新时代测绘地理信息业务档案管理浅谈

乌 玮,李 明

(国家基础地理信息中心,北京 100830)

0 引 言

测绘地理信息业务档案是指在从事测绘地理信息业务活动中形成的具有保存价值的文字、数据、电子文件、图件、声像等不同形式和载体的历史记录[1].测绘地理信息业务档案记录和反映了我国不同时期的自然地理状况、重要地理数据和相关的人文社会信息以及测绘地理信息科学技术本身的发展、变化与进步,对于研究、了解和掌握我国自然地理景观与相关人文活动的历史变迁与演进,制定和实施各种重大的战略和规划,进行各种重大工程的论证和设计等,具有极其珍贵的参考价值.

近年来,随着测绘地理信息事业的迅猛发展,测绘地理信息产业呈现爆发式增长的态势,测绘地理信息业务档案也呈现出海量性、多样化等新特点,对测绘地理信息业务档案工作提出了新的要求,如何采用有效的管理手段实现对地理信息业务档案进行高效管理和服务,成为测绘业务档案管理者面临的新的难题.

1 新时代测绘地理信息业务档案的特点

测绘地理信息业务档案以其独特的形成过程、数据类型、载体形式等特点表现出与其他档案的诸多不同.特别是随着数码航摄、机载LiDAR、倾斜影像等获取手段的不断发展,以影像成果为基底产生的惯导数据、点云数据、三维数据、专题数据等成果进入归档范围,这些以测绘地理信息为主要内容的多类型项目业务档案正逐渐成为归档的主力军[2].测绘地理信息在服务经济建设和社会发展的同时带来了业务档案数据量的几何增长,在不同领域和行业中广泛使用,逐步融入到普通老百姓的工作生活中.

1.1 归档数量增长迅速

我国测绘地理信息产业保持年均25%的持续快速增长,被国务院确定为战略性新兴产业.国家测绘地理信息局相继实施完成了西部测图、现代测绘基准、海岛礁测绘、国情普查、基础地理信息数据库动态更新、数字(智慧)城市、国家地理信息公共服务平台"天地图"建设等多个重大测绘项目,产生了海量测绘地理信息业务纸质档案和电子数据,包括测量中的观测数据、重要数据处理过程、数据成果、数据库软件等.这些数据不仅种类繁多,而且数据量极大,在测绘地理信息业务档案归档项目中所占比重也越来越大[3].

据统计,至2015年,我国统筹建设完成1879站规模的卫星导航定位基准站网;数字城市在全国所有地级市和476个县级市全面铺开;覆盖全国的国家1:50 000、1:250000、1:1 000 000基础地理信息数据库完成年度更新;全国1:10 000基础地理信息覆盖累计达到560X104km2;国家、省级基础航空摄影达到626X104km2.2015年,仅国家测绘资料档案馆归档的测绘地理信息业务档案就有74 363件,数据量38.8 TB,相对2014年,归档件数增长13%,数据量增长203%,馆藏业务档案超过7万卷300万件,总数据量近4 PB.

海量数字档案的科学、有效、安全管理成为重要课题.

1.2 档案类型呈现多样化

档案管理工作跨越较长的历史时期,随着技术手段发展和科技水平的提升,管理指标和技术要求有所变化,形成了多类别、多时段、多载体的业务档案.

《测绘地理信息事业"十三五"规划》指出,"十三五"时期,测绘地理信息事业要按照供给侧结构性改革的要求,扩展测绘地理信息业务领域,打造由新型基础测绘、地理国情监测、应急测绘、航空航天遥感测绘、全球地理信息资源开发等"五大业务"构成的公益性保障服务体系[9],由此将产生越来越多类型的测绘地理信息档案.

在《测绘地理信息业务档案管理规定》中,测绘地理信息业务档案资料按照业务类型划分包括航空航天遥感影像档案、大地测量档案、国家基本比例尺地形图和基础地理数据档案,地理国情监测(普查)档案、应急测绘保障服务档案、测绘成果应用档案、境界测绘档案、公开地图制作档案、测绘科学技术研究项目档案等,还包括国内外出版的专题地图、地图集资料等[1].

按档案形式时间划分,测绘地理信息业务档案可分为建国前档案和建国后档案.其中解放前档案多为图书类和地形图类资料,建国后档案多为项目类档案.

按载体形式划分,测绘地理信息业务档案可分为纸质档案、图像档案、电子档案和实物档案.其中科技和图书类多为纸质档案,影像数据多为图像档案,重大测绘项目成果多为电子档案,硬盘、磁带和光盘等存储介质多为实物档案.

2 测绘地理信息业务档案管理面临的新问题

各项重大测绘项目的建设实施,为我国经济建设提供了及时有力的基础地理信息保障,同时,也给测绘地理信息归档与管理工作带来前所未有的压力.近年来,国家测绘地理信息部门对业务档案工作越来越重视,测绘地理信息部门业务档案工作也取得了长足发展,但仍存在档案标准不完善、档案资料不完整、档案利用不便捷、档案管理不智能、档案保护不高效、档案队伍不专业等情况,严重制约测绘地理信息事业的发展[4].

2.1 档案标准体系亟待完善

测绘地理信息业务档案管理工作的完善离不开制度和标准的建设,要加强测绘地理信息业务档案的管理工作,不仅要拥有完善的测绘地理信息业务档案法律法规和标准规范,还要建立相关管理体制机制的实施情况,完善监督措施.

2015年国家测绘地理信息局和国家档案局共同颁布了《测绘地理信息业务档案管理规定》,为测绘地理信息业务档案工作开展提供了政策基础.但规定没有针对具体的10类业务档案管理、建档归档形式、档案维护管理等形成有效的标准规范,造成业务档案整理、汇交、备份形式多种多样,尺度层次不齐等问题[1].总体说来,由于测绘地理信息业务档案管理工作基础薄弱,起点相对较低,总体发展水平与整个测绘地理信息事业的迅猛发展对业务档案工作的要求还有差距.

2.2 档案资源亟待丰富完善

测绘地理信息业务档案根据不同的比例尺和精度等级分别存储于国家馆和地方馆中,而其他领域和行业获取和生产的测绘地理信息业务档案因权属方无保管经费和条件,造成大量的珍贵的业务档案丢失.

拿历史影像数据举例来看,我国现存胶片影像数据超过1 000万片,测绘部门馆藏不足2/3,并且有近300万片没有进行数字化扫描.而测绘体系外部门特别是企业保存的部分多数已经销毁或因保管不善资料损坏.如何实现应归尽归、应收尽收,使档案资源更加齐全完整、丰富多元亟待解决.

2.3 档案编研利用存在共享开放需求

按保密程度划分,测绘地理信息业务档案可分为保密类档案和非保密类档案两类,业务档案的保密工作是档案管理工作的重要组成部分.我国《保密法》中规定保密档案的密级从高到低依次为"绝密""机密""秘密"三级.保密档案多为政府部门受控使用,非保密类档案多为科研和民众服务使用[5].

现阶段,针对馆藏历史档案资料缺乏解密机制和方法,造成数据无法整合共享,形成相对隔离的"孤岛"数据.企业和个人使用档案资料多因手续烦琐,周期长等原因选择放弃.特别针对超过保密期限的档案资料,缺乏创新开放的思路,造成档案资料编研利用门槛太高,形成无人问津的局面[6].

2.4 档案管理存在信息化需求

现阶段,我国档案业务管理信息化程度不够,缺乏测绘地理信息业务档案信息化的顶层设计和应用软件支撑,对测绘地理信息业务档案大数据智能化管理技术还未深入研究,制约了测绘地理信息业务档案的分类与整体自动化建设的应用.管理测绘地理信息业务档案,不仅要管理档案的物理实体,保证其完整、无损坏,延长档案实体的物理寿命,还要对档案进行相应的保密管理,对业务档案生命周期的监控[7].

现有的测绘地理信息业务档案管理方法,多采用罗列家底,统计服务的形式,在存量数字化、增量电子化和利用网络化等方面相对欠缺,未实现智能化、信息化管理.

2.5 档案保护存在高效性需求

测绘地理信息事业的快速发展极大地推进和实现了测绘电子档案的形成和管理,海量测绘数字档案的爆发式增长,对业务档案保存管理条件、保护灾备机制和维护工作效率提出了严峻的挑战.

针对测绘地理信息电子档案特殊性,在场所上、技术上、管理上缺乏有效的安全防范体系.在海量数字档案归档接收时,多数保管部门仅对档案元数据进行检查,未进行可读性检查,无法保证数字档案的完整性、真实性和有效性.档案保护备份也多采用离线硬盘和数据库在线备份管理,未严格执行多次备份和异地备份的档案管理要求,给档案资料的安全保护带来隐患.

2.6 档案队伍存在专业化需求

业务档案管理作为测绘地理信息项目生命周期的最后一步,也是测绘地理信息资料利用生命周期的第一步.进行业务档案管理,既要保障测绘资料的有效归档和管理,又要研究探索测绘资料的编研和应用,迫切需要足够的档案管理人才队伍来支撑.

由于历史的原因,从事测绘地理信息业务档案管理的人员,主要是从事测绘工作的,这些人有着丰富的测绘知识和工作经验,但缺乏档案管理的知识,近年来从事测绘地理信息业务档案管理的队伍,吸纳了大量的专业档案管理人才,但这些人员又相对缺乏测绘专业的知识.同时,测绘地理信息系统鲜有系统专业的测绘档案专业知识和岗位培训,人才培养主要靠项目团队"传、帮、带",很难形成大量的、专业的、成体系的测绘地理信息业务档案管理人才队伍.

3 测绘地理信息业务档案管理的新思路

全国档案事业发展"十三五"规划纲要中提出到2020年,初步实现以信息化为核心的档案管理现代化,基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和"五位一体"建设的档案事业发展体系[8],形成了以服务为导向的档案管理新思路.

当前,做好测绘地理信息业务档案管理工作,需要结合测绘地理信息业务档案工作特点,建立配套的制度、软硬件基础设施及相应的人才、技术支撑,加强测绘地理信息业务档案管理工作,实现"档案治理法制化、档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化、档案安全高效化、档案队伍专业化"[8]的目标,保障测绘地理信息业务档案的安全管理和有效利用.

3.1 科学推进标准体系建设

测绘地理信息事业"十三五"规划明确指出要"构建新型测绘地理信息标准体系"[8],全国档案事业发展"十三五"规划纲要也提出要"完善档案标准和制度建设,健全档案标准体系"[9].

测绘地理信息业务档案管理应在落实《测绘法》、《档案法》要求的前提下,积极研究探索测绘地理信息新技术,形成较为完善的测绘地理信息档案标准体系,将测绘地理信息业务档案标准的制定和国家测绘地理信息局重大项目结合起来,加强地理国情、全球测图和应急测绘等重点领域档案归档标准和技术规范的制定,推动测绘地理信息业务档案管理在标准化、规范化、制度化的轨道上发展,提升测绘地理信息档案标准的先进性、适用性和有效性.

3.2 有效推进资源体系建设

按照《测绘地理信息业务档案管理规定》要求,在测绘系统中开展馆藏业务档案清理和统计工作,梳理出未在国家各级测绘部门管理的测绘地理信息业务档案,尤其是珍贵的历史档案资料,开展交换、统筹和共享试点,进一步丰富和优化测绘地理信息档案馆藏[10]资源.

在扩展馆藏资源的同时,要拓展馆藏资源的表现形式,积极开展馆藏档案的扫描数字化技术攻关,形成完整可靠的数字化流程,将测绘历史档案数字化、精细化管理,规模化、一体化展示.

3.3 拓展和深化编研利用

随着计算机科学技术的飞速发展,测绘地理信息业务档案利用正在发生着根本性的改变,人们对相关测绘地理信息的需求日益旺盛,需要通过档案编研工作将档案信息资源系统、有序、及时地开发出来,对档案信息进行不同层次的加工重组,以达到最有效地开发利用信息资源的目的[11].

为拓展测绘地理信息业务档案的编研利用,应完善测绘地理信息业务档案信息公开发布保密、脱密审查程序,加强在测绘地理信息业务档案公开共享等环节的安全评估和保护,加大重点档案的开发利用力度,如覆盖全国范围的民国图、历史航摄影像综合应用等;建立馆藏重点档案文件级目录数据库和专题数据库,使馆藏的档案资料信息更加系统、更富有针对性,更容易被人们利用;创新服务方式,多渠道开发利用档案资源,不断向社会推出测绘地理信息档案精品力作和举办受公众欢迎的档案活动.

3.4 全面开展信息化建设

测绘地理信息业务档案信息化是测绘地理信息业务档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以用户需求为目标和以档案信息提供多元化、社会化共享服务模式为重点的转变过程."信息获取实时化、信息处理自动化、信息服务网络化、信息应用社会化"是测绘地理信息化的主要特点,也是测绘地理信息档案管理信息化的主要特点.

加强测绘地理信息业务档案信息化建设,是大数据时代国家测绘地理信息业务档案管理的必然要求.首先要加强积极响应数字中国建设,加快推进测绘地理信息科技与档案管理工作的有机结合,持续推进测绘数字档案馆建设;其次需要加快提升测绘电子档案管理水平,研究探索测绘电子档案与国家大数据行动的深度融合;最后需要加快测绘地理信息业务管理系统和资源共享服务平台的建设,实现国家测绘数字档案资源融合、统筹、共享服务.

3.5 强化安全存储和保护

测绘地理信息业务档案是千百万测绘人辛勤工作的结晶,是国家的宝贵财富,数字档案安全存储与有效保护,是档案管理工作的基本职责[12].

在严格执行国家保密制度的前提下,针对测绘地理信息业务档案数据快速增长的特点,应以容灾为目标,改善档案库房尤其是介质库房环境,积极研究探索海量数字测绘地理信息业务档案的存储备份策略、维护管理技术方法与技术指标,改革完善传统的测绘数字档案管理模式,形成科学合理、安全可靠的海量数字测绘地理信息业务档案管理方案,并开展测绘地理信息业务数字档案的异地异质备份.

3.6 加强科技型队伍建设

测绘地理信息事业"十三五"规划中明确指出,"围绕测绘地理信息事业新格局的需求,加强跨领域复合型人才的引进、培养和使用".要想搞好测绘地理信息业务档案工作,必须有一支既懂测绘又懂档案的专业队伍[9].

为积极应对新技术、新业态、新模式发展对测绘档案管理人才的要求,应健全测绘地理信息业务档案培养机制,统一规划全国测绘地理信息各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训,全面提高国家测绘地理信息业务档案管理人员的整体素质;探索利用职业技术教育、继续教育等多种途径,补充测绘或档案的专业知识,建立健全测绘地理信息业务档案专家信息库;全面提升测绘地理信息业务档案科研和创新能力,构建激励测绘管理创新的体制机制,培育敢于创新、善于创新的测绘档案管理文化,开展具有前瞻性、创新性和先进性测绘地理信息档案科技项目研究.

4 结束语

本文分析了测绘地理信息业务档案的特点及存在的基本问题,结合测绘地理信息业务档案工作现状,并从标准体系构建、资源体系建设、档案编研利用、信息化建设、安全存储保护和人才队伍建设等6个方面提出完善测绘地理信息业务档案管理的新思路.