高校二级学院办公室信息化管理建设初探

黄剑飞

摘 要： 随着高校的快速发展，高校信息呈现出的规模大、来源广、类型复杂的特点越来越明显，信息化建设成为高校办公室工作科学发展的必然趋势。二级学院作为高校的重要组成部分之一，是高校发展的重要基石，学院的发展决定了学校的发展。本文对如何建设二级学院办公室信息化管理平台进行探讨，以提高学院信息工作水平，更好地发挥办公室的职能，促进学院教育事业科学发展。

关键词： 二级学院 办公室 信息化管理

一、建设信息化管理的重要性

高校办公室信息化建设主要是指利用现代信息网络技术和其他相关技术，改造、完善办公业务程序，突破时空限制，实现单位各结构和工作流程的优化重组，促进办公室工作科学、快捷、高效运作[1]。因此，建设二级学院办公室信息化管理对促进学院发展极其重要。

（一）信息化建设是大数据管理的有效工具

1999年，国家为解决经济和就业问题，对普通高校本专科院校进行扩招，高校招生人数逐年增加，招生人数从1999年的159.68万到2012年685万，人数呈爆棚式增长，由此带来的学生信息越来越多。同时，因高校教学、科研、学生活动、对外交流等产生海量数据，以往的办公模式已不能完全满足当前高校管理和服务的要求，必须应用信息化技术手段，才能实现信息的有效管理。

（二）信息化建设是时代发展的必然要求

现代信息网络技术高速发展，已经透入人类生活的各个角落，大到国家卫星的研发，小到路边摊的微信付款。面对规模大、来源广、类型复杂的高校信息，只有顺应信息化发展潮流，转变高校办公模式，加强办公室信息化建设，才能实现高等教育现代化目标。

（三）信息化建设是强化职能的重要手段

信息化建设对强化高校办公室管理和服务职能具有重要的促进作用，不仅能提高工作效率、节约成本，更重要的是只有通过信息化建设推动信息的科学化管理，才能实现办公室整体工作水平的提高。

二、影响信息化管理建设的因素及对策

高校作为专门教学和科研场所，拥有强大的学术和科研实力，发展高校及二级学院办公室信息化建设至关重要。然而，一些二级学院管理人员对建设办公信息化意识不到位和行政办公人员专业素质不高导致二级学院信息化建设发展缓慢。

（一）意识不到位

在新形势下，高校教育事业的发展要求高校领导层、管理层、行政人员进一步增强信息化意识，利用日益强大的信息化系统推进学校工作高效进行。事实上，各高校已逐渐意识到信息化建设的重要性，正在逐步完善本校网络系统。然而，高校二级学院领导未意识到信息化建设在学院科学管理、民主决策等方面的作用，只满足于以往的办公模式。某些学院虽然有自己的网站，但只是发布一些表面的基本信息，还有一些信息要依托学校网站甚至无处寻找，导致行政人员工作繁重、工作压力大、效率低，同时也难以及时、准确地提供有效数据供学院领导做决策。因此，二级学院领导要增强信息化建设意识、加大信息化建设投入力度、跟进信息化建设进度、实现信息化建设效果。

（二）素质待提高

高校办公室行政人员因年龄断层及受以往办公模式束缚的影响，办公模式很难从传统模式完全转变为信息化模式，仅介于传统模式和信息化模式之间。受缚于传统办公模式，办公行政人员工作主动性不足，只是单纯完成办公室的基本工作。在大数据时代，面对规模大、来源广、类型复杂的数据，对信息的收集、整理、筛选、归档等工作显得尤为重要，即使应高校要求将纸质化信息全部录入数据库，也无法满足各方面的数据要求，且工作量太大。同时，行政办公人员计算机操作水平较低，不能很好地利用计算机技术提高学院工作效能。因此，要提高二级学院办公室人员综合素质，培养信息敏感性和主观能动性，增强信息收集、筛选、加工、传送、反馈、归档能力；加强对行政人员的信息业务培训，转变观念，不断提高计算机操作水平和各种办公软件的应用技能。

三、建立信息综合管理平台的思路

建立学院信息综合管理平台是建设高校二级学院办公室信息化管理的具体落实。针对学院办公室的职能将信息综合管理平台划分成四个板块：行政办公板块、人事管理板块、学生管理板块和生活服务板块。安排办公室特定教师作为管理平台的管理员，对平台进行管理和授权。

（一）行政办公板块

行政办公板块顾名思义是与“行政”、“办公”有关，主要包括：上传学校各部门及二级学院的办事程序、文件、制度等，方便老师们下载；建立和管理学院科研成果、教学成果、学生获奖等档案，方便领导做决策；发布各类通知（如项目申报、会议通知等），同时绑定教职工的手机短信、邮箱、QQ，除平台外还可以选择与手机短信、邮箱、QQ任意搭配发布；建立学院微信公众号，向广大师生推送学院信息。

通过行政办公板块，学院老师更方便快捷地下载到需要的材料，学院领导更清晰明地做出决策，行政办公人员更快速有效地处理事务，保障二级学院行政管理工作的高效、安全运行。

（二）人事管理板块

人事管理板块主要是二级学院全体教职工的各类情况电子信息，主要包括：照片、姓名、性别、出生年月、身份证号码、工号、政治面貌、研究方向、联系电话、住址、邮箱、学习经历、海外经历、来校工作年月、退休年月、职称评聘经历等；科研情况（项目、论文、专利、获奖、荣誉等）；教学情况（每年的教学任务、教学工作量、指导学生数等）。

二级学院信息管理平台与学校网络信息平台相互兼容，教职工登录学院信息平台的用户名密码与登录学校校园网的一致。教职工电子信息由教职工本人自行录入、更新。除教职工本人外，只有平台管理员可以查看各教职工信息，其他部门需要查阅和调用相关信息必须由管理人员提供或授权。学校或二级学院在统计数据、计算奖励或查阅信息时可通过系统收集，避免教职工重复上报工作，减轻教职工及行政人员的工作量，同时也督促教职工及时更新信息，确保信息的完整性和时效性。

（三）学生管理板块

高校服务的主要人群是学生，人数最多的也是学生，服务好学生、管理好学生、教育好学生是高校的基本任务。二级学院信息管理平台中的学生管理板块内容主要包括：学生基本信息（姓名、性别、年级专业、成绩、籍贯、家庭地址、家庭联系人、联系方式等）；各年级专业学生人数、补考重修情况、就业情况、奖惩情况等；通知发布（如考试通知、节假日通知、安全教育通知等），同行政办公发布通知一样，绑定学生的手机短信、邮箱、QQ，任意搭配发布；就业信息发布（如招聘信息、就业创业指导等）；社团活动（社团介绍、社团成员、社团活动等）。

通过二级学院信息管理平台的学生管理板块，让学院教师、领导能够及时、全面、深入的了解学生基本信息、学生学习表现状况、学生毕业就业情况、学生业余活动情况等，以便做出相应的对策。

（四）生活服务板块

提供全面便捷的生活服务，营造和谐融洽的工作氛围，是教职工开展一切工作的后勤保障基础。同时随着高校人才引进力度的加大，外来人才在新环境中往往会碰到诸多生活困境。因此，建立好生活服务板块显得尤为重要。

将板块按照校园、交通、餐饮、旅游、医疗等进行整理归类，上传至信息管理平台，供教职工查询。同时，在节假日或教职工生日之际，学院在管理平台上以短信的形式为教职工送上各种温馨的祝福，将信息化服务与人文关怀紧密结合，切实为教职工创造便利温馨、和諧融洽的生活环境，使其以校为家，安心乐教[2]。

高校二级学院应逐渐转变观念，大力发展学院办公信息化建设，建立和完善学院的信息化管理平台，实现二级学院平台信息与学校信息的资源共享，提高办公室信息化水平，发挥综合管理和信息服务的职能，促进二级学院教育事业的科学发展。

参考文献：

[1]赵继伟.大数据背景下高校办公室信息化建设的思考[J].当代教育理论与实践，2015，7（3）：73-75.

[2]陈位权.高校二级学院办公室教师信息化服务的拓展与创新[J].科技信息，2008（22）：210-211.