制造企业采购业务环节的内控缺陷及相应对策

周爱标

摘要：随着社会主义市场经济的发展，我国很多企业的采购业务都获得了很大程度上的发展，同时带动了其他行业的发展，不断的利用新的技术进行更新，尤其是我国的制造行业，近几年来蓬勃发展，一定程度上推动了中国经济的发展。这些制造企业虽然在一定领域上做出了一些成果，但是在采购业务的内部控制上依然存在着一些缺陷。可能这些小问题看似不起眼，倘若一直对这些问题置之不理，很可能会拖垮整个公司。所以制造企业必须提高警惕，有效并加强管理。

关键词：制造企业采购业务；缺陷与对策

制造企业重要的一环就是采购业务。现代化的制造行业不断革新，意味着采购业务的管理制度也要不断更新，而现在许多企业对采购业务的管理还存在严重问题，现就以下问题提出一系列对策。

一、制造企业采购业务环节的内部控制缺陷

（一）不科学的管理体系

一项任务的开展都需要一套完整可行的方案来支撑，制造企业庞大的采业务更是如此。而现在很多企业对这方面的管理都不够注重，导致在实际采购时出现很多问题。比如说几个部门一同采购，这种不集中的采购情况，非常容易造成重复采购和多头采购，增加采购的实际成本，此外，不一样的采购部门，采购凭证和流程，很可能导致信息的滞后和失真，严重时会出现采购失控，严重的积压库存。再举一个简单的例子来说，某牛奶制造厂的采购人员小王要去市场上采购牛奶，另一采购人员小刘要去采购储存牛奶的机器，但是管理人员没有科学分配任务，他让小王先去采购了大批牛奶，可是小刘采购的机器还没有到，导致牛奶严重积压，无法有效储存，导致许多牛奶变坏甚至过期，给企业带来巨大的经济损失。管理人员的不科学决策，使整个采购流程被破坏，给企业造成巨大的损失，这个问题不得不引起制造企业的重视。

（二）没有严格的控制预算及价格

通常情况下，采购部门依据生产及其销售对企业的采购计划进行计算，但是市场的变数非常大，因此这二者就会频繁地发生变化，造成采购计划经常出现变动的现象。某家服装公司，每季度开始都要采购大批布料为下一季度做准备，今年秋天，采购人员会按照既定的采购计划去购买相应数量的和合适价格的布料，此时，天气预报说今年冬天可能会延迟一个多月，然而采购部门的管理者疏忽了这个问题，没有及时更正采购计划，导致大量布匹积压，企业生产停滞，大部分生产车间员工因此失去了工作，企业经济效益大打折扣。所以，企业需要进行合理并且及时的事前安排，一旦对市场的预测丧失准确性甚至没有预测，那么库存短缺与积压的现象就会不断的出现，严重的会造成企业的资源浪费或是生产停滞。

（三）内部互相监督的意识淡泊

采购的工作是企业所设立的指定部门进行有关的工作，对供货的信息与供应商的资料进行了解等。依据所编制的有关采购的计划对市场进行全方位多角度的了解。对采购及其有关的记录，采购部门一定要认真落實，并交给具体的主管部门给予审核，经费的申请也必须核实清楚后再做决定。因为在采购过程中风险相当大，如果没有合理的选择供应商，采购的形式不科学，定位的机制与招投标不合理，不规范的审批与授权，就十分容易造成采购的价格过于的高，产生欺诈或是舞弊的情况。实际当中，一些前期的采购工作，例如市场调研，签订合同，选择供应商，供货的谈判等并没有落到实处。采购部门没能很好的进行互相监督，出现差错的现象也是非常多。

（四）没有严格的管理与控制内部数据

不严格的数据管理会发生以下几种情况：首先，不规范的业务现象会对业务数据不能立刻产生，造成不完整的数据存在于系统当中；其次，多渠道的数据来源，混乱的操作权限，一样的业务在不一样的部门赋值会出现不同的情况；再然后，在输入数据的时候没有进行规范化的处理，一个部门不同的工作者有着不同的格式进行数据的输入。随着不断发展的计算机信息技术，企业采购工作对于计算机的网络技术也在不断的进行着使用，使操作人员的数量大大减少，有关采购工作的全部审批和核算一律都是由计算机进行完成。有关电脑软件的一些工作人员在工作的时候就会被口令性的约束与制约，这样的方式，完全不能带来十分安全的保障，存在于计算机系统内部的资料，若计算机出现意外故障，很可能全部资料被毁；另外，若资料保存不当，被其他人员破解或盗取就会引发很多严重的问题。

（五）其它问题

除了上述的问题之外，还存在一些其他的问题，比如职责分工不清楚、采购人员议价能力低等。职责分工不清，有些单位的采购部门既负责货物的采购，又负责应付账款的审批，这种现象在家族企业比较普遍存在，很容易导致腐败和舞弊。采购人员议价能力低，特别是在国际市场上处于被动地位。主要是采购人员能力所致，素质参差不齐，对市场的没有充分的把握和了解。

二、解决采购业务内部缺陷的对策

（一）对采购业务的流程要不断创新

首先采购的有关部门要将具体的订单存放于电脑库中，对那些固定下来的客户，在给他们下发订单的时候，直接用电脑的订购系统来进行完成，相反不是固定的客户，就可以通过传真或是信函的方法对厂商给予通知。厂商将资料给有关部门进行验收后，订货的有关资料就可以在验收部门那里提取出来，对验收所交的商品进行核对，如果是互相一致的，就将合格了的商品的资料输入到电脑的系统中去，之后财务再给予有关厂商发票，订单，或是收获信息等具体事项。并把相应的资金给厂商，一旦出现不和标准的情况，立马把具体的结果传入电脑中进行保存，以便后续工作的开展。

（二）建立信息共享的平台

制造企业可以利用全部采购的单子作为凭据，并且通过计算机进行计算，对一切有关采购的事项做一个具体的统计，可以随时的对供应商的采购时间进行查询，对某笔业务的库存数量，采购数量进行核实，还可以了解商品的发票订单等相关信息。使认为的操作因素大大降低，提供信息的准确度。另外，对供应商的一些具体的情况进行分析的时候，有特定的工作人员依据所签订的标准来具体的实施。主要涉及到商品质量的分析，货物的具体数量。我们可以依据这些总结出一定规律，给供应商编码出相应的程序，制定合理的管理策略。例如，在给鞋厂采购商品的时候，市场调研人员必须根据真实市场情况给财务部提供合理的采购方案，财务部同时也要对方案进行评估预算，符合要求后，再将资金拨给采购人员，采购回的商品也要进行检测，核对与商家的要求，再将发票订单等相关信息完整地输入到电脑中进行保存。

（三）集中的管理采购的业务

制造企业的不同部门，如果没有一套标准的采购体系，那么整个采购流程就无法有条不紊的进行下去，所以制造企业必须集中的管理每年采购部门的有关采购计划，并且整理出一个系统一致的计划，再由具体的人员同供应商进行磋商，才能保证采购流程的顺利地进行。比如企业要进行大规模的采购，就可以集中的管理，这样可以增加同供应商的磋商筹码，降低成本；也可以对库存进行集中，使质量验收的不统一很好的进行了躲避，还能躲避一些不规范验收的负面影响。

（四）实时掌握市场动向

制造企业采购业务的内部缺陷不仅出现在企业内部，市场的变化也会影响内部的决策。如果采购人员对于采购货物没有充分的了解，在与供应商磋商的同时就处于不利的的地位，很可能引发一系列影响企业收益的结果，比如故意抬高货物价格，或者滥竽充数等。此时，就需要采购部门加深对市场的了解，要了解采购货物的市场价；也要了解给货物的性能特点，以免被不良供应商所骗买到假货，给企业带来巨大的经济损失；采购货物在选择供应商时，要注意供应商的信誉问题，以及他们在市场上的销售量。

（五）其它对策

针对前述提出的其他问题，也要相应采取其他的对策。在职责分工方面，遵循严格的职责分工、责任落实到人、不相容职务分离的原则，建立严密的内控审批和监管制度。在采购人员的配合方面，需要配备与业务相匹配的采购队伍，加强采购人员的培养，防止出现采购部门和人员的舞弊事件的发生。

参考文献：

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（作者单位：浙江畅尔智能装备股份有限公司）