航运集团企业应用SAP信息系统存在问题及对策——以A航运集团为例

刘建华

（深圳远洋运输股份有限公司， 广东 广州 510220）

一、基本概念

SAP（Systems Application and Products in Data processing）是一种国际先进的ERP管理软件，主要功能模块包括生产计划（PP）、销售与分销（SD）、财务会计（FI）、财务管理（TR）、管理会计（CO）、企业控制（EC）、投资管理（IM）、物料管理（MM）、人力资源管理（HR）等。SAP信息系统在跨国航运企业中应用广泛，财务核算具有跨地区、多语言、多币别、多会计准则等特点。SAP信息系统在航运企业的应用，通过成本中心、盈利性分段等管理会计模块功能,能出具单船单航次收支盈亏表、单船固定费用明细表等各种船舶管理需求报表,满足船舶成本管理、内部控制等管理需求；通过物料、固定资产管理模块功能,能对船舶燃油、润料滑油、船舶物料以及船舶等固定资产等进行精细化管理。因此,使用SAP信息系统强大功能建立统一的财务核算与管理平台,成为航运企业集团的首选。

二、SAP系统在A航运集团应用中存在的问题

A航运集团是境内一家跨国大型航运企业，从2002年就开始引进使用SAP信息系统，涵盖航运、物流、船舶代理、造船修船等行业，应用范围包含境内和海外公司，有效实现了财务平台的统一。SAP信息系统的实施，增强了集团资金的监控能力、缩短了财务核算周期，实现了财务系统和业务系统的集成化应用，有效促进了企业管理水平的提升。随着A航运集团的不断发展，其SAP信息系统应用中也存在一些问题和管理困难，从一定程度上阻碍了SAP信息系统功能的进一步拓展和完善。存在问题主要有以下几方面：

（一）对SAP信息系统安全性的认识有待加强

一是用户系统安全性意识不够，主要表现在SAP系统用户密码保密程度重视不够或密码保密措施不当，安装使用SAP系统的电脑未安装防病毒软件或不及时更新病毒库，用户岗位变动或离职未能及时变更用户权限或注销用户账户等。系统安全意识不够及保密措施不当导致电脑中的信息随时向外部敞开，后果严重可能导致泄露上市公司保密财务信息，将对上市公司市值产生直接影响。

二是对系统权限管理工作重视不够。A航运集团各下属公司虽然都配置有本公司代码层下的权限管理员，但不少权限管理员缺乏系统的权限管理知识培训，对最终用户权限的管理分配程序不了解，用户权限分配不当甚至随意分配，没有严格按照用户岗位职责分工来分配权限，从而因权限误操作影响到财务信息的质量。

（二）系统接口功能和报表开发有待加强和完善

A航运集团下属的大部分SAP系统上线公司的财务信息系统都主要集中在会计核算功能上，而对于财务预算、资金结算管理、财务分析以及财务风险预警等功能模块，开发应用还有待进一步深化。A航运集团所属各单位因经营管理和发展需要，除了财务系统外，还开发应用了航运信息管理系统、机务管理系统、船员管理系统、人事管理系统等业务系统。A航运集团虽然在SAP系统上线时开发了部分标准数据接口程序，如航次信息统计接口、凭证批量上传接口、完工百分比计算接口等，但大部分是基础录入的操作接口程序，而对于SAP系统与其他业务系统的对接和信息互通共享却很少，报表输出与数据分析接口程序开发也不多，导致财务信息系统与集团报表系统及业务系统无法实现数据直接对接与共享，信息数据录入处理工作的重复低效劳动造成信息的不对称及信息孤岛，大部分财务报表与统计报表仍需要手工整理编制。

另外，由于管理方式和工作习惯等方面的差异，基于西方管理模式设计开发的SAP信息系统，其会计报表的开发和应用功能并没有很好地满足集团财务管理和分析的需要。A航运集团SAP财务信息系统自上线实施以来，虽然开发了不少财务统计分析报表，从一定程度上提高了集团的财务分析水平与效率，但随着集团的管理流程的不断完善改进、会计准则的变化以及财务管理分析、信息披露等要求的变化，对各类财务统计分析报表修订也提出了新的调整需求。而对于SAP系统的ABAP报表设计工具来说，由于业务技术人员、SAP系统管理员等不能独立设计开发和修订相应的SAP报表，需要专业的财务人员和技术人员共同研究，而且复杂SAP报表的编程涉及深层业务逻辑，导致SAP系统报表设计及维护工作非常困难。

（三）信息交流与共享的方式和渠道有待完善

SAP系统上线后的日常维护，主要通过电子邮件、电话等方式进行交流沟通，主要是双方围绕反映SAP系统运行使用中的问题和解决措施，而对于日常SAP系统管理过程中的问题缺乏后续流程管理和归集，一些好的问题解决方案未能及时共享给其他成员企业。各SAP上线企业在系统信息沟通和共享方面缺少一个共享和沟通平台，部分成员企业实际系统应用中总结出的一些好的运维和操作经验无法及时在集团内分享，从而导致各下属公司在系统维护问题上更多的依赖集团，从一定程度上造成了重复问题重复解决，给集团SAP系统维护造成了一定压力。

（四）SAP信息系统人才培养和储备不足

A航运集团通过多年的财务信息系统实施，虽然培养了一批较高综合水平的实施和运维人才队伍，但对于集团财务信息化应用的规模及发展需要来说，这方面的人才仍是稀缺的，体现在信息系统的运维和优化力量的不足。一方面，部分公司关键用户太少且流动性太大，不利于队伍的稳定和知识的顺利传递。各公司SAP关键用户大部分是兼职做系统维护，往往没有更多的精力研究系统开发和功能拓展，难以提高SAP操作技能和带动最终用户提升管理水平。另一方面，因专业人才和系统开发团队的匮乏，使得集团SAP系统管理只能局限于日常的系统维护工作上，对于下属企业SAP系统开发需求却无法及时满足，从而影响SAP系统功能的优化与应用。

三、航运集团完善SAP系统应用的对策措施

（一）统一认识，完善制度，确保财务管理信息化系统运行的稳定。

首先要意识到财务信息系统建设在财务管理中的重要意义。财务管理信息化是企业经营管理的一个重要组成部分，要加强这一理念的宣贯和落实。企业应从上到下形成统一认识，特别是财务负责人应增强信息化建设意识，组织建立公司财务信息化建设项目小组，专门负责推进公司财务信息化建设工作。在“依托信息技术、整合财务资源、活化会计信息、提升财务管理水平”的工作思路下，不断有效推进公司财务信息化建设，提高财务工作效率，从而提升公司财务管理水平。

其次是建立健全相应的财务信息系统管理制度，为企业财务信息系统得以正常运行和不断发展提供有效保证。不断完善公司财务信息系统管理流程，提升公司财务管理的信息化水平，包括财务信息系统管理职责及分工、日常维护与管理、信息安全管理机制等，确保企业财务信息系统的安全稳定与有效运行。

（二）加强SAP系统报表开发，提高财务分析水平。

报表开发工作是事关SAP系统应用以及进一步拓展应用极其重要的因素，无论是项目实施还是系统的应用，以及日后的提升和优化都离不开报表的开发，离不开报表开发的技术力量。建议采用专业的易操作的报表工具软件，根据SAP系统专门开发报表套件，进一步深化SAP系统报表的设计开发功能。重点是改变传统的报表设计方式，把抽象的底层标识符转化为报表需求人员可以理解的业务术语，同时把数据表之间关系、外观风格、条件参数一次性设置完成，让最了解需求的报表需求人员自己动手轻松设计报表，省去了需求确认、上线审核及报表改进环节，设计出的报表直接使用，缩短报表的开发周期，让各类统计分析工作可以按照用户要求随需而动。

SAP系统中的财务报表开发需要各相关业务部门之间加强联系，财务数据不单是财务模块的数据，其可能来自各个业务模块，单纯财务人员有时也难以提供全面的数据源，需要多部门共同来设计报表等信息需求，只有这样才能正确确定报表的数据源头，有效减少报表开发的重复工作，减少报表中的冗余信息，提高系统运行效率。各自为阵的工作方式已不能适应SAP系统的要求。SAP系统中报表的开发是具有较高技术含量的工作，同时也是很辛苦细致的工作，目前SAP相关人才是市场中紧俏人才，应该对这些开发人员给予一定的物质与精神激励，只有这样才可以使SAP人才得到认可与肯定，从而保证报表开发队伍持久的稳定与活力。

（三）拓展系统功能，深化财务信息系统和业务系统的衔接。

信息化一体化建设决定了财务数据必然包含业务数据，财务信息系统和业务系统的有效对接，才能更好支持财务业务一体化分析。建议有效将会计核算与财务预算、资金管理、财务分析以及财务风险控制等结合起来，构建公司整体财务控制系统，进一步拓展财务信息系统功能，提升财务信息系统的应用价值。

建议在集团总公司的统一组织和部署下，进一步拓展财务信息系统的应用范围和管理层次，将各业务管理系统与财务系统各个环节有效对接起来，以财务数据为依据，同时紧密贴合财务管理要求，推动其他业务系统功能的拓展与完善。逐步构建企业数据仓库，积极整合会计核算、资金管理、预算管理、机务管理、燃油采购、工资管理等系统功能，实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享，保障企业财务管理工作规范化、高效化。

(四)完善信息交流平台，促进资源共享与经验交流。

建议由集团定期统一对各家公司的SAP后续已开发资源进行收集与统计，将这些资源综合起来并进行共享，使各成员企业之间可以进行相互借鉴，取长补短，避免重复开发。

此外，建议集团建立统一的财务信息建设交流平台，交流平台指定专门的SAP管理人员，做到有问必答，确保平台交流的有效性。各SAP用户通过这个交流平台，及时将SAP应用中遇到的问题进行反馈，在集团内展开讨论、征集解决方案，同时指定SAP管理人员将解决方案放在平台予以共享。这样既解决了问题，也促进各公司之间的经验交流。建立问题反馈与解答库，鼓励各家公司反馈在实际的SAP操作中发现的问题，集团总公司在平时解答时，把问题和解决方案进行整理收集，形成问题解答案例供各公司SAP用户学习使用。这样，一方面可以积累SAP系统的一些问题解决方案，另一方面也可以避免重复问题的提交和分析，提高工作效率。

（五）完善培训管理，培养财务信息化复合型人才。

一是建立完整的培训文档。SAP产品模块的培训很多顾问采用的是SAP 的标准培训文档，这类文档能很清晰的把SAP的功能模块描述清楚，配合培训环境，用户也能快速的掌握SAP的基本操作。建议集团对每次的培训文档能进行归类存档，并能以网络共享的形式供各用户随时查阅学习。此外，建议将一些操作性较强的培训制作成视频手册。因为操作的录像首先制定了用户操作的标准，这比任何文字性的东西都更直观更全面。通过这样直观的视频，往往达到事半功倍的效果。

二是拓展持续多样化的培训形式。虽然现在集团采用集中培训取得了较好的效果，但是由于各SAP用户分布在全国各地的公司，经常进行集中培训有一定的困难。建议可以通过网络、电视电话等形式，进行经常性的沟通和交流，让用户在日常使用和沟通交流的基础上，进行相关知识的积累，从而达到更好的培训效果。

综上，SAP信息系统在航运企业中的应用，给企业经营与财务管理带来了积极影响，而随着企业的不断发展和管理的变化，也给SAP信息系统提出了新的要求，SAP信息系统应不断完善和拓展功能，推进企业财务信息化建设的可持续发展。