大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考

摘 要：现代社会，随着信息革命浪潮的来临与大数据的发展，社会俨然已经走入了“大数据”时代。而在大数据时代下，很多工作都发生了翻天地覆的变化。在学校管理工作中，干部人事档案管理是一项重要的内容，因为干部人事档案是学校正确考察了解和选拔干部的重要依据，只有做好干部人事档案管理工作，才能够确保学校选拔用人正确，从而促进学校的进步与发展。同样的，大数据时代也给学校干部人事档案管理带来了很多新的手段和措施，通过信息化管理方式，可以大大提高干部人事档案管理效率，减少以往人工管理的错误和疏漏。本文主要结合实际，对大数据时代学校干部人事档案管理的信息化进行了思考和探讨，希望对相关工作有所启示。

关键词：大数据时代；学校干部人事档案管理；信息化

学校干部人事档案是学校组织部门和人事部门等依据党的干部政策进行干部培养、选拔及任用过程中所形成的真实文件材料，它记载着各个干部的基本信息、个人经历、工作实绩、业务能力、政治思想以及品德作风等，是学校正确考察了解和选拔干部的重要依据，因此做好学校干部人事档案管理工作十分重要。如何有效提高干部人事档案管理效率是非常值得思考的问题，而这一问题，随着如今大数据时代的到来，得到了很好的解决。大数据时代的特点之一就是数据的海量化和数据管理的信息化，因此在大数据时代下，通过信息技术手段管理学校干部人事档案乃是必然趋势。以下笔者就联系实际来谈谈对大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考。

一、大数据时代的特点

大数据是指“规模巨大与类型复杂的数据的集合”。体量、多样、价值以及速度是大数据的四个主要特征。体量是指数据规模庞大、增长迅速；多样是指数据类型繁多、构成复杂；价值是指数据价值巨大；速度是指数据时效性强、处理迅速。传统数据管理工具是无法具备对大数据的捕获、存储及处理能力的，所以在大数据时代下，计算机与信息技术成为了大数据的主要依托。大数据时代引发了一场数据变革，它将以往人们在处理数据时“对随机样本进行间接分析”转变为了“对全量数据进行总体分析”，利用全量数据信息展现出了事物完整和真实的面貌。在如今的大数据时代下，社会各行业、各领域的工作都已然发生了翻天地覆的变化。

二、学校干部人事档案管理的特点

学校干部人事档案管理是学校管理工作中的一项重要内容，它主要具有四个特点：真、全、活、密。所谓“真”，是指在干部人事档案管理中必须要确保全部干部人事档案资料的真实性，保证档案所反映出的是真实客观的信息，也就是在记录档案时要实事求是、存真求实，而不能捏造事实、弄虚作假。所谓“全”，是指在干部人事档案管理中必须要确保干部人事档案资料的完整性和全面性，要将学校各个干部的所有相关资料，包括基本信息、个人经历、工作实绩、业务能力、政治思想以及品德作风等，都详细记录在案，并按照个人号码进行有序排列，而不能对资料有所缺漏和遗失，以及如有新的资料也要及时跟进，补充完整。所谓“活”，是指干部人事档案管理工作必须要灵活，注重动态化管理，因为当干部人事档案建档之后，档案内容并非一成不变的，而是随着人事变迁而不断发生着变化的，所以必须要对干部人事档案进行不断更新和补充。所谓“密”，是指在干部人事档案管理中必须要确保档案的机密性，因为法律有关规定说明了“干部人事档案是党的机密”，所以任何人都不能将档案内容随意外泄，如需查阅也要严格走相关程序。

三、大数据时代学校干部人事档案管理的信息化

（一）档案管理信息化的优势

1.管理高质高效

传统的学校干部人事档案管理工作，均是由人工来做各项工作，包括档案的收集、整理、录入、装订、保管以及查阅等。但是，随着近年来学校的不断发展，干部人事档案内容也越来越多，仅依靠传统人工管理方式已经无法满足如今的档案管理工作需求。并且，人工管理本身就容易出现错误和疏漏，管理效率也较低。而在大数据时代下，利用信息技术来管理学校干部人事档案，也就是将所有档案资料都以数据信息的方式录入到计算机数据库当中进行信息化管理，则不但能够大大减少人工劳动力，提高档案管理效率，更能够有效避免错误和疏漏，更好地保证档案的真实性与全面性。

2.信息存储量大

前文说过，如今随着学校的发展，干部人事档案内容也不断增多，而面对如此之多的档案信息，运用信息化手段来进行管理无疑是最好的手段。无论是干部人事档案中的文字信息还是影像信息，都可以存储到专门的档案数据库当中，并且所有操作均只需要一台计算机和一个专用数据库软件即可完成，这大大节省了资源，也减少了弃档、无档、死档等问题的发生。

3.操作灵活便捷

计算机数据库软件给档案管理工作提供了非常全面的功能，无论是想对学校干部人事档案进行增减、修改、加工、寻找、查阅还是复制，均可以利用数据库软件自带的各项功能灵活便捷地完成，从而大大节省了时间，提高了效率。

4.拓宽服务领域

学校干部人事档案是学校正确考察了解和选拔干部的重要依据，但随着时代的发展，档案的服务领域也应当要有所拓宽，而档案管理信息化正是拓宽档案服务领域的有效手段。例如，现在的教师们由于工作繁忙，所以平日里很少注重积累相关材料，到了需要进行干部选拔、职称评审以及学术评审等时，才发现需要很多材料，而这时候再开始整理往往就来不及了。但通过档案管理信息化，则可以及时、快速地收集所需要的材料，并将之归档和共享，方便查询。可见，档案管理信息化大大拓宽了档案的服务领域，使档案管理由原本的单一、被动的服务层次转向了開放、主动的服务层次。

（二）档案管理信息化的策略

1.建设信息化档案室

为了更好地实现学校干部人事档案管理的信息化管理，学校应当要尽快投入足够的资金来建设信息化档案室，并在档案室内配备齐全的软硬件设施，从而改善档案管理环境，提高档案管理效率。

2.提高管理人员水平

虽然学校干部人事档案管理从传统人工管理转变为信息化管理后，人工劳动力得以大大减轻，但这并不意味着档案管理人员失去了作用。相反，档案管理人员仍然在实际档案管理工作中发挥着重要的作用。无论是计算机的操作还是档案信息数据的录入，均需要由人工来完成，并且还要求管理人员具备熟练的计算机操作能力。但观学校的档案管理人员现状来看，很多年纪都较大，对计算机不够熟悉，所以难以通过计算机完成一系列工作。对此，学校需要加强对档案管理人员的培训，提升其计算机操作能力和专业知识水平，以使其满足档案管理信息化要求。

3.保障档案信息安全

前文说过，干部人事档案是党的机密，法律要求必须要确保干部人事档案的机密性，即使是转变了档案管理手段，这一点也同样不变。但是，在学校干部人事档案管理实现信息化之后，虽然大大提高了档案管理效率，却也出现了一些新的问题。现如今，随着大数据和网络技术、计算机技术等的高速发展，网络上的不安全因素也日渐增多，像是病毒、黑客等均屡见不鲜，它们的存在大大威胁到了档案信息的安全。所以，在进行档案管理信息化建设的过程中，必须要重视这一问题并提前预防，以切实保障档案信息安全。具体来说，主要有三项预防措施：一是在计算机中安装有效的防火墙和杀毒软件，加大网络安全管理，及时排查病毒；二是定期保养机器及定期对档案信息进行备份，以防患于未然；三是加强人员管理和教育，与档案管理人员签订相关责任书，确保其严格保密档案信息。

四、结语

综上所述，在大数据时代下，社会各行业、各领域的工作都发生了翻天地覆的变化，也包括档案管理工作。学校干部人事档案是学校中的重要档案，是学校正确考察了解和选拔干部的重要依据，因此对干部人事档案的管理也是学校重要工作。利用大数据时代带来的技术便利，实现干部人事档案管理信息化，可以大大提高档案管理效率，减少档案管理错误和疏漏，并拓宽档案的服务领域。同时，学校若想更好地实现档案管理信息化，则需要建设信息化档案室、提高管理人员水平以及保障档案信息安全。

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作者簡介：孙英霞（1973—），女，汉族，山东荣成人，馆员，主要研究方向：人事档案。