信息时代档案管理工作面临的问题及对策

卢红菊

摘 要：档案管理信息化是档案管理事业发展的主要趋势，随着信息技术的不断发展，大数据时代已经悄然来临，需要存储的档案越来越多，传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求，因此档案管理部门要通过档案管理信息化的方式，来提升档案管理的效率和水平。

关键词：档案管理；信息时代；问题；对策

在传统的档案管理中，纸质化的档案管理模式已经不能适应时代发展的需要。档案管理的信息化发展弥补了传统的纸质化的档案管理中存在的弊端，但是同时在信息化的发展中伴随而来的问题也为档案管理工作带来了挑战。只有建设完善的信息化档案管理平台，提高管理人员的职业素质，才能更好地提高档案管理的水平，能够为档案资料需求者提供资料信息，发挥档案资料价值。

1 档案管理信息化发展的必然性

1.1 档案管理信息化具有软硬件基础

当前我国各单位档案管理部门基本上配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪，数码相机等，管理人员也达到了人手一台计算机的标准，这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础；软件建设方面，各单位几乎都配有档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基础上，档案管理向信息化发展就有了充足的、完善的条件。

1.2 档案管理信息化自身具有无可比拟的优越性

档案信息的数字信息化首先减轻了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。随着科技的不断发展，网络技术不断被人们广泛应用。而档案工作人员对电子档案的充分运用，不仅改变了自身对文字信息的管理与记录，还大大减少了工作时间，提高了工作效率，减轻了工作人员枯燥乏味的工作量。同时也方便了大众对信息的搜索。其次，电子档案管理有利于对文件的修改。在记录某些重要信息内容时，难免出现错误，或随着时间的推移，某些重要文献需要更新，对档案进行修改是在所难免的。所以，如要进行修改，电子档案对于传统的文字档案而言，是极其方便的，只需利用键盘对文献进行调整并进行保存，就可以了。最后，电子档案管理有利于文档的保密。在传统的书面档案中，档案者的信息是在一起的，如果需要对其中某一信息进行查找，其他信息便也会一览无遗。而在电子档案中，这些信息是分开的，为单份文件提供利用。只需对需要了解的问题进行搜索便可得到相应数据，而其他内容是无法被获得的。

2 制约档案信息化建设发展的若干问题

2.1 缺乏对档案的系统管理

档案的多少往往直接影响档案管理工作的水平，如若档案过少，则无法体现档案管理工作的真正作用，如若档案过多但是缺乏系统的管理，则档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍档案管理工作水平的提升。如今，我国的档案相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求，也在很大程度上阻碍了档案信息化建设进程。

2.2 档案管理队伍人员不足，水平不高

某些企业、单位由于档案管理资金有限，档案管理等级较低等原因，对档案管理队伍的建设工作并不太重视，这直接导致了档案管理队伍人员不足，水平不高的现状。由于档案管理队伍人员不足、水平不高，目前，我国部分企业、单位普遍存在管理队伍职责不明，兼职管理人员较多，管理结果无明显反馈渠道等情况，这些都在很大程度上阻碍了我国档案信息化建设进程。

2.3 档案信息化建设工作缺乏明确的方向性，对档案信息化认识不深

由于我国档案信息化建设发展程度并不高，相关的建设理论和建设技术还有待完善，所以目前我国档案信息化建设工作缺乏明确的方向性，各档案管理人员由于管理理念和管理经验的不同，对档案信息化建设的认识也不尽相同。

2.4 现代化档案信息服务意识薄弱

现代化档案信息化建设是一个逐渐以信息服务为工作方向的过程，即越来越强调档案信息对实际工作的帮助，更加强调以人为本的档案信息化建设策略。但是，基于我国现代化档案信息服务还比较薄弱，对档案信息的采集、整理、归类、校对、二次开发等工作还停留在传统的“为管理而管理”的思想层面，许多档案信息冗余复杂但是并没有多大的实际利用价值。

3 档案信息化建设的改进措施

3.1 从思想认识上给予高度重视

提高对档案信息化建设的重视程度，是开展档案信息化建设的前提条件，只有深入了解档案信息化建设对企业经营和行业发展起到的重要作用，才能落实到行动上，主动采取措施，促进企业档案的信息化建设。提高重视程度应该主要从高级管理人员和档案管理人员两个层次入手，高级管理人员是企业战略的制定者，只有高层制定完善的档案信息化建设方案，下级部门才能按照方案组织实施。档案管理部门也应该对档案信息化建设给予高度重视，积极配合上级部门的决策，制定合理的实施方案，为企业建设档案管理制度提供便利条件。企业的高级管理人员可以加强宣传，提高档案管理部门、制度设计部门、人事管理部门对档案信息化建设的重视程度，做好相关法律法规的普及工作，促使员工明白档案信息化建设是与他们的工作密切相关的，同时也是每个员工应尽的责任和义务，发动全部力量搞好档案信息化建设。

3.2 建设统一规范的标准

建设统一规范的标准，首先要保证具有完善的法律法规体系，同时行业内部应该制定统一的管理标准，在档案信息化建设过程中提供制度规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准，企业在档案信息化建设过程中，严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的规范化和标准化。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导，那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行，如果企业各个部门之间各行其事，没有统一的规范，那就很难实现档案管理的效率。

3.3 引进信息技术型人才，加强人员培训

档案管理部门要完善岗位责任制度，建立行业准入制度。通过与高校合作，进入高校引进相应的信息型人才推进信息服务体系的建设。同时要制定相应的人才引进战略，通过公开招聘、合理竞争等方式吸引社会优质信息人才投入到档案管理队伍当中，促进档案管理队伍践行人力资源更新，相关档案管理人员要根据自身的理论认识，学习有关档案管理的理论和实践技能，结合管理体系建设发展要求逐渐提升综合素质，以此来推进档案信息化管理体系的优化和进步。

3.4 提升档案管理人员的信息服务意识

培养档案管理员的信息服务意识，是提高档案管理工作水平的重要策略。因此，档案管理部门应积极的组织各种信息服务培训活动，提高他们的信息服务水平，在以科学、高效的档案管理方式之上不断创新，以人性化的档案管理方式为奋斗目标。

4 结束语

随着信息技术的不断发展，我国信息化水平不断提高，所产生的海量数据给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。因此，档案管理的信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势。档案管理信息化不但能够有效提升工作效率和工作质量，还能够有效降低档案管理成本，实现信息资源的长期存储与共享，对于档案管理的未來发展具有重要的意义。

参考文献

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