档案管理的重要意义及对策研究

刘健

摘要：无论是对房产档案管理的工作人员、还是房产单位本身而言，档案都是极其重要的，做好档案管理工作不仅关系到个人利益，更关系到房产单位的自身发展。总之，房产单位档案管理工作只有切实转变管理理念，采用先进的技术手段和高效的管理模式，才能实现现代化的档案管理。

关键词：档案管理;管理意义;研究

1 房产档案管理的重要性

房产档案管理是居民在进行房屋交易、房产评估以及房产抵押等活动时最重要的法律依据和凭证，并且对房地产企业的健康发展具有重要的意义。下面我们从三个方面来探讨一下房产档案管理的重要性。

首先，在政府对房地产行业进行检查和督导的过程中会将房产的档案管理作为基本的判断依据，加强房产的档案管理工作有利于政府更加有效的对房地产行业进行指导和监管，从而使政府对于房地产行业的整顿和管理更加明确和有效。

其次，当一栋房屋的产权归属存在疑问，房产档案管理就能够为房屋的所有权人提供有力的法律依据，从而有效的解决因房屋产权而引起的纷争，保障房屋权利人的合法权益，对维护社会房屋产权秩序和社会稳定有着重要的意义。

最后，在居民正常的房屋交易过程中，房产档案是重要的房屋产权资料来源和依据，良好的房产档案管理能够保障居民房屋交易秩序的正常进行，促进房地产行业在社会主义经济中的健康发展。

2房产档案管理出现的问题因素分析

总的看来，房产档案工作是处于不断完善的状态，档案的归档分类、装订质量向便于查考利用方面发展，并逐渐开辟了新的领域—电子文件，但仍存在以下几点有待解决的问题。

2.1档案意识缺失

从工作实践中体会到，档案工作在房产业务工作中一直处于弱势地位。根源在于其自身的内向性及存放的相对隔绝性。通常只有少部分人利用，虽然与工作息息相关，但人们平时对这一客观事物的主观映像就不强烈，加上决策者、普通群众档案意识的缺失，认为只要做好房产的流通、阅览等服务读者的工作就可以了，而档案员对档案工作宣传又没有力度，造成档案工作始终囿于“需要的时候没有不行，不需要的时候束之高阁”的怪圈。档案人员常常处于被动收集、整理，类似于保管员的身份。即使制定了档案工作规范，确定了归档和不归档的范围，但由于人们观念上习惯于重活动安排、重新闻通报，轻资料汇总、轻档案保存，因此规范实行起来差强人意。

2.2档案管理不规范

由于没有规范的管理机制，造成房产各项档案的归档范围界定不明确、涵盖面窄、保管期限不够准确。虽然原则上规定档案要各自归口，不能重复建档，但实际操作中，由于无专人管理，仍然出现各自为营，该归档的放在个人处保存，不该归档的重复建档，该归在档案室的却放在产生文件的处室，这种状态必然导致档案分散管理，使许多有价值的档案材料严重流失。尤其是房产行业，档案工作涉及到评估档案，而评估档案以业务档案为蓝本，评估组必须通过审阅房产各项工作的档案资料来初步界定各项标准的达标情况，无论评估标准如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，才能形成对一个房产客观全面的估价。科学、规范的档案管理和完整齐全的档案材料是搞好房产评估的基础和依据。

2.3档案电子化进程有待完善

随着网络通信技术的发展，房产档案电子化进程逐步推开，由传统的手工操作步入自动化、网络化阶段，借助计算机为档案工作服务成为档案利用的新领域。纸质档案与电子拷贝双重备份的方式有利于房产档案内容信息的保护，同时兼备了电子档案特有的优势与作用。但这种“双轨制”由于需要投入大量的人力物力，造价较高，除此之外，这种简单的复制没有经过实际运行与处理，没有现行效力及相应的元数据，它的档案属性和证据力是不完整的，往往沦为纸质档案的数字化副本。同时，探索阶段的电子文件管理是不完善的，缺乏可操作的规范和标准，保存电子文件的物理介质有很大的不稳定性，磁盘存储空间小，磁层易损性强，光盘一类的介质也只是理论寿命可达几十年，这无疑意味着电子文件的完整保留、妥善保护等方面存在着致命的后遗症。这些问题不解决好将会直接影响电子文件的归档质量、永久保存和开发利用。随着电子档案网络化进程的推进，数字档案信息所具有的可分离性、系统依赖性、易更改、易复制、易传输的特性，又会给档案信息的安全存储与保管带来新的威胁。必须经过相当长的一段时间，我们才能验证数字化档案是否是一种合理的选擇。

3 加强房产档案管理的具体措施

3.1 强化工作人员的房产档案管理意识

对于大多数的房地产档案管理工作来说是比较乏味和枯燥的，再加上工作量日益繁重，对房产档案管理工作的重视程度不断下降，思想意识较为淡薄，从而造成了很多房产档案管理人员只是机械的重复工作，不利于房产档案管理工作的创新和发展。因此，要想提高房产档案管理工作的工作质量和工作效率，那么就必须要培养工作人员科学化管理房产档案的思想意识，扭转固有的不利于发展的传统思想模式，建立工作人员高度的责任心和使命感，让他们在工作发挥工作积极性，搜集有价值的房产档案资料，并根据所学知识进行最专业合理的分类，最终进行科学化归档，充分体现房屋产权档案管理工作的存在价值，有效推动现代化房屋产权管理工作质量和效率的提升。

3.2 提高对房地产档案管理人员的专业知识培训力度

房产档案管理是一项专业性很高的工作，从事这项工作的人必须拥有熟练、扎实的专业知识，因此，房产档案的管理阶层应该重视对工作人员专业知识水平的提高，定期对工作人员做专业化的培训，提高工作人员对房产档案管理工作的认识和学习，提高工作人员的专业管理能力。培训课程的具体内容可以视工作人员的具体情况而定，例如，房产档案管理部门可以从如何将档案资料进行合理化收集、整理以及归档等方面对档案管理人员进行培训，使档案管理人员明白在日常工作中如何对档案作出分类和归档，锻炼他们管理房产档案的工作能力，减少他们在工作当中的失误，从而保障房产档案管理工作不出现任何错误，这样就可以保证房产档案资料的准确性和价值性。

3.3 加强房产档案管理的信息化应用

随着科技的不断进步，信息化手段已经在社会的各个方面得到了广泛的应用，现代化、信息化的房产档案管理手段是当前房屋产权管理工作中的必要举措，有利于保持房产档案信息的完整性，对于提高房产档案管理价值上具有重要的意义，因此在房产档案管理部门加强信息化手段的应用，提高对档案资料中文字、图像、数据等信息管理水平是目前房产档案管理的必要趋势。

4结语

档案管理是管理工作中基础且重要的内容，不仅是当下及历史的客观呈现，同时也是后续发展的重要信息支撑。本文围绕现行档案管理的相关问题进行探讨，梳理了现行档案管理存在的问题，提出了针对这些问题的有效建议和对策，希望给档案管理工作者一些启发。

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（作者单位：鹤岗市不动产登记中心）