新时期规范和加强高校文书档案管理

张楠 苟煜林

摘 要：文书档案是高校发展的首要记实载体，文书档案管理是衡量高校档案管理水平的一个重要尺度。新时期做好高校文书档案管理工作，应当运用现代化档案管理手段，实现电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合，使档案工作人员树立信息化服务理念。在档案管理已走向网络化和数字化情势下，不断改进文书档案的管理方法，使之逐步走向程序化、数字化、网络化，智能化。

关键词：文书；档案；管理；网络化；数字化

1 提高认识水平，强化做好文书档案管理工作的历史责任

档案工作是一项记录事实、传承历史、服务社会的重要工作，树立正确的档案观，是我们做好档案工作的思想保证。文书档案工作是档案管理工作的重要组成部分，有些人对文书档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，对机关档案工作的职责范围、工作内容等认识不到位，甚至存在片面性，认为文书档案管理工作可有可无、可大可小；还有一些档案管理工作人员自身就对文书档案管理工作没有给予高度的重视，在工作中缺乏工作责任感。我们应该清醒地认识到，今天的现实就是明天的历史，在我国经济全面发展的历史背景下，做好文书档案管理工作，要不断地更新文书档案管理观念，积极地寻求和尝试新的档案管理手段，推动文书档案工作在继承中发展，在前进中创新。

文书档案管理工作可以分为两个类别：一类是上级部门产生的文档管理；另一类是由本级单位产生的文档管理。加强文书档案管理，要从信息化管理入手，加强硬件设施建设，进行规范化的纸质和电子档案管理，自上而下形成重视档案的风气；二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见，把加強和规范文书管理工作列入全年的工作计划中，并认真落实负责人， 进一步改进和加强文书档案管理工作。

2 完善工作机制，为高校文书档案管理工作提供保障

高校文书档案必须严格按照文书处理部门立卷归档制度进行归档。随着档案管理信息化水平不断提高，在纸质文书档案按要求归档的同时，还应建立一套完备的数字化档案规范体系，做到纸质与数字档案同时归档，可以大大提高归档的完备性和查询利用的效率。目前，还存在一些档案管理不规范的情况：一是档案收集不及时，不完整。累积起来一次立卷，往往造成立卷时间不准确，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；二是档案整理不规范。档案管理人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照立卷程序进行组卷、分类，有的卷内目录与卷内实际文件不相符，出现卷内文件漏失现象。三是档案综合管理随意化。缺乏统一、规范、系统的管理规则，存在“讲起来重要、忙起来不要”的现象，有的存在部门各自为政、自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还；有的甚至违反保密规定，擅自复印、复制文书档案，扩大借阅范围。

对此，要认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”，根据部门公文管理工作的实际，制订相应的“公文处理实施办法”，集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体，提出规范化的要求，建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程。将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的重要内容，并组织部门人员学习，进一步提高部门同志对档案管理工作的认识，对其中所应执行的程序进行统一，提高各部门在文书办理之初的质量和效率，减少管理部门的复核工作量，做到有章可循，有据可依。

3 加强档案信息化管理，夯实新时期高校文书档案管理工作基础

随着信息化技术的飞速发展，档案无论从形成过程和管理形式都发生了诸多变化。一方面，规范日常文书管理为纸质档案整理提供了良好基础，而电子公文的格式是否规范也会直接影响到档案的信息化管理质量，尤其在办公自动化和数字化档案管理迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。高校文书工作的处理程序要与档案管理有机地联系起来，一脉相承。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，应当在纸质档案文件形成之初就已经确定并录入档案管理系统，这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。同时，要将发文和收文中的各项工作环节和程序予以规定，并严格按此办理。如收文中从签收、拆封、登记、拟办、批办、分发到回收、销毁等，发文中从审核、签发、打印、用印、分发等，每道环节都须按规定程序落到实处，以防止因任何一个环节出现问题而影响到整个档案管理的质量。

另一方面，档案材料的收集是档案管理工作中最重要的一个环节，也是整个文档整理的第一步，收集要及时、全面，并注意做到以下三点：一是健全规章制度；二是加强催收，对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收，必要时给领导提个醒；三是年终归档，根据发文记录，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必想法补齐。所以，平时就注意收集，并根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按时间顺序或文件内容归档，这样对归档工作具有事半功倍的作用。

4 加强教育培训，不断提高新时期高校档案管理人员素质

队伍素质和程序制度是强化文书档案管理工作的两大方面，一方面，档案管理人员的素质、经验与责任心直接影响着一个单位档案事业的发展。档案管理需要档案管理人员具备良好专业素质的敬业精神。另外，档案管理人员要不断更新知识结构，积极参加各种培训，不断提高自身的理论水平，学习先进的管理方法， 与其他高校档案管理人员经常沟通、交流，取长补短，学习数字化档案管理的新方法，新观念，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。同时，要进一步建立责任制，开展检查考核，树立正面的激励导向，引导和督促有关人员认真履行岗位职责。

高校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，是传承和重现高校历史真实面貌的一项重要环节，在高校全面建设中有着举足轻重的作用。只有充分重视高校文书档案管理工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，促进学校建设的科学发展。

参考文献

[1]《高等学校档案管理办法》

[2]李辉红，《试论文书档案管理中存在的问题与对策》，广东科技，2009（02）

[3]解晓盈，《试论如何加强文书档案的管理工作》，青年文学家，2013（03）

[4]刘晶，《新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考》，黑龙江史志，2015（02）