电子档案管理系统解决方案及其关键技术实现

王云辉

摘 要：市场上的产品和人们生活中应用的工具越来越多都显现出了电子化的功能，这是现代计算机技术发展的结果，是满足人们需要的结果。而在企业国家档案管理中，也逐渐的应用了电子化技术，代替了原本的纸质管理办法，将资料以声音、视频、图片、文字等形式进行云保存，使得减少了企业档案管理所需的空间还有效的进行了管理。但是在信息量剧增的今天，电子档案的管理模式还存在一些问题，电子档案的管理系统还不完善，工作中依然会出现麻烦，这和电子档案管理中的技术运用也分不开，所以，本文针对电子档案管理系统解决方案和其技术进行以下分析。

关键词：电子档案；管理系统；关键技术

现代化的技术层出不穷，这是一个快速发展的时代，这是一个需要进行改革创新的时代，这是一个技术频出应用的时代。计算机技术的发展在电子档案管理中起着不小的作用，是企业管理部门加强工作质量的方法，促进效率和效益的现代化电子档案的管理手段。但是要让其发挥真正的作用，必须确保档案信息的真实性，信息录入的正确性和及时性，管理的科学性，这就需要加强电子档案管理系统建设，对于出现的问题要有合适的解决方案，在其信息化技术上，要做到真正掌握并应用，这样才能有助于企业和国家有效的进行电子档案的管理。

1 电子档案管理系统研究的背景

电子档案的管理系统的研究越来越受到人们的重视，信息化高速发展的同时也给我们提出了新的要求，在电子档案管理中，利用信息化技术进行对资料的整理、保存、查阅已经不是新鲜事，但是如何进行高效的管理，形成一个成熟的运行系统，这是电子档案管理中的问题。与传统电子管理相比较，现在的电子档案管理有着无法比拟的先进性，而且传统档案的管理方式正在减少，企业和国家逐渐都使用了电子档案进行管理，但是信息的巨大化和工作的快节奏给电子档案的管理系统带来了很大难题，这是对这个时代的人们提出的挑战。只有进行完善与创新才能力求突破，实现我国的高效信息管理，加快人们管理工作。因此，对于电子档案的管理系统的研究，企业和政府方面也对其重视和支持，这也是时代发展的必要。

2 现阶段电子档案管理软件中存在的问题

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

3 电子文件档案管理系统

3.1 电子文件档案管理系统的基本要求

自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。

3.2 电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。

整理模块。电子档案整理工作的对象是经过鉴定的预立卷电子档案，对其整理可以按照一定的方式进行归类，例如档案的管理年限，档案的年度等。将电子档案按照一定的方式整理完整后就将其录入电子档案的目录表，然后通过目录表可以对归档的电子档案进行查询。

4 技术分析

在电子档案管理系统建立和完善中，必不可少的要应用现代技术，而这些技术是运营电子档案管理系统的关键。这其中主要涉及的关键技术为NET、XML、Web Services等。而其关键技术应该具有以下功能。

4.1 统一用户登录入口

电子档案管理系统应用关键技术应该做到实现登录入口的统一，并且在用户登录后。依据其职能分类提供其相应操作的可能性。這是系统运行的初始点。

4.2 有效分配权限

电子档案管理系统应用关键技术应该做到根据不同人的职责分配不同人的权限，有的用户要控制使用等等，使其功能完善并且合理化。

4.3 集中数据存储

应用关键技术中，应该做到数据集中储存，通过对资料的整理和分类，系统能有效对其进行扫描封存处理，在过程中，还要注重加密过程，实现云保存。

4.4 检索和统计

关键技术的应用对于检索和统计有着极大的作用，确保检索和查询时系统能够做到单一词汇和组合词汇都能出现结果，这些关键字的输入，使其系统进入相应的搜索功能，而关键技术对其统计和分析，最终智能化的以word、excel等形式呈现结果。

4.5 保障数据安全

技术的运用还有最重要一层的意义，那就是保障企业的电子档案中资料的安全，减少数据损毁、丢失、文字错误等等现象发生的可能性，保证数据的安全才是技术应用的价值体现。

5 总结

计算机技术应用在电子档案管理系统中是时代发展的需要，是企业发展的需要，也是专业管理人员的需要，为其电子档案管理工作带来了便利和经济效益。电子档案管理工作中的信息资料，具有复杂性、多类性，通过科学有效的手段进行保护是管理人员的基本职责，因此，计算机技术的应用，为其实现高效管理提供了可能，对于信息的加工和处理产生了实际效益。电子档案管理系统的设计也同样重要，这是实现完美运行的基础，最重要的是保证其科学性、设计的合理性。如此，最终实现电子档案管理系统的正常运行和工作，使人们工作简单化又轻松，而且还保证工作效率和质量。所以，电子档案管理系统的建立与完善在企业和国家档案管理中尤为重要。

参考文献

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