基于知识服务的档案管理模式理论分析

张文霞

摘要：知识服务的档案管理是基于企业档案管理模式慢慢转变过来的，但是二者又存在着不同。企业最开始对于员工进行管理，在企业运行过程中，收集员工所需要的一些信息、资料，然后进行分类，整理。这就是最原始档案管理的雏形。知识服务的档案管理模式也是與此类似的，将用户作为服务对象，用户的需求作为服务的导向。建立相关的档案管理体系，只是在这个体系中，将知识服务作为第一要素，整个管理模式都是为了知识的应用。本文主要讨论知识服务的档案管理模式的现状以及存在的问题，为更好建设知识服务型档案管理模式打下基础。

关键词：知识服务 档案管理 模式 理论分析

随着社会的发展，知识服务在生活中变的越来越重要。只是现阶段，大家都还没有意识到知识服务的档案管理模式的重要性。档案信息能够帮助员工更好地为公司产生效益，良好的管理能够加强对于相关信息的使用效率。在信息技术飞速发展的今天，档案信息已经不仅仅只是为员工提供信息的参考了。档案信息要能够帮助员工更快地、更高效地去解决问题。这也是知识服务的档案管理模式与传统的档案管理模式的区别。

一、知识服务的档案管理模式的定义

知识服务的档案管理是一个新兴的概念，是基于以往的档案管理模式提出的新的档案管理模式与方法。主要以编码式的知识管理模式和档案保管模式两种概念组成。从企业档案的管理价值上看，不能够只看到档案本身的价值，通过收集以及整理档案，只能够将信息呈现给用户。但是，如果在收集整理档案数据的时候，能够将数据加以计算，进行分类等操作，就能将信息之间的各种联系体现出来。在用户使用的过程中，就能够方便地进行利用。这就是知识服务型档案管理模式的优点，能够帮助用户节省时间和精力，实现真正的服务。

二、知识服务的档案管理模式的现状

因为知识服务的档案管理模式是从企业档案管理模式演变过来的，所以现在的知识服务档案管理模式依然能够看到很多企业档案管理的影子。但是，从实际的企业以及相关部门的档案管理情况来看，两种模式的差异小之又小。由于知识服务型的档案管理属于新生事物，大家对其还不是很了解，甚至很多人根本就没有听说过这样的一种档案管理模式。所以，现在的知识服务型档案管理模式的服务人员之中，本身对于这个概念就不是很了解。让一些不懂的人去处理这项工作，肯定不能很好地完成。其次，是对于该模式的应用，由于受众也就是用户对于这样的概念也不是很了解，所以在使用过程中，也并不能区分其中差异。可以肯定的是，在未来的发展上，知识服务型的档案管理模式能够在使用过程中慢慢改善用户的体验，利用更加完美的体验逐步加强自身的知名度。

三、知识服务的档案管理模式在运行过程中存在的问题

知识服务的档案管理在实施过程中存在着一定的问题。当然，新兴事物都会伴随着一定的问题，认真分析问题产生的原因，就能更加完善整个模式在用户使用工程中的体验。

（一）管理人员的素质较低

正如前文分析的那样，由于本身的管理档案的人员对于这个新的概念不了解，导致在服务过程中不能够将知识服务这个核心概念体现出来。在理想的知识服务档案管理模式中，管理人员应该具备简单的知识、数据整理以及分析能力。但是在目前的形势下，管理人员的素质还是较低的，不能够满足对于数据的处理，导致在用户使用过程中不能感受到该有的体验。这样的服务会掩盖原本理念上的先进，致使知识服务型档案管理模式与原始的档案管理模式变得没有差别。

（二）知识档案管理模式整体还比较落后

虽然理念是先进的，但是现实是残酷的。如果想实现真正的知识服务的档案管理模式，务必要投入大量的人力以及物力，这是单一企业无法负担的。这样就造成档案管理还是沿用现在比较落后的模式。不能够充分地发掘出档案中信息的潜在价值。

四、改进知识服务的档案管理模式的方法

在知道了存在的问题之后，我们应该积极地加以改正。针对知识型档案管理模式在实施过程中存在的问题，提出以下的解决办法。

（一）加强管理人员的素质

对于管理人员的培训是打造知名度的关键，只有良好的体验才能吸引用户，有了用户之后，就能打造知名度。所以，对于管理人员的培训是至关重要的。首先是对于管理人员的理念灌输，其次是处理数据的基础知识以及技能的培训。在这样系统的培训之后，就能很好地提供应有的服务，才能达到理念中所要求的服务。

（二）加大人力物力的投入

其次就是加大人力物力的投入，只有专业的人员和相应的设备才能保证知识服务型档案管理模式的要求。如果一个企业不能负担，可以考虑联合几个企业一起建立这样的档案管理模式。

五、结语

随着社会的发展与进步，对于知识服务的档案管理模式也会越来越重视，对于这方面的需求也会越来越大。所以，在当下，我们就要将眼光放的长远，做好准备迎接随时变化的信息革命。虽然现在的档案管理系统已经有了新的变化，但是还是不能满足日益进步的社会需求。我们可以联系大数据处理技术，将档案管理与信息化结合起来，让数据信息处理变得更加快捷，也能节省人力物力。这样，不论是对于企业或者相关部门等档案管理方而言，还是对于用户而言，都有着长远的益处。这样看，知识服务的档案管理方式，前景是很光明的。

参考文献：

[1]邹晓娜.基于知识服务的档案管理模式的理论分析[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策科学化与民主化学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2017.

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（作者单位：山东省菏泽技师学院）