建筑工程档案管理工作的重要性及相关建议

尚汶茜

摘 要：在城市化建设不断深入的过程中，城市建筑工程数量愈来愈多，且建筑工程规模变得愈来愈大，工程项目复杂程度愈来愈高。在建筑工程项目建设期间会涉及到大量信息，這些信息会以文字、图纸、图像、图表等载体保存下来，形成建筑工程档案。建筑工程档案是建筑工程项目决策、管理、施工等活动的重要参考依据。若建筑工程档案信息不完整或信息失真，会对实际工作产生一定阻碍，甚至造成风险。基于此，本文对建筑工程档案管理工作的重要性进行了分析，并提出了相关建议，以供参考。

关键词：建筑工程档案；重要性；管理

1 建筑工程档案管理的重要性

在建筑工程建设过程中，建筑工程档案管理属于基础性工作。事实上，建筑工程项目实施过程中会产生各种各样的文档材料，包括前期批文、施工过程记录、竣工验收记录、工程设备维护记录等。这些档案材料客观、真实地反映了工程的详细状况。无论是在工程质量评定，还是在工程竣工后的维护、管理当中，这些档案材料都具备了十分重要的价值。同时，加强建筑工程档案资源开发，有利于建筑企业累积管理经验，或者说建筑工程档案是建筑企业技术储备的重要手段。在工程项目完成投入运营后，一旦出现问题，也能将工程档案作为维护、管理依据，包括工程扩建、结构维修、局部改造等均需要原始档案材料作为支持 [2]。建筑工程档案不仅对项目本身具有指导作用，对其他同类型项目设计、建设活动等也具有一定的参考、借鉴价值。也就是说，建筑工程档案能够被反复利用、开发，其价值将不断地被发掘出来。总体上来看，建筑工程档案蕴藏了巨大的潜在经济价值与社会价值。通过开发利用，落实相关管理工作，尽可能将这些价值发挥出来，进一步促进建筑工程项目建设。

2 建筑工程档案管理过程中存在的部分问题

建筑企业对建筑工程档案管理工作具体实施过程中，还是存在着一定问题：（1）档案材料失真。建筑工程档案涉及面较广，载体多样，内容较为复杂。在档案材料收集过程中难度较大，会给相关人员工作带来一定考验。正是基于上述特点，容易出现档案材料收集不完整、记录出错或管理滞后的情况，导致档案材料失真。部分建筑企业缺乏一个完整的建筑工程档案管理体系，再加上相关工作人员未深入施工现场做好调研工作，导致档案材料信息与实际情况有所出入，造成信息失真，并对后续工作产生一定影响[3]。（2）建筑工程档案管理方式有待更新。表面上来看建筑工程档案管理工作并不复杂，主要是保证相关档案资料的真实性、完整性及安全性。也正是因为如此，导致很多建筑工程项目实施过程中，档案管理依然以传统管理方式为主。在档案材料、资料、文件管理当中，管理人员会将工作重心放在检查档案数量及质量上，并在规定时间内对外借档案进追讨。但上述管理方式局限性较大，且主要以纸质档案管理为主，无法对档案信息资源进行充分开发，制约了工程档案的价值。由于未能将信息化技术充分融入到工程档案管理当中，在一定程度上还是影响了档案管理效率。由于缺乏数字档案备份，一旦原始纸质资料损坏或丢失，很难进行修复，会影响工程档案的完整性。（3）未能形成标准化的工程档案管理制度。部分建筑企业在建筑工程档案管理方面重视程度还不够。项目建设期间，一些建筑企业往往将管理重心放在施工建设上，但对工程档案管理有所忽视。部分项目管理者对工程档案缺乏科学认知，认为工程档案不能为企业创造直接经济效益，忽视了建筑工程档案的潜在性价值。所以在工程档案管理上投入不足，且未能形成标准化的制度。即便存在制度，制度内容也存在一定缺陷，且执行力不足，制约了工程档案管理效能。

3 做好建筑工程档案管理的相关建议

3.1 加强管理意识

一方面，建筑企业领导要不断增强工程档案管理意识，转变“重建设、轻档案”的传统观念，并发挥带头作用。建筑企业可组织项目经理、技术人员、监理人员以及档案工作者参与工程档案管理主题讲座，使其充分了解工程档案管理的重要性，统一其思想，并将工程档案管理与其他业务活动充分关联起来，将工程档案管理工作落到实处。另一方面，要构建责任制。在建筑工程档案管理期间，根据总体目标进行分解，将子目标合理分配至各个岗位，并明确岗位人员职责，以提升其档案工作的自觉性与责任意识，逐渐形成一套责任明确、制度严密的建筑工程档案管理体系。

3.2 完善管理技术

在建筑工程项目复杂程度不断加深的情况下，相关档案管理工作也逐渐趋于复杂，传统纸质化档案管理模式及方法显然已经无法满足实际需求。因此，建筑企业在项目建设期间需要加大工程档案管理投入，更新管理技术及管理模式，进一步提升档案管理质量及效率，将其潜在价值充分发掘出来。首先，可以通过计算机信息技术作为媒介，在部门之间构建档案信息检索、管理系统，能够提升各部门档案管理整体水平。同时，借助计算机信息化技术能够在各部门间创建一个工程档案信息互动平台，保证档案信息的流通性，有利于各部门协调好工程档案管理工作。利用档案管理系统还能够对外部档案信息文件进行自动分类、编号管理，便于相关人员调用快速调用档案信息。其次，在建筑工程档案管理工作实施过程中，应该引进现代化管理技术，如数据库技术、云存储技术等。考虑到工程档案资料数量不断增多，建筑企业可将其备份至云端，并在企业内部借助数字化、网络化技术建立标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。这样不仅能够扩大工程档案的应用面及覆盖范围，也能保证档案信息存储的安全性。

3.3 做好现场调查

建筑工程施工是一个相对复杂的过程，在这个过程当中会产生很多隐性信息。因此，在建筑工程档案管理者要做好现场调查工作，多方收集信息，并将其融入到工程档案当中。施工期间，档案人员要与监理人员、施工现场管理人员充分沟通、密切联系，清楚地了解施工现场状况，对部分重点信息及时收集、记录，并做好反馈工作。这样不仅能够保证档案信息的客观性与准确性，一旦出现问题，档案人员也能够及时查阅相关信息，为问题解决提供信息依据，确保施工质量达到要求。

3.4 优化人才队伍

建筑企业在档案管理人员招纳时，不仅要考察相关人才的专业业务能力及专业资格，还要考察其责任感与职业道德，筛选出业务出色且道德素养到位的人才。由于建筑工程档案管理是一项专业性较强的工作，并且工作要求会随着项目的深入开展而发生变化。档案管理人员要胜任岗位工作，就必须树立主动学习意识，不断更新业务技能，避免相关工作滞后。建筑企业也要注重相关人才培养，在相关人员入职后，协助其做好职业规划，并制定出系统性的培训计划。

4 结语

在建筑工程项目建设过程中，工程档案管理是十分重要的一环，应该给予充分重视。组织内部要不断强化档案管理意识，形成良好的意识氛围，逐步实现全员化管理。同时，建筑企业要加大档案管理软硬件设施投入，不断更新管理技术，以提升管理质量及效率。档案管理人员要深入现场，做好现场调研，确保档案信息来的可靠性。除此之外，还应该加强相关人才队伍建设，为建筑工程档案管理奠定良好的人才基础。

参考文献

[1]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材，2017（02）：283-284.

[2]陈杨子，梁露莎.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].门窗，2017（01）：64-65.

[3]付静.试分析建筑工程档案管理工作的几点建议[J].中国石油石化，2016（S1）：290.