新形势下文书档案管理的几点思考

杨静

摘 要：文书档案是事业单位、企业单位、政府机关、社会团体和其他组织进行各项行政管理事业中形成的文件总称，其中主要内容涉及到简报、信函、通知、报告、请示、指示、命令、决定、计划、总结和会议记录等等，对这些文书档案进行管理和利用是促进单位发展的重要途径。但是在社会建设的发展背景下，传统的文书档案管理已经很难满足于单位的发展需求，这就必须要对其进行深入分析，以便能够根据实际情况提出可靠的对策建议，为新形势下文书档案管理的科学发展奠定良好基础。

关键词：新形势；文书档案；管理；对策

随着科学技术的持续发展，我国的生产力水平得到显著提升，为进一步促进社会的稳定发展，各个单位对文书档案管理工作提出了更高要求，期望能够充分发挥文书档案的利用价值，为单位的发展提供有利依据。然而在新形势下，文书档案管理作为一项具备较高技术性、服务性和政治性的工作事项，仅仅依靠传统的管理方式和管理手段很难实现对文书档案的有效管理和利用，不仅影响到了文书档案的整体质量，也直接阻碍了单位的建设和发展。因此，有必要对新形势下文书档案管理进行深入探讨，以便能够采取有效措施提高文书档案管理的整体水平，使文书档案管理工作更具有信息化、科学化和规范性，有效促进单位的建设发展。

1 新形势下文书档案管理存在的问题

1.1 文书档案的管理水平较低

现代化档案管理对计算机技术的应用有着较大需求，许多单位都逐渐重视到信息化技术在文书档案管理中的作用，不断提高了对档案管理系统的建设投入，使文书档案管理的效率和质量得到有效提高。但是就目前来看，各个单位的档案信息化管理系统缺乏统一标准，以致在进行文书档案管理的时候不具备通用性，无法保证文书档案管理的规范化和标准化，严重影响了文书档案管理的顺利进行[1]。例如有些单位的档案管理系统过于重视档案专业流程的研究和实践，对档案和文件之间的衔接存在一定疏忽，尤其是利用信息化技术实现自动化办公之后，档案管理软件与办公自动化系统难以进行有效的无缝衔接，导致对电子档案文件的归档缺乏准确性和时效性，无法保证文书档案的整体质量。

1.2 文书档案的质量较低

文书档案涉及到的内容相对较多，对不同档案资料的记录形式也有所区别，有些档案资料会利用计算机技术进行记录和归档，有些档案资料会进行手抄记录和归档，在整个档案资料的记录和归档过程中，既要对档案资料进行分类和整理，也要对一些档案资料进行修改和补充，在复杂的档案工作中很容易出现失误情况，继而影响到文书档案的质量，甚至直接出现档案漏失等不利情况，极其不利于文书档案管理工作的有效进行[2]。同时，有些工作人员在进行档案记录的时候，采用的档案记录格式也不尽相同，容易带来一定的阅读障碍，且同一种档案中涉及到多种规格，这就影响了档案资料的原始性，不仅影响到文书档案的质量，也造成了较高的人力浪费和物力浪费，不利于文书档案管理的持续发展。

1.3 文书档案的开发程度较低

在进行文书档案管理过程中，许多档案管理人员对文书档案管理工作缺乏正确的认识，或是在实际工作中缺乏积极性和主动性，整个文书档案管理过程比较注重对档案的收集、整理和保管，没有认识到对文书档案进行开发和利用的重视性，这种被动式服务的档案管理方式不仅直接影响了文书档案管理的整体效果，也造成了大量档案资源的浪费现象[3]。同时，在提供文书档案服务的时候，有些档案管理人员没有对档案进行分类处理，也没有根据档案的类别和使用需求对档案检索功能进行优化，导致档案使用者无法及时找到所需的档案资料，极大降低了文书档案的使用率，不利于文书档案管理工作的有效进行。

2 新形势下文书档案管理的应对策略

2.1 加强制度建设，提高档案管理水平

完善的制度是促进文书档案管理工作顺利进行的重要基础，相关单位必须要针对现有的规章制度进行优化和完善，在满足于我国法律要求的条件下，结合公文管理的实际需求制定合理的公文处理实施办法，对文书档案方面的各个规定进行综合处理，以此形成集档案的归档、统计、鉴定、处理、保密、借阅、销毁和管理为一体的档案管理制度，并针对文书档案管理提出规范要求，构建统一运行、统一要求和统一标准的档案管理操作流程，使文书档案管理更具有合理性、科学性及规范性。同时，在进行文书档案管理的时候，也要废除不合适的规则，对不够完善的制度也要做好修缮工作，从而制定出符合我国新形势的文书档案管理制度。此外，在科学技术的发展背景下，也要对数字档案管理制定合理的标准，以此确保新的制度体系能够与以往的制度体系形成结合，从而实现完整、综合、全面的档案管理模式，有效提高文书档案管理的整体水平，为单位的建设发展构建有利环境。

2.2 积极运用现代化技术，提高档案管理效率

为促进文书档案管理与办公自动化的结合发展，应积极运用现代化技术，不断提高文书档案管理的信息化程度，为文书档案管理工作的顺利进行提供有利条件。首先，档案管理人员需要根据单位的实际情况合理选择档案管理软件，通过计算机技术和软件技术进行文书档案的收集、整理、编号、保存、检索和利用，有效提高文书档案的质量和利用率。同时，也要做好档案管理软件和办公自动化系统的接口，使文书档案管理系统和办公自动化系统能够实现无缝连接，使档案文件能够直接归档到档案系统，并做好纸质档案和数字档案的检查工作，确保纸质档案和数字档案的信息具有一致性。其次，要采取有效措施提高文书档案的检索效率，利用信息化技术构建出多样化的计算机检索工具，使文书档案能够形成文件级、案卷级到档案专题，通过多角度、多层次的档案检索体系提升档案检索工具的覆盖率，从而更加准确、快速、系统地进行档案管理和档案服务。

2.3 加强文书档案的开发，提高档案资源的利用率

为提高文书档案的利用率，档案管理人员必须要深入了解各个部门对文书档案的需求，以便能够根据不同部门的档案需求特点提供具有针对性的档案信息，使各个部门人员能够认识到档案信息在实践工作中的作用，为文书档案的开发和服务提供有利环境。同时，档案管理人员在进行档案管理和服务的时候，要利用多种渠道和途径进行档案资源的开发工作，使档案资源的利用效率得到有效提高[4]。比如利用档案资料编制出《档案利用汇编》、《财务经营统计分析汇编》、《统计资料汇编》、《荣誉汇编》、《历史沿革》等等一系列的档案资源汇编，为单位的决策、计划、实施措施和工作总结等各项工作提供有利依据，有效提高单位的运行效率。此外，还可以将档案资料编制成不同的专题汇编，从而为档案使用者提供多方面、多层次的有效信息，充分发挥档案资源的利用价值，为单位的建设发展提供可靠的信息支撑。

3 结语

综上所述，为促进文书档案管理的持续发展，使其能够适应于单位的发展需求，应积极加强制度建设、提高档案管理水平，积极运用现代化技术、提高档案管理效率，加强文书档案的开发、提高档案资源的利用率，从多方面提高文书档案管理的效率和质量，为单位的建设发展提供有利支撑。

参考文献

[1]李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017（06）：123.

[2]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：187.

[3]杨晓晓.新形势下事业单位文书档案管理工作浅析[J].企業改革与管理，2016（13）：206.

[4]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015（13）：179.