在内部管理上学校各部门都必须建立档案工作规章制度，健全检索工具，统一档案用品，实行学校档案集中统一管理。在基础设施上，配备档案专用设备，达到了防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温等“九防”要求，综合档案室配备了计算机、复印件、空调等现代设备，提高了档案现代化管理水平。

二是不断充实档案内涵，做好四制改革工作资料的搜集和整理工作。学校教育是在改革发展前进的，新时代的发展要求学校教育的管理体制，教育目标、教学内容、方法等方面不断改革。改革方案出台，具体操作过程中形成了大量的文件材料必须及时收集归档，避免遗漏，这对不断完善改革措施、妥善处理遗漏问题是十分必要的。我校四制改革之后，推出了“校务公开”制度。把学校的重大决策、基建竞标、教师职称评定等及时公示，全校教职工对这一举措非常欢迎，效果很好。为此，泰安市教育局组织全市中小学校长在我校召开了“校务公开”现场会。由于我们的工作得力，全面、条理得保存了每次公示的档案，为大会的成功召开奠定了一个良好的基础。

三是齐全完整地收集整理好档案，努力改变档案结构单一的状况，从单纯的文书档案管理向多门类多载体档案管理转变，注重抓好基建、会计、声像、实物、电子等档案资料的收集和管理。同时按照国家档案工作的各项标准规范管理档案，强化中学档案工作的规范化、标准化管理，提高档案案卷质量，为中学档案信息资源的开发利用工作打下良好的基础。

四是提高中学档案工作的信息化、现代化管理水平。随着大数据、网络化管理水平的普遍应用，实现档案管理信息化、现代化是档案工作的必由之路。在档案管理信息化、现代化过程中要加大对信息化、现代化的投入，配备必要的硬件设备，以保证档案信息化、现代化工作的开展；要建设档案利用所需要的“三网四库”，三网即互联网、政务网、局域网，四库即全文数据库、目录数据库、照片数据库和多媒体数据库，通过三网四库建设达到互联互通、信息共享；要加大档案数字化进程，使档案管理信息化、现代化稳步推进，使档案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；在档案信息化、现代化建设过程中要注重加强档案的实体安全和信息安全，做好数字档案的异地备份工作，保证数字档案的安全；要正确处理好档案保密工作和开发利用工作的关系，在信息共享的同时，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

2 规范档案管理，增加服务意识，要处理好三个关系

（一）档案工作与保密工作的关系。档案利用工作，是实现档案为学校工作服务的手段，是档案工作赖以存在和发展的基础。学校档案在严格遵守保密纪律的同时，把主要精力放在开发利用档案信息资源上，为教学及各部门服务，最大限度地发挥档案的作用。开展利用服务，使档案工作进入良性循环，不仅能带动档案其他工作的开展，而且能提高全校档案意识。

（二）加强领导与全员参与的关系。加强档案管理工作，必须加强领导，只有领导重视，舍得投入人力、物力，加大档案工作的力度，档案工作才能上档次、上水平。在当前新形势下，既要依靠领导的重视，还要着力提高全体人员的档案意识，以不断拓宽档案收集与服务的渠道。经常不断地引导广大师生员工树立收集档案资料人人有责的观念，对于有价值的资料，视为学校发展建设的无形资产。学校工作开展到哪里，档案工作就要及时延伸到哪里。实践证明，领导重视与支持是搞好档案工作的基础和前提，而提高全体师生的档案意识，是提高档案利用率的根本保证。

（三）健全制度与完善提高的关系。档案工作是一项牵扯面广，专业性强，工作量大的系统工程，每个环节都要讲求标准化、规范化。因此，必须建立一个完备的管理系统和完善的科学管理制度，用以保证档案的统一管理。在学校改革的大潮中，必须进一步改革完善档案管理制度，探索新的管理模式，更好地为学校改革和发展服务。在这方面应当在坚持档案管理基本原则的前提下，通过修订制度，把等、靠、要的思想转变为主动创造条件，解决存在的问题，用超前服务的意识，把被动利用的旧习惯转变为主动开发档案信息资源的新行动。只有这样，档案管理工作才能注入新的活力，才能不断提高管理水平，拓宽服务领域和活动空间，推动自身的发展。只有处理好三个关系，才能使学校档案工作健康有序的发展。

3 紧紧围绕学校中心工作搞好档案管理和利用工作

档案工作的生命力在于开发利用，为领导决策服务，为教学工作这个中心服务，这是学校档案工作向深层次发展的方向。要立足服务，使综合档案室成为学校的“信息库”。可以在以下三方面发挥特殊的作用：一是用于相互交流。每学年的教学管理及课堂教学资料、科研资料及时整理归档，在教学改革或科研交流时，可以随时从档案室提取，充分发挥信息资源的作用。二是用于对学生思想教育。对学生进行热爱社会主义、热爱党、热爱学校的同时，学校的历史沿革，大事记、毕业生的资料等是典型的活教材。如把张楚、陈强等考入或报送至清华大学的优秀生的材料档案，编订成册，发给入校的新生，鼓励新生，发愤读书，报效祖国，这一做法起到了良好的教育效果。三是用于考核评价。干部晋升、教师晋职、评优选模等，都是根据现实表现本人陈述，特别是历年记载的档案材料为主要依据，凭借历史真实，定量定性，是最有说明力的。四是要加强编研，使档案室成为领导的“参谋部”。档案室要主动及时地为学校各项工作服务，创造性的开展工作。近几年来，我们编制了学校基本情况汇编，如《学校事业发展情况》、《改革资料汇报编》、《教师队伍建设》、《科研成果汇报编》、《学校组织体制沿革》等。还结合学校专项具体的活动，自拟专题进行收集、分类、整理编目。这些资料能够反映某一个时期某项工作的轨迹，为总结工作或迎接上级检查发挥了积极作用。

在新时代中国特色社会主义发展过程中，为适应中学教育事业发展要求，学校档案工作规范化建设要确定更全、更新、更高的目标。“更全”就是档案门类的更全，归档材料更全，丰富室藏，为学校工作提供全方位的服务；“更新”就是管理手段更新，创造条件，运用现代化手段管理档案；“更高”就是档案利用率提高，发挥最高的档案效益，实现档案工作的持续发展，充分体现档案的服务功能。