新形势下高校毕业生档案管理的重要性

赵 博

(渤海大学 学生发展与事务中心，辽宁 锦州 121013)

21世纪是高校毕业生就业日趋激烈、严峻，且充满挑战的新世纪，2017年全国高校毕业生人数将达到795万人，较去年增加16万人，自2011年以来，全国毕业生人数按照2%～5%的同比增长率逐年增长，近7年间累计毕业生人数达到5 075万人[1]。面对如此庞大的毕业人数，全国各高校不但对毕业生的就业情况表示压力重重，而且随之而来的毕业生的档案管理工作也变得愈发重要。因此，在新形势下，切实做好高校毕业生档案的管理和移交工作，既是扎实推进高校毕业生就业工作的重要基础工作，又是各级政府教育部门、人力资源和社会保障部门必须予以重视的工作，它关系到每名毕业生今后在社会中的发展，是其相关人事、劳动、社会保障服务等的重要凭证。

一、高校毕业生档案的重要性

目前在校大学生，普遍缺乏正确的档案意识，不了解学籍档案和人事档案的区别。当年未能如期就业的毕业生，其档案选择继续留存学校的比例较大，甚至留校数年仍未转出，形成所谓的“弃档”、“死档”[2]。未能将学籍档案转变成人事档案，不但为高校学生档案的管理工作带来不便，而且也对自己今后求职造成诸多不利。再加之，部分高校档案管理部门缺乏科学、统一的建档和归档标准，或者在毕业生档案转递过程中不规范的工作机制，最终都将影响到档案的有效、合理的利用，为高校和毕业生个人带来负面影响。因此，要引起学生个人、学校相关部门，乃至用人单位的高度重视。

(一) 对学生的重要性

高校毕业生档案又称学籍档案，它是日后学生参加工作人事档案的重要组成部分。学籍档案中记录了学生学习成才的经历，它要通过毕业派遣的形式，将学籍档案转入就业单位的人事部门，或各地人事档案保管部门，或人事代理机构，从而转变成人事档案。由此可见，人事档案是由学籍档案转变而来，是在学籍档案的基础之上，全面记录个人经历、德才技能和工作表现，它是个人身份、学历、资历等方面的重要依据。因此，人事档案在日后工作转正定级、申报职称、计算工龄、办理养老保险以及退休手续时将会起到至关重要的作用，它是办理上述事项不可或缺的重要凭证，它关系到个人的切身利益，对个人今后发展的重要性不言而喻。

(二) 对高校的重要性

高校毕业生档案管理体现出一个高校的档案管理水平和管理素质。一方面，它要求学生档案管理部门应该具备科学的管理方法和先进的管理设备；另一方面，它还要求高校应该配备一套素质高、业务精、责任强的人员管理队伍，这是最基本的方面。毕业生档案管理的好坏关系到学生的切身利益和学校对外形象，社会各单位、各部门会通过这一表象来了解学校的整体办学水准，定位整个学校，进而调整各自的用人需求，影响用人计划。因此，高校毕业生的档案管理能从多角度反映出高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设和信息网络化建设的水平与层次。对于毕业生而言，井然有序的档案管理，可以让他们体会到学校以人为本，一切为了学生的科学化和人性化服务；对于用人单位而言，通过与学校就业及档案管理部门的沟通与接洽，能够深切感受到学校服务于学生、服务于社会的发展理念，为学校在社会中提升自己形象、展现自己风采积累最具活力的无形资产[3]。

(三) 对用人单位的重要性

高校毕业生档案具有较高的权威性，在实际的就业过程中，一些用人单位都会对毕业生进行政治审查，特别是政府机关、国企、事业单位等对于毕业生档案政治审查更为严格。他们在正式录用员工之前必须要先查阅毕业生档案，通过查阅，用人单位可以清晰了解到学生在不同阶段、不同时期的个人学习、工作等方面的具体情况和表现。因此，一份内容详细、具体的毕业生档案会使用人单位较为全面的了解毕业生以前的学习经历及工作情况，根据查阅或政审结果而定是否录用，所以毕业生的档案“质量”是用人单位在录用毕业生时需要考核的硬性条件。

二、高校对毕业生档案管理应该做到的几个方面

(一) 毕业生档案管理

加强和规范高校毕业生档案的科学化管理，首先要制定相关的高校学生档案管理的工作制度和工作章程，使档案管理工作科学化、规范化和系统化。其次要加强档案的整理工作，保证毕业生档案内容的完整性，在整理过程中，一定要全面收集学生材料，特别是对学生信息需要完善的档案内容，一定要分门别类，有条不紊的进行，这其中包括学生的思想品德、党团关系、奖惩材料等内容收集齐全，大学四年的学习成绩单，课外创新创业活动、科技竞赛以及科研成果论文等新记录的内容补进毕业档案[4]，特别是社会实践动手能力等材料一定要装进档案，因为这是用人单位在翻看学生履历时要重点考察的内容，动手实践能力的强与弱，有可能将直接影响到其是否能够顺利就业，或胜任这份工作。因此，高校毕业生档案的整理能准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现。最后，毕业生档案要按相关的程序报送学校就业部门，按单位性质和派遣地区进行分类分层整理、统一编号，以利于最后的派遣工作，做好档案转递交接记录。总之，高校毕业生档案要进行科学、规范管理，要将它制度化，程序化。

(二) 毕业生档案转递

毕业生档案转递是高校档案管理的重要环节，必须按照中共中央组织部和原人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》有关要求转递毕业生档案。这要求高校就业主管部门必须首先根据毕业生档案的派遣单位性质进行区分。我国现行的档案管理制度，要明确毕业生提供的就业单位是否具备人事档案管理权限，如果具备，则需要由学校就业主管部门通过中国邮政机要部门，以机要的形式进行投递，这是一种派专人送取邮件的传输形式，邮局会有专门途径保障派送档案的安全性[5]，学校就业主管部门只需收存各接收单位的回执即可；如果不具备，如私企、外商投资企业等，应按照就业协议中所明确写明的档案保管部门详细地址而进行机要邮寄。但由于目前个别单位分不清其是否具有人事档案的保管权。因此，在学生签约就业协议之前，有必要告知毕业生要准确提供其单位所在地的人力资源与社会保障局，或教育局的详细地址，并与之联系确认是否可以托管人事档案。确认方可后才可以进行机要投递。

那么对于应届毕业生，在离校前未就业的学生，以其自我志愿的方式，也可以选择其档案保留两年在学校，或申请档案派遣至各省市的人才交流中心保管，形成人事档案。

当然，高校毕业生的档案转递也可以采取由各高校毕业生就业主管部门委派专人派送的方式，转递至各省市人事档案保管部门或人事档案代理中心，但在这其中要严格履行档案转递的手续及流程，以确保档案转递程序有法可依，有章可循。

如果有部分高校通过邮局、快递等邮寄方式转递档案，或是更有甚者通过大宗物流来转递毕业生档案，这不仅违反了人事档案的保密性原则，而且更加触犯了中共中央组织部和原人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》：“流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。”的规定，因此，交由毕业生本人携带档案同样是违反规定的行为，各高校就业主管部门应坚决杜绝此行为。同时，新的档案接收部门也要坚决拒绝通过邮局、快递、物流等方式邮寄和交由本人自带的毕业生档案，这样才能从根本上杜绝各种违反规定的行为。

(三) 毕业生档案查询

高校毕业生档案查询应主要包括两方面的内容：

1.查看和考证毕业生的在校的相关信息，是毕业生档案的查询服务的一项重要职能。毕业生在大四毕业求职之际，有很多地方需要涉及个人档案的辅证，例如公务员、事业单位、征兵入伍政审，读研考博深造，组织关系证明，学习成绩证明，甚至毕业生的派遣落户、定级都与毕业生档案息息相关。因此，学校档案管理部门在查阅手续合理的前提下，应尽可能给予方便。

2.高校毕业生离校后的档案去向这是围绕在毕业生身边、关系毕业生切身利益的大事。首先，选择继续在本校读研、读博深造的毕业生，其档案自然留在本校，而毕业后选择去其他高校继续深造的，其档案自然转至其他高校。其次，签约到具有档案接收权的单位，其档案通过省级就业主管部门派遣至工作单位，凭报到证到单位报到后即可查找到档案。但在这里需要说明的是：一般只有政府机关、国企和事业单位才直接具备人事档案接收权，其他私营企业或合资企业不具备人事档案接收权。因此，签约到这部分没有档案接收权的单位，其档案将派遣到工作单位所在地的人力资源和社会保障局，同样需要凭报到证去那里查找。最后，未签约就业的，或自主创业、灵活就业(自由职业)的毕业生，其档案将直接派遣至原籍所在地的人力资源和社会保障局，报到证还是其查找的重要凭证。可见，无论何时何地，报到证都要妥善保管，避免丢失。

另外，各高校就业主管部门的工作人员应当及时更新档案转递状态，并在专门的档案管理网络平台建立毕业生档案查询系统，只需输入毕业生姓名及身份证号即可快速、简便的查询其档案派遣去向[6]。同样，各省市的人才档案保管或接收单位也应该效仿此做法，为广大毕业生在第一时间提供最便捷，最优质的社会服务。

三、提高毕业生对档案重要性的认识

(一) 毕业生本人必须熟悉档案去向

高校毕业生的档案去向不外乎分为四种形式：首先，考研读博深造的毕业生档案一定派往所继续深造的高校或科研机构。其次，毕业前签订《全国普通高校毕业生就业协议书》的学生，其档案一定按照其所填写人事档案的接收单位地址进行派遣。但其前提一定要区分好就业单位的保管人事档案的资质。再次，毕业前未能签订就业协议书的，或者只签订劳动合同的毕业生，或灵活就业、自主创业的毕业生，其档案一律派回其户籍所在的人力资源和社会保障局，或教育局。另外，由于各地方的人才引进的管理办法不同，也有可能存在着不同的差异，例如与“北上广”等地单位所签订的就业协议书，也有可能派回户籍所在地的人力资源和社会保障局，或教育局。最后，毕业前办理档案人事代理的，其档案一定派遣至各省市人事代理机构。

综上所述，高校毕业生的人事档案派遣的最终去向一言以蔽之，就是以发到毕业生本人手中的就业通知书(报到证)为准，上面注明哪里，即可到哪里去查找[7]。

(二) 两年择业期内的档案派遣

根据《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》(国办发【2002】19号)规定，将高校毕业生从毕业之日起两年内称之为择业期，在择业期内，毕业生涉及到档案派遣、改派的情况，可以到各省(直辖市、自治区)主管普通高等学校毕业生就业主管部门进行办理。如果超过两年择业期，毕业生欲转递人事档案，需要新的接收档案的人事部门出具正规调档函，按照相关手续到原保管档案所在单位进行调取即可。

(三) 人事档案在转正定级、职称评审的重要作用

为了更好促进大学毕业生就业，凡毕业生将自己档案存放在党委组织部门和政府人事部门所属的人才服务机构(人才中心)的，人才中心将根据党委组织部门和政府人事部门的授权，为存放满一年的毕业生办理转正定级手续，并得到全国各地人事人才机构的互认，它将是大学毕业生考入公务员队伍或进入事业单位核定工资标准的主要依据；也是大学毕业生办理异地调动手续的必备条件。虽然自2015年1月1日起，全国将取消流动人员的人事档案保管费，但根据人社部《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，今后档案管理服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续。机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时，可参考档案中的劳动合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录，认定参加工作时间和工作年限。因此，高校毕业生的人事档案绝不是“可有可无”的境地，它将在个人日后实际工作中，甚至一生职业发展中都起着重要作用。

参考文献：

[1] 中国产业发展研究网.2017年全国高校毕业人数统计分析[EB/OL].(http://chinaidr.com/tradenews/2017-06/113344.html)，2017-6-11.

[2] 徐宏江.高校毕业生档案管理的问题与对策研究[J].理论前沿，2014(6)：21-24.

[3] 鲁美.在新形势下对高校档案管理工作的思考[J].吉林化工学院学报，2016(12)：92-94.

[4] 吴玉霞.高校学生成长档案的建立与管理[J].内蒙古师范大学计算机与信息学报：科学教育版，2016(11)：15-18.

[5] 刘铸，李海琼，邓飚.大学生就业创业指导[M].沈阳：辽宁大学出版社，2013.

[6] 吴志锋.高校毕业生档案管理现状及对策探索[J].湖北经济学院学报：人文社会科学版，2013(6)：134-135.

[7] 马荣华,尚丽明.大学生职业发展与就业创业指导[M].广州：中山大学出版社，2014.