酉阳基层医院档案管理分析

冉井贤 陈清华

摘 要：本文通过对基层医院文书档案管理进行分析、总结和归纳，并对存在问题和不足进行了梳理，对进一步提高基层医院档案管理的工作水平进行了初步思考，旨在探讨基层医院如何提高文书档案的利用，为基层医院的可持续发展提供高效的档案利用服务。

关键词：基层医院；文书档案；分析

基层医院是指的是乡镇（街道）卫生院、社区卫生服务中心，它们是我国医疗卫生事业的基础，承担着基本医疗和基本公共卫生服务等保障人民群众身体健康的基层卫生机构，基层医院的档案管理是医疗工作中的重要组成部分，现代信息时代如何加强档案管理，使档案信息成为现代基层医院管理重要手段之一，这是基层医院面临的新课题，基层医院只有提高单位综合实力和工作人员对于档案管理创新认识，才能更好的发挥档案的作用。笔者从基层医院档案信息管理的实际，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性， 针对性地提出应对措施， 为基层医院档案管理工作提出参考。

酉阳位于渝东南，地处渝、鄂、湘、黔四省（市）边区结合部，幅员面积5173平方公里，辖39个乡镇（街道办事处）、278个行政村（社区），总人口84万，是重庆市幅员面积最大、少数民族人口最多的自治县。全县卫生计生委直属单位9个，乡镇卫生院37个、社区卫生服务中心2个，公立医疗卫生机构有业务用房12万余平方米，床位1896张，有行政村卫生室230个，撤并村卫生室61个，医院档案是医疗改革、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用，由于种种原因，酉阳基层医院“重医轻档”，档案管理工作严重滞后，影响了酉阳卫生计生工作发展。在信息时代下，档案信息化浪潮席卷各行各业，因此对医院档案进行现代化建设管理势在必行。

1 医院档案现代化建设的主要内容

1.1 文书档案的现代化管理

文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息 ，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的网络化管理

随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。根据人事档案的特点，运用现代 化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。

1.3 病历档案的网络化管理

随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医务人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。

1.4 设备和后勤管理档案的网络化管理

设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。 对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。

2 基层医院档案管理中存在的问题

2.1 档案管理意识不强

普遍存在领导对档案工作不够重视、缺乏较为完善的规章制度、管理人员职责不明、各项管理措施不能到位、档案管理工作纪律松懈等问题，以致档案材料胡堆乱放、该归档的材料长期不能归档、档案残缺不全等现象较为严重。

2.2 档案管理不规范

基层医院一般没有专职档案管理人员，没有专用的档案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，许多文件没有归档；有档案室的，设施简陋，无保护措施，不符合档案存放条件，普遍不能按照档案管理规范化要求去操作。

2.3 人员素质偏低

档案管理人员多为兼职，对档案管理缺乏责任感。有的不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂档案知识及微机的使用，现代化管理手段缺乏，难以适应档案工作需要；有的不能及时收集档案信息归档，不能有针对性地提供权威的证明材料，造成档案利用价值低，服务功能越来越弱化。

2.4 档案管理信息化管理差

酉阳基层医院档案管理方式往往多是手工化，依旧使用传统意义上的查阅、检索、编目、收集方法，现代化的管理方式基本未被使用。

3 基层医院档案管理解决对策

3.1 健全档案管理机制

加强组织领导，完善档案管理体制，是基层医院档案工作在新形势下顺利开展的重要保障。确立单位“一把手”负总责、科室负责人具体负责、各部门协同配合的档案管理工作体系。注重检查档案工作进展情况，严格按年度规范归档、立卷，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难，做到档案工作与医疗管理工作同部署、同检查、同考核。

3.2 加强档案管理队伍建设

按照“作风好、业务精”的要求，及时合理调配、充实档案人员，注意吸收专业型、复合型人才，逐步解决档案人员年龄偏大、兼职较多等问题。关心档案人员的成长进步，努力培养和造就一批热爱档案事业，掌握法律、档案、计算机等专业知识和先进管理理念的复合型档案管理人才。

3.3 加强档案信息化建设

加快基层医院档案信息资源的开发利用，规范电子档案、照片档案的归档、立卷，积极推进档案数字化，加强档案数据库建设，建立机读目录和扫描图像数据库，构建档案信息网络平台，实现档案信息资源共享。

3.4 加大经费投入

在财力上要给予大力支持，把档案管理经费作为基层医院事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善档案室的保管条件；要落实资金，增配硬件、完善软件，构建资源共享的网络平台，配备计算机等信息化建设的硬件并进行定期维护和更新。

3.5 开发利用档案的价值

基层医院应该在做好基础工作的同时，深入研究、挖掘档案的内在价值。深入挖掘档案中的有用信息，为改善基层医院发展服务。

综上所述，实现基层医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其带来了极好的机遇。只要抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的发展战略，基层医院档案管理的现代化工作必然会适应时代的发展和实现一个历史性的质的飞跃。

4 小结

基层医院档案管理是现代化系统档案管理整体结构中重要的组成部分，是基层医院管理人员和医务人员进行知识更新和获取信息的重要场所，基层医院档案管理是现代化管理的重点内容，只有提高创新意识，才能增加基层医院综合实力，更好的为人民服务。