浅析档案管理中的实体管理、信息管理以及档案知识管理

摘 要：档案管理在企事业单位管理中占据着重要地位，对于企事业单位的经营管理发挥着至关重要的作用。随着档案管理技术的不断进步，档案管理由最初的实体管理发展为信息管理以及档案知识管理，大幅度提高了档案管理的水平。本文简述了档案管理的发展历程，浅析了档案管理中实体管理、信息管理以及档案知识管理各阶段的概况，以期为档案管理工作提供借鉴。

关键词：档案管理；实体管理；档案知识管理

档案是企事业单位重要的经营管理资源，对于反映企事业单位的人员构成状况、经营管理活动发挥着重要作用。因此，档案管理在企事业单位经营管理中占据着至关重要的地位，企事业单位日益重视加强档案管理的规范化和高效性。随着档案管理相关技术的进步，档案管理工作实现了由实体管理到档案知识管理的跨越性发展。企事业单位有必要深入了解档案管理的发展历程，并掌握档案管理发展各阶段的概况，为档案管理的良好转型奠定良好的认知基础。

1 档案管理的发展历程

档案，主要由两部分构成，一是载体，一是内容。载体是承载档案内容的具体物质，内容是指以各类形式表示的档案信息。我国档案管理，大致经历了由实体管理到信息管理以及档案知识管理的发展历程。（1）实体管理基于档案具备的本质属性实现对档案价值的有效开发，以档案实体为核心开展档案管理各项活动。该阶段，档案信息有赖于档案实体而存在，档案管理效率相对较低，难以实现对档案资源的充分开发和有效利用。（2）信息管理，将档案信息有效剥离出档案载体，相对增强了档案管理的独立性，实现了对档案资源的有效加工和充分利用。该阶段，以电子文件作为档案信息传播的主要形态，通过信息管理手段大幅度提高了档案管理的效率，增强了对档案资源利用的有效性。（3）档案知识管理，实现了对实体管理以及信息管理的有效延伸和充分拓展，呈现出高度集成的组织形式。档案知识管理基于对社会各项信息需求的深入分析，实现对档案信息的有针对性的深入加工，进而实现对档案管理相关各类资源的优化整合。该阶段，档案管理突显了对档案管理相关资源的优化整合能力，对档案管理各项环节的协调配合能力以及对知识管理的辐射覆盖能力。

2 档案管理各阶段概况浅析

2.1 实体管理

该阶段，档案管理的工作内容以档案载体管理为主，缺乏对档案信息的充分开发，物本管理理念贯穿于实体管理的全过程。档案管理的相关工作人员要通过人工管理对承载档案信息的档案实体进行广泛收集、系统整理以及科学鉴定，在此基础上，采用物理技术及化学手段对档案实体实施妥善保管、科学统计和有效利用。该阶段后期采用计算机进行档案管理，但缺乏多样化的管理功能。

该阶段，以档案实体作为理论研究对象。自上世纪起，才出现对档案的正式研究，相应理论研究呈现出较强的直观性，且相对较为粗浅。上世纪中期，档案学初步形成，其研究对象以机关档案的管理工作为主。

上世纪初，档案管理呈现出显著的史料价值。随着社会发展，人们日益重视档案管理，并借助相应档案，实现对社会实践问题的有效解决，档案管理呈现出显著的凭证价值。

2.2 信息管理

该阶段，档案管理工作增加了档案检索以及档案编研等内容。上世纪末，我国政府加强了对档案管理的有效改革，逐步加大了对档案信息的开发投入力度，深化了档案编研相关工作的有效发展。该阶段，档案管理工作的相关人员积极引进计算机技术对档案进行管理，并构建相应的网络平台，实现对各类档案的在线管理和归档。对纸质档案实施数字化处理之后，实现了对数字化档案的自动检索，并增加了对档案缩微保存的相应功能。

该阶段，理论研究对象突破了档案实体的限制，拓展为档案信息化的相关研究。档案管理工作人员不仅要采用先进的信息技术强化对档案实体的管理，还要考虑档案实体管理传统的管理制度对当前信息管理的适用性，对档案信息管理的动态发展进行实时关注，并深入研究档案信息管理的各项方法和相应制度，构建系统的管理机制，增强档案信息的交流共享，实现档案管理信息化水平的大幅度提高。

该阶段，档案管理呈现出显著的信息价值。档案实现了对人类历史发展进程的真实反映，为人们提供了获取社会信息的有效途径。原始性的档案资料为各类信息的产生提供了信息源头。在该阶段，档案资料为社会生产发展提供了真实可靠的信息服务，体现了显著的信息价值。

2.3 档案知识管理

该阶段，档案管理主要工作内容转变为档案知识元，致力于构建能有效满足档案用户需求的系统服务体系。在档案管理工作实践中，档案管理工作人员重视对档案文件形成全过程的有效管理，通常通过宏观鉴定实现对档案的科学鉴定，摒弃了将档案来源以及档案时间作为标准的归类方法，而将档案文件相应的宏观内容，诸如档案相应部门具体职能等作为归类标准。在这种情况下，档案管理工作人员实现了由档案资料管理人员向相关知识提供者的身份转变。该阶段，档案管理借助信息技术的技术优势，系统地实现对档案资料的编辑整理以及出版发行。

该阶段，理论研究对象实现了有效拓展，强调对各类知识的深入挖掘以及优化整合，且高度重视对档案知识相关权益的有效保护。该阶段，档案管理的相关学者不仅要深入研究知识经济对档案管理相关工作造成的巨大影响，还要深入分析如何增强档案管理定位的准确性。另外，还要积极探究企事业单位档案实现知识管理的有效途径。

该阶段，档案管理呈现出现显著的知识价值。在知识经济背景下，知识资源在企事业单位发展资源中占据着战略性的重要地位。档案管理相关学者日渐重视档案管理的知识属性，相关学者认为，加强对档案管理的知识属性的正确认识，能实现档案管理工作效率的大幅度提高，实现档案管理作用的充分发挥，并拓宽企事业单位档案管理的空间。

3 结语

综上所述，我国档案管理，大致经历了由实体管理到信息管理以及档案知识管理的发展历程。各发展阶段的档案管理均具有不同的工作内容及工作方法，且具有不同的理论研究对象和价值取向。档案管理工作人员在深入了解档案管理发展历程和各阶段概况的基础上，要充分运用先进的信息技术，结合档案管理的相关理论知识，构建系统完善的档案知识管理机制，实现对档案知识相关信息的深入挖掘和充分应用，提高档案知識管理水平，促进企事业单位档案管理的良好转型。

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作者简介

李迎红（1971-），女，山东栖霞人，助理馆员，研究方向：档案管理。