销售开票系统：让开票更准确高效

文/中兴新云·财务云

销售开票系统的应用，使企业复杂的开票规则、繁琐分散的开票流程更简化并自动化，提高了开票效率和准确率，并使企业的税务数据更集中，提升税务管理水平。

销售开票系统作为企业销售发票的统一管理平台，承担了企业销售业务中销售发票信息采集、校验、开具及发票影像管理工作。销售开票系统前端与销售合同业务系统对接，获取对应的合同信息；后端与营收稽核系统对接，实时传递营收应收信息；同时与网上报账系统对接，实现销售报账信息的实时更新（如图1所示）。

图1 销售开票系统架构图

销售开票系统产生的背景

销售发票是在销售开票过程中向销售客户开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票等。销售发票是确认和计量销售收入、应交销售税金、应收账款的依据，是销售管理的重要环节。传统模式下，企业销售发票均由财务人员根据销售订单信息手工开具，但面对成千上万张销售发票，人工开具管理的模式已不能满足企业的日常工作需要，大大影响了企业销售结算的进度，具体体现为：

（1）销售信息太多且多变，难以收集和及时回复。销售发票开具过程中需要考虑销售合同的各项特殊条款，如销售折扣、销售返利等因素影响。由于销售信息起源于销售业务部门，信息传递至财务开票人员时极易出现信息丢失及不及时的情况，从而导致发票开具错误。

（2）销售拆分、合并、修改太多，很难通过手工操作。发票清单经常需要根据企业销售明细、客户明细、附件等信息进行拆分、合并及修改，如果通过人工信息加工，这些操作繁琐而极易出错。

（3）手工输入税控系统打印，工作量极大。开票人员手工在税控系统中输入所有的开票信息，如商品类目、名称、税率等，若企业月度销售额较大，其手工输入开票信息的工作量极大，将耗费巨大的人力成本。

（4）后续发票的处理没有系统和信息支持。当销售发票需要分发和核销时，相关人员仅能在大量的纸质发票中查找原始发票信息，无信息系统支持的情况下，相关人员无法快速锁定发票，并进行自动化的分发和核销工作，工作效率较为低下。

（5）税务稽查风险高。由于企业的销售发票开具并没有实现统一的集中系统管理，仅依靠线下分散的人工处理，因此面对税务稽查时，存在信息汇总不准确的风险，税务风险较高。此外，在传统的发票开具流程下，企业相关人员很难高效地根据成千上万、杂乱无章的纸质销售发票信息进行税务调节报表的编制、税务分析报告的出具工作。

因此，电子化的发票开具系统应运而生，其运用先进的信息技术，将销售发票的信息收集、开具、传递等工作均在系统中进行自动化流程管理，极大地满足了企业的各项发票管理需求。

图2 销售开票系统流程示意图

图3 销售开票系统功能框架图

销售开票系统流程

销售开票系统建立了销售发票的流程管理体系，以空票库存管理、开票申请审批流程、发票开具为管理主线，通过业务流程来实现开票环节的闭环管理，防止票据丢失、错开发票等现象发生。首先，相关业务人员在系统中提出开票申请，系统根据互联的销售合同系统进行合同信息校验后，开票申请经过相关人员的审批。然后，销售开票系统同步前端业务系统的销售数据，销售开票系统服务器自动读取和处理销售开票数据。最后，销售开票系统与税控系统对接，通过技术手段将审批通过后的开票信息推送至税控系统，完成票据生成打印工作。税控机生成发票后，其信息可回写至开票系统中，变更此条发票条目状态。纸质发票如需要邮寄，销售开票系统也可以记录快递状态，进行发票跟踪（如图2所示）。

销售开票系统功能介绍

1、销售开票系统总体功能框架

销售开票系统主要包括五大功能模块，即发票申请模块、信息处理模块、发票开具模块、发票管理模块和查询统计模块，覆盖了发票开具过程中发票申请、发票审批、信息同步、发票开具、发票实物管理、查询统计的全流程（如图3所示）。

2、销售开票系统具体功能介绍

（1）发票申请模块。相关业务人员需要开具发票时，首先在发票申请模块发起发票申请，其申请经相关人员审核通过后，即可触发后续的开票流程。

发票申请：当公司签订合同且按照合同规定履行相关交付义务后，需要开具发票与客户结算。相关业务人员在发票系统中上传相关开票资料后，填写发票申请信息发起发票开具申请流程，常见的发票申请信息包括合同号、合同类型、发票类型、订单号、数量、单价、税率、开票日期、收款信息等。开票系统的发票申请界面支持根据不同的发票类型显示不同的发票信息的功能。

发票审批：发票申请提交后，其申请会在开票系统中自动推送至系统内嵌的流程责任人工作界面进行审批。

发票类型：发票申请模板中的“发票类型”支持商业发票、预付款发票、增值税发票、收据等多种模式。

（2）信息处理模块。信息处理模块包括开票信息同步和客户自动化规则两个子功能。如图4所示。

信息同步：销售开票系统需要从发票信息来源处同步具体的开票信息，应支持两种信息同步方式，即文件方式和直连方式。文件方式指向开票系统导入Excel / Txt / CSV / Zip格式文件的发票信息；直连方式指开票系统与前端合同系统、企业ERP系统等无缝连接同步信息，其具有更高的数据性能。

客户自动化规则：销售开票系统可根据发票信息和内嵌的自动化规则，自动进行发票信息的优化处理，自动进行发票信息编辑、拆分、合并，从而容易应对业务规则变更和管理不同客户的业务规则。销售开票系统支持的自动化规则包括销售商务规则（如退货、返利、折扣）、发票条目加工规则（如拆分、合并）、发票信息规则（如替换客户、商品名、单位等）。针对不同的规则，销售开票系统可设置不同的条件处理指标，从而使系统根据具体的发票信息自动执行发票信息处理动作。

（3）发票开具模块。发票开具模块是销售开票系统的核心功能，包括需求管理、红废票处理和电子发票三个子功能。

需求管理：销售开票系统在进行发票开具过程中会出现正常开票和补开发票两种需求。针对正常开票，开票人员根据开票信息和税务法规的要求，直接在对接的税控系统中开具发票。此过程中，开票人员需要进行剔除零税率数据、按照当地税务要求的发票限额拆分发票等一系列操作。针对补开发票，开票人员凭事后获取的购物小票锁定未开票信息或直接在开票系统中输入各项条件找出当月未开票信息，而后在对接的税控系统中开票。

红、废票处理：针对发生退货、换货的业务，其发票需要进行红、废票处理。相关人员首先需要在开票系统中申请红、废票，经过相关流程审批后，开票人员进行发票重开动作，系统自动记录红、废票信息。

电子发票：电子发票开具模块采用统一的版式、规则、防伪技术，并附有税务机关、纳税人的电子签章，可保证通过对接税控系统开具的电子发票能够对公报销，其法律效力、基本用途与传统纸质发票相同。这种工作模式下将完全实现发票的网络化、电子化管理，简化税收环节，大大节约印刷、管理开支，降低征纳双方成本。

（4）发票管理模块。发票管理模块承载发票开具后纸质发票的流转管理工作。开票人员完成开票动作后，需完成纸质发票的打印和分发寄送工作。销售开票系统根据系统内嵌的规则将开具的发票分发匹配至相关业务人员处，开票系统应当支持发票的自动连续打印和全种类的发票快递单生成打印。销售开票系统若与企业相关OA系统（Office Automation System）或邮件系统对接后，可将发票快递寄送信息自动邮件通知相关人员。开票系统发票管理模块会记录每个发票的实物寄送信息，相关人员均可在系统界面实时查询到发票寄送快递单状态（如图5所示）。

（5）查询统计模块。销售开票系统建立查询模块，数据使用者可对开票数据、发票状态进行多维度查询。销售开票系统可提供各类标准信息报表，展示完整的发票信息视图，如已开票信息明细报表、开票率汇总报表、废票率统计报表等等。

图4 销售开票系统客户自动化规则示意图

图5 销售开票系统发票管理模块流程示意图

图6 销售开票系统框架对接展示图

3、销售开票系统信息对接管理

销售开票系统一般与前端的销售合同系统进行对接获取销售合同文本、销售商务及各项财务信息，其为销售发票开具的信息来源；与网上报账系统互联传递应收结算信息、销项税务信息；与税务管理系统互联进行自动化的税务信息收集管理；与营收稽核系统对接实时获取销售发票回款对比结算信息，从而实现全程电子化的销售发票管理业务（如图6所示）。

销售合同系统拥有前端全套的销售信息，如合同文本、返利折扣等商务信息、发票类型等财务信息，销售开票系统通过与销售合同系统的对接，可实时共享当前销售客户的开票信息和发票状态。

销售开票系统同步销项税金及应收信息至网上报账系统，从而触发应收账款的自动入账工作和销项税额的账实比对机制，实现不落地的自动销售确认业务报账。网上报账系统可将应收款的报账结果回传至销售开票系统，以共享销售客户的结算状态信息。

销售开票系统将发票信息同步至营收稽核系统，使营收稽核系统获取实时的应收信息；而每笔发票的结算回款实收信息则由营收稽核系统回传至销售开票系统，从而使开票系统可查询到自动完成结算与开票及开票与收款的对比分析工作。

销售开票系统向企业的税务管理系统同步销项税金的所有信息，以供税务管理系统据其进行信息收集，完成自动化的税务申报、税务筹划等各类税务管理工作。

销售开票系统实施意义

对于企业自身来说，建立发票管理体系，既满足了业务管理基础要求，同时也降低了由于发票管理不当给企业带来的涉税风险。销售开票系统的应用使企业相关人员在同一平台的统一开票流程中各司其职，使繁琐细致分散的开票动作流程电子化，具有如下实施意义：

（1）消除手工工作，提高工作效率。消除手工开票信息录入工作，释放大量分散的开票人员人力。开票流程得到简化，系统可满足一定的特殊开票需求处理工作，大大提高开票的工作效率，并有效降低错开、漏开发票的风险。

（2）信息实时反馈，准确存档。所有开票流程过程信息均被记录在开票系统中，对接的税控机生成的发票也可得到安全的存档。开票系统的查询统计模块可提供所有开票信息的各维度查询和统计功能，相关业务人员可及时获取所需的业务信息，不再依赖人工线下统计，大大提高信息传递效率。

（3）提高应收管理水平，加速应收回款。企业的所有销售信息可得到及时准确的发票结算处理，发票开具及时，应收确认效率得到提高。相关业务人员根据准确的销售发票信息可及时对销售客户进行催款，加速应收款的回收工作。

（4）提升税务管理水平。销售开票系统与网上报账系统或核算系统对接，实现销项税金凭证的自动生成，建立销项税额的账实比对机制。开票系统的电子化运作可实现企业集中化的税务管控，将销售发票的各项税务信息传递至相关人员，生成各类税务管理报表，从而提升税务管理水平。