基于信息化的油气田档案管理研究

杨秀华

摘 要：档案是一个企业的重要资源，加强档案管理对于企业来说具有非常重要的意义。随着我国油气田企业的快速发展，传统档案管理方式以及无法满足档案工作的发展需求。在新时期，需要重视信息化技术的应用，实施油气田档案信息化管理，才能显著提升油气田档案管理效率。本文首先阐述了信息化管理在油气田档案管理工作中的作用，并针对油气田档案信息管理提出了一些可行性建议。

关键词：油气田档案；信息化；档案管理

在企业管理中，档案的作用十分重要。在长期的经营过程中，油气田企业在项目建设、勘探开发、生产经营等方面积累了海量的的档案资料，这些资料的价值巨大，是油气田企业的重要组成部分。而随着信息化技术的飞速发展，油气田企业的档案管理也应紧紧跟随时代潮流，努力提高档案的信息化管理水平，减少档案管理工作的流程，提高档案管理工作效率，从而获得最大化的经济效益与社会效益。作为油气田企业的档案管理人员，应该积极主动的学习现代信息技术，用好信息技术手段对企业档案实行科学高效地管理，更好地为企业的生产、经营、管理提供资料服务。

1 信息化管理在油气田档案管理工作中的作用

1、提高检索效率

传统的油气田档案管理工作以人工管理为主，如档案资料的借阅都需要人工在管理目录中查询相关档案，再去档案室查找资料，这样的档案检索方式效率低下，费时费力，而且每一份档案资料同一时间只能一个人借阅，在借阅的过程中还容易发生遗失、损坏等情況，无法有效发挥油气田档案资料的使用价值。而基于信息化的油气田档案管理模式中包括分类检索、组合查询等多种形式的资料查询方法，借助计算机，人们可以便捷地检索查询自己需要借阅的档案资料。

2、降低管理成本，提高工作效率

以往的油气田档案管理工作以来人工操作，不仅工作量大，工作效率低，而且还容易出错。而通过实行档案管理信息化，可以对档案进行实时、自动、在线管理。油气田企业档案资料只需录入一次即可实现重复利用，且能通过网络实现共享。借助计算机录入档案资料后，可以方便地对档案资料进行编目、打印、汇总等管理工作。基于信息化的档案管理模式中，档案管理人员不仅仅是管理保管档案，还需要对档案资料进行整理、研究，不断挖掘档案资料的价值。

3、为各部门提供高效服务

基于信息化的油气田档案管理模式下，需要查阅档案资料的企业各个部门的员工不需要亲自跑到档案室去查阅，只需借助计算机进入企业内部网络就可以随时随地，便捷地查阅资料，从而提高工作效率。另外，油气田企业档案管理信息化还有助于企业市场竞争力的提升。基于信息化的油气田档案管理部分不再是单纯的档案保管部分，而是油气田企业的信息中心。

2 基于信息化的油气田档案管理策略

1、提高档案管理人员的专业素质

实现油气田档案信息化管理的首要关键在于提高档案管理人员的专业素质。油气田企业应充分重视档案管理的信息化建设，大力引进专业人才和专业技术，加大对档案管理信息化建设的资金投入，完善档案管理信息化基础设施建设，同时，提高企业档案管理人员的录用标准。加强对档案管理人员的岗前培训，提高人员的专业素质和信息化管理实践能力。

2、完善标准规范，加强质量控制

油气田企业档案管理人员在实际的档案管理工作中，首先应该按照政府制定的标准规范结合实际工作，不断完善档案管理工作的标准，建立更加完备的档案分类规则、编制规则、规范档案的信息化管理标准，制定合理的电子档案管理规定，确保档案资料检索的准确率与查全率。其次要重视档案资料的质量管理，如，电子档案数据的质量与资料检索的准确率和查全率有直接关系。因此，档案管理人员要认真做好档案的扫描整理，确保扫描录入的电子档案中的文字、图片清晰，目录完整无误，建立合理的索引等。这些工作是保障电子档案数据质量的关键环节。此外，油气田企业应该安排专人负责档案的信息化采集录入，将经过严格审核与校对的纸质档案资料通过编目录入、扫描、编辑、文档上传与入库等环节的处理，实现档案资料的数字化，信息化管理。

3、加强数据安全管理

首先，应该重视相关信息设备的安全性，确保数据安全。在进行档案资料信息化管理的过程中，纸质档案资料经过扫描录入上传到数据库中变成电子档案，而档案资料的上传与使用都需要通过相关的设备在网络中进行。因此，油气田企业的档案管理人员必须重视相关网络设备的安全性，选用安全、可靠的网络设备，及时安装和更新杀毒软件，合理配置网络防火墙、采用安全性较强的用户身份认证等技术，采用双机热备份和磁盘冗余策略确保档案查询系统正常运行。其次，要注意数据库的安全性，采用适合档案电子文件存放规则的数据库管理系统，制定数据备份计划并严格执行，最大限度地确保数据的安全。最后，合理划分权限，设置安全级别。档案管理人员应该结合企业实际情况，将油气田档案资料数据库的用户分成一般用户、业务用户、系统用户三个等级，一般用户可以通过企业内部局域网、专用网络查阅档案资料；业务用户可以管理档案业务，读写数据；系统用户可对档案资料数据库进行管理、维护，可以对数据库中的数据进行增、删、改以及备份操作，而且可以对数据库结构、使用权限、数据访问规则进行管理。

3 结束语

综上所述，基于信息化的油气田企业档案管理对企业自身发展具有重要意义。通过信息化管理，可以提高档案管理工作的效率，有效发挥油气田企业档案的使用价值。因此，我们一定要充分重视档案的信息化管理，加大档案信息化管理工作的改革力度，努力提升档案管理工作的信息化程度，提高油气田档案管理效率，从而更好地为油气田企业服务。

参考文献

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[2]杨佳.新形势下油田档案管理信息化建设研究[J].企业文化旬刊，2017（3）.

[3]任变玲.油田档案信息化研究[J].办公室业务，2014（11S）：171-171.