浅谈档案管理人员的继续教育及培训

田芳

档案是人类各项实践活动的原始记录，是珍贵历史文化遗产的重要组成部分，是社会文明进步的阶梯。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，作为档案工作的主体，档案人员素质的高低直接影响着档案工作的质量乃至整个档案事业的发展。因此，档案工作者要与时俱进，加强继续教育，不断更新、优化自己的知识结构，不断提高自己的综合素质和业务水平。在现代信息技术发展的背景下，社会信息公开意识极大强化，人们对档案信息的需求以及获取方式都在发生重大变化，然而档案部门相对封闭的管理方式和传统的人力资源配置使这一职业缺乏内在的应对机制。档案职业主体构成素质不容乐观，档案职业边缘化日益加剧。在这样的背景下，档案工作者的胜任，对优化档案人力资源配置、促进档案事业发展尤为重要。

1 加强档案人员教育培训的需求

1、档案管理工作人员现实状况的需求

随着信息技术的飞速发展，档案工作表现出明显的智能化发展规律，各种新技术应用于档案管理正逐步变为现实并不断推广。目前，在档案工作中推广的以电子计算机为核心的包括电信、缩微复制、声像技术在内的一切先进手段使档案管理工作日益自动化、数字化、网络化。就我国现有档案人員的整体水平很难应对信息化带来的严峻挑战。

从政治素质和职业道德水平来看，档案工作的机要性和服务性要求档案人员要具备较高的政治素养和全心全意为人民服务的工作精神。但在实际工作中，由于档案工作的职业特点致使一些业务人员在工作中产生了消极落后的思想观念。比如个别档案人员出于对物质利益的追求，政治立场不够坚定，没有树立起正确的是非观念，违背了档案工作的基本准则，借助工作便利，私自篡改或销毁档案，泄漏机密档案的内容等。还有档案人员在工作中没有端正工作态度，为用户提供服务时态度不够热情。以上种种行为在很大程度上影响了档案工作在公众心目中的形象，甚至违背了档案工作维护历史原貌的基本原则，造成的危害是不可估量的。

2、档案管理工作发展的需求

科学发展观的第一要义就是发展，档案人员自身也要不断发展，才能促进档案事业的科学发展。随着档案工作的不断发展，档案人员自身的知识与技能也应当经常扩大和更新，因此应当为档案人员在职业生涯中需要学习的各个阶段提供多种多样的学习机会，这就需要为在职人员提供各种形式的教育培训以满足需要。

档案工作者除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识和技能，例如组织文字材料的写作能力、历史知识、古汉语知识、档案宣传和展览等知识；档案行政管理人员还应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识；档案编辑出版工作人员应该掌握新闻学、编辑学、出版学等方面的知识。档案工作者只有掌握了相关的专业知识，才能在新形势下更好地完成档案工作任务，推动档案事业的发展。

2 档案工作者能较好的胜任档案工作应该具备的特质

1、稳定的心理特质

档案工作是一项管理性、政治性工作，在整个工作体系中处于为各项中心工作提供凭证和参考依据的从属地位，而不是主导地位；并且由于档案工作的专业性特点，其工作意义和成就不容易被大多数人理解和认可。因此档案工作者在工作中容易产生消极压抑的情绪，影响工作能力的正常发挥，阻碍工作发展。所以，档案工作者要具备稳定协调的心理特质，性情恬静、心态平和，能够调节焦虑、压抑等负面情绪，保持积极健康的心理，享受平凡工作带来的满足感和成就感。

2、外倾的性格特质

传统意义上的档案工作主要是档案整理和管理等静态工作，要求档案工作者具备的性格特质是甘于寂寞、默默奉献等；但是随着档案工作的发展和社会档案意识的提高，档案工作的服务性、社会性功能逐渐强化，档案工作者在日常的档案收集整理工作中需要与本机关各个部门沟通，监督指导档案工作的开展；在档案利用服务工作中，要与利用者形成良好沟通，了解利用需求，成为利用者与馆室藏档案之间的有效桥梁。所以档案人员需要具备更强的沟通和协调等外倾性能力，才能充分利用完成工作所需要的资源，更好地胜任工作。

3、较高的道德水准

档案工作者个人的道德品质修养是胜任档案工作需要的重要特质。档案工作者所管理的档案信息内容涉及国家机密和公民个人隐私，档案工作者必须以较高的道德水准担负起国家和社会给予的特殊信任。根据《中华人民共和国档案法》和国际档案理事会于1996年通过的《档案工作者职业道德准则》，档案工作者应该具备忠于职守、爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公正服务的职业道德。档案工作者必须将档案职业道德内化为内心的情感和信念，并以此指导档案工作实践，才能较好的履行职业使命。

4、较强的成就动机

成就动机是个体追求自认为重要的有价值的工作，并使之达到完美状态的动机，即一种高标准要求自己取得活动成功的动机。档案工作者需要有较强的成就动机，具备对社会和历史负责的职业责任感和荣誉感，以维护人类社会历史记忆的真实性、可靠性与连续性为最终目标，才能自发地积极地投入工作，控制自己，尽量不受外界环境影响，克服工作中的种种困难和障碍，取得优良的业绩。

3 对加强档案人员教育培训的几点建议

1、加强师资和教材建设

档案人员的教育培训不同于一般的学习深造，受教育者有其自身的特点。由于接受教育培训的学习者大都是处于档案管理、科研第一线的在职人员，因此教育培训要求理论联系实际，学以致用，既要反映当前新知识、新方法、新内容，具有理论性和先进性，又要切合实际情况，具有针对性和实用性。要达到这一点，一要有高水平的师资，二要有高质量的教材。就师资而言，目前来源主要有两个，一是聘请经验丰富的有一定知识水平的在职或离职的本行业人员，一是借助高校的师资优势，聘请专职教师。搞好两种来源的结合，保证专职教师的比例，确保教育培训的师资质量。教育培训的教材也应得到足够重视。由于参与培训的人员情况各有不同，因此要考虑到学员的整体特点，编写适合以自学为主的实用性强的教材，同时要注重行业新热点、新动态，涵盖一些前沿内容，满足档案工作向前发展的需要。

2、为档案人员的教育培训提供制度保障

许多国家在员工培训方面都采用“教育休假制” 来实施作为终身教育战略的回归教育，以便使员工的知识技能得到不断的更新。这方面比较典型的国家有美国、日本和德国。笔者认为，这样的制度可以引入我国档案行业中来，结合我国档案工作和档案工作人员的实际情况，建立健全针对档案人员教育培训的一套规章制度。一方面，可以保障档案工作人员接受继续教育的基本权利，为其个人发展提供一定的空间，满足个人发展的需要；另一方面可以使档案部门人力资源的质量得到不断提升，推动档案工作更好的发展。

3、采取灵活多样的教育培训形式

档案人员教育培训的形式有许多种，从时间上看，有长期培训和短期培训；从内容上看有专业理论培训和工作技能培训；从培训手段上看，有讲授、自学、研讨交流等等。各级档案部门应当从实际出发，根据本单位的人员水平和实际情况，采取灵活多样的教育培训形式。参加培训的多是在职的档案业务人员，一方面他们是成年人，有一定的学习和分析能力，另一方面，他们是在职人员，有自己的工作要做。针对档案人员自身的特点，一般应当采取以自学和短期培训班为主、其他培训方式为辅的培训形式。