关于电力系统档案数字化管理的研究

王妍

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 随着我国科学技术的不断提高，电力系统档案数字化管理成为企业发展之必然。对电力企业而言，电力系统档案数字化管理是一种最为基础、最为核心的模块，是企业重要的档案信息来源。合理、有效的电力系统档案数字化管理体制、引进先进的科学技术是企业提高核心竞争力的前提。因此，完善电力系统档案数字化管理是电力系统管理工作的当务之急。

关键词 电力系统 科技档案 数字化管理

电力系统档案管理作为电力系统中作中最关键的环节，对电力系统的发展起着重要的作用。因此，为了电力系统的发展、提高企业的核心竞争力，我国电力系统数字化管理还需要进一步完善。本文对我国目前电力系统档案管理现状做出了深刻的分析，并对如何使用电力系统档案数字化管理提出了一些合理化建议。

一、我国电力系统数字化档案管理的的现状分析

在我国一些电力系统数字化档案管理技术中，普遍的是运用数字化服务系统，此系统共有两个数据库，一个是科技档案数据库，另外一个是文书数据库。本文用一个例子对两种数据库进行讲解。

（一）电力系统数字化管理中的科技档案数据库

比如，在一个服务系统中，有三个模块，分别是科学技术研究、生产试验、基本建设。这三个模块统一为一级类别，每个级别下又分别设置多个不同的二级目录。本服务系统可以基本实现档案的检索、下载、新用户的注册、后台数字化管理等多种功能，可以使大量的数字化信息得到更好的运用，方便了数字化档案信息与使用者之间的交流。科技档案数据库管理设计的范围广，专业技术高，得到了广泛的应用。

（二）电力系统数字化管理中的文书档案数据库

在上述服务系统中，文书档案数据库则共有6个类别，分别是党群建设、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务管理、人事管理等一级类别，每个一级类别下又设置了多种二级目录。由于一级类别较多，各个模块比较完善，给办公人员带去方便的同时也提升了工作效率。

二、如何将档案数字化管理运用到电力系统当中

（一）学会运用相关软件对其进行管理

在高科技时代的背景下，档案数字化管理作为电力系统中最为核心的部分，必须与时俱进，走在时代的前沿，尽可能的实现信息化、技术化、科技化的局面。这种局面就需要我们合理的运用相关软件，使数字化管理能够更好的、更快的为电力系统服务。在这里，笔者要简单的给大家介绍一款电力系统档案数字化管理软件，其中包括对数据的查询、录入、修改、添加、电子档案调用等相关功能。该软件的特点是：数据录入功能操作比较简单，数据的查询、修改、添加功能比较完善，在档案调用方面也比较灵活。当然，在科学技术水平不断提高的今天，还会有更多的相关软件被我们应用，旨在更好、更快的为电力系统档案数字化管理服务。

（二）优化档案管理系统

完善电力系统档案数字化管理的系统，提高管理人员的办公效率，利用便捷、快速的方式来获取档案信息资源。为档案数字化管理搭建信息化平台，将档案管理的各个功能向信息化转变。开展网上便民服务、提高档案信息利用效率，是档案使用者的共同愿望。首先，在建立档案首页时要使用变电站局域网，使档案管理系统与办公自动化系统实现紧密的结合。其次，公开档案目录及相关文件目录，方便档案使用者对档案进行网上查询、检索，提高办公效率。最后，要最大限度的实现电力系统档案数字化管理。档案资料数字化之后，可以在网上提供非保密的或有限制的电子文件查询、利用服务等功能。使档案使用者可以不受限制的、随时随地对档案进行查询和使用。及时获取档案的相关信息，不仅可以使服务变得更加高效、便捷、准确、安全，还可以提高档案的利用率和使用价值。

（三）加强对科技档案的使用

由于科技档案专业技术性比较强，设计范围比较广，其中包括：土地利用、土建工程、电气、通信、消防等各大领域，所以加强对科技档案的应用是实现电力系统档案数字化管理有效发展的前提。

运用科技档案可以从电力生产过程中直接生成，详细记录生产活动中的方方面面，这种情况不仅可以对资产评估、安全控制、经营模式、财务审计等方面做出深刻分析还可为以后的索赔、民事纠纷等问题提供强有力的凭证依据，同时也可以给企业在未来开展一系列生产经营活动提供参考资料。在电力系统档案数字化管理中科技档案管理占有很大的比重。

加强科技档案的管理就必须引起相关领导的重视。加大科技档案管理的投资提高工作人员的积极性，确保科技档案管理工作可以顺利进行。档案管理部门也要在相关领导的带领下完善档案管理制度，根据企业的自身情况，按照科技档案整理、收集、保管等一系列程序，制定出比较完善的管理制度。其中，具体包括以下几点：首先应该明确工作人员的具体职责，其次是明确科技档案收集归档的一些明文规定，最后在根据实际情况制定出一些可行性计划。此外，由于电力系统中科技档案涉及的范围比较广，所以工作人员在对档案进行收集时要做好编号的分配、文档的归纳等工作。由此同时，电力系统档案管理部门也应该建立一些奖惩制度，对于由工作人员个人原因造成档案损坏的，应由其个人承担责任[2]。

三、结语

電力系统档案是电力系统开展各个活动的最初记录，包含的范围广、种类多、信息量大，对企业的安全性有着重要的作用。因此，面对目前我国电力系统档案管理的现状，我们要抓住机遇，迎接挑战，加快档案数字化管理的步伐，完善社会主义经济体制，不断开拓电力系统档案数字化管理新领域，为电力系统的发展保驾护航。

参考文献：

[1] 杨春霞.解析内蒙古电力企业数字化档案管理体系建设[J].内蒙古科技与经济，2016（20）：21-22.

[2] 陈燕莹.浅析电力企业档案数字化质量及安全保障[J].中国管理信息化，2017（2007）：141-143.