浅析计算机信息技术在现代办公自动化中的应用

杨继英

【摘要】随着我国信息技术的不断发展，无论是在生活还是在工作中网络应用的印记可以追寻到每一个角落。其中，信息技术在现代办公自动化中的应用效果最为明显，其不仅可以改善传统的办公室办公环境，还可以大大地提高办公效率。在本文中，我主要谈一谈何为现代办公自动化，将计算机信息技术应用到现代办公自动化中的意义。

【关键词】计算机现代信息技术 现代办公自动化 概述 意义

【中图分类号】G633 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）10-0136-02

在现代科学技术的可持续发展下，计算机信息技术的发展可以说是日新月异，其对人们的生活和工作带来了积极的影响。现代企业未来提升自身的办公质量和办公速度，常常会在工作开展中引入计算机信息技术，借助信息技术来实现办公自动化，为企业的管理效益和经济效益的提高打下坚实的基础。那么，究竟什么是现代办公自动化呢？将计算机信息技术运用到现代办公自动化中有何意义呢？

1.现代办公自动化概述

所谓的现代办公自动化是将信息技术作为基础，借助现代信息技术强大的信息功能，诸如信息搜集、信息处理等来有序地完成各项工作任务，在任务完成的过程中构建起一种高效率的、新型的办公方式。从这一定义中我们可以看出，现代办公自动化与计算机信息技术是无法脱离的，而且在现代办公环境下，计算机信息技术的引入可以说是现代自动化办公得以实现的前提和基础。计算机信息技术在现代自动化办公中的应用技术功能主要包括以下几种：

（1）表格文字处理

在现代办公自动化中，不少企业在进行办公活动的时候，常常会借助计算机的基础软件，诸如Word、WPS、Excel等来完成各项工作，比如，借助Excel来将纷繁复杂的数据各种样式的表格直观地呈现出来，并对所整理的数据进行自动化的分项和排列，对所需要的数据信息进行自动化筛选等，以此为工作管理的进行提供了便捷的渠道。

（2）图形图像处理

计算机信息技术自带的一大有效的功能当属图形图像处理功能。在落实工作任务的时候，借助图形图像处理功能，一方面可以自动地对各种各样的图形信息进行科学分析，在系统化分析的基础上清晰地掌握各项信息之间的关系，使得工作更加便捷；另一方面，借助图形图像处理功能还可以自主地进行图像、照片处理等活动，为其后期的企业网页的制作等提供了便利。

（3）数据信息管理

在传统的办公环境中，我们可以看到，大量的纸、稿等堆砌在员工的办公桌上，甚至其所堆砌的纸、稿比人还要高，如此一看，整个办公环境杂乱，而且纸质资料不易保存，很容易因为某些外在原因出现丢失的现象。借助计算机数据信息管理功能可以将纸张上的内容录入到电脑系统之中，以电子化的形式对数据、信息等进行保存，实现了信息保存的安全性和永久性。与此同时，在借助数据信息管理功能之后，员工之间的信息传输和共享可以实现“一对一”，既节约了时间，又保证了信息传递的时效性。

（4）决策辅助功能

计算机信息系统的决策辅助功能可以帮助工作人员对日常所搜集到的信息进行整理、分析、筛选，使其系统化、清晰化，根据这些客观的信息来推测出公司未来的发展方向，为其今后的决策制定提供客观的依据。

2.计算机信息技术应用于现代办公自动化中的意义

（1）改善办公环境

正如上文所提及的，在传统的办公环境下，大量的纸笔的堆砌使得整个办公氛围显得异常混乱，而且员工在混杂的环境下常常会感到工作的压力，而将计算机信息技术应用到办公自动化之中，可以有效地转变这一情况，将纸笔数據以电子形式进行录入，可以使整个办公环境更加的轻松、愉悦。因为办公环境是办公质量高低的决定因素之一，所以，借助计算机信息技术在改善了办公环境之后，可以有效地提高办公质量。除此之外，在现代办公自动化中借助计算机信息计算还可以将大量的文件以一个简单的文档的形式呈现出来，员工之间可以有效地借助网络形式来传递信息，实现信息传递的高效性，从而提高办公效率。

（2）节约人力资源成本

在企业的不断发展下，各个部门的人员也在不断的扩充，其办公的范围也会随之扩展。人力资源的消费可以说是当前各个企业成本支出的一大因素。在传统的办公环境下，办公人员人数众多，且其工作量巨大，这就无形之中为企业的运行提出了新的要求。在有限的成本支出的基础上，将计算机信息技术应用到现代自动化办公之中，可以很好地实现办公内容的简洁化，仅仅需要轻轻地点击鼠标就可以完成某一工作，不再需要过多的人员进行一一的传递，这在一定程度上降低了劳动量，为公司的运行节约了人力成本。

除此之外，在将计算机信息技术应用于现代自动化办公之中，摆脱了传统办公将员工禁锢在办公桌上的情况，在海量的网络信息、便捷的网络渠道下，员工可以实现有效的掌握多元信息，在多元信息的冲击下，他们的思维将会得到发散，为其创新思维能力的发展打下了坚实的基础。

总之，在信息化时代，将计算机信息技术应用到现代办公自动化之中，可以充分地发挥计算机信息的多种功能，在提高办公效率的基础上，为员工的可持续发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]刘磊.浅析计算机信息技术在现代办公自动化中的应用[J].现代经济信息，2017（16）：19-20.

[2]陈丽，刘俊龙.计算机技术在现代办公自动化中的应用[J].电子技术与软件工程，2016（14）：163.